Правила ведения и хранения трудовых книжек

21 March 2018

С получения трудовой книжки от работника начинается ее движение внутри организации. Существуют четко регламентированные процедуры оформления новой трудовой книжки и порядка ведения трудовых книжек уже по работавших сотрудников. В нашей статье мы подробно остановимся на всех этапах работы с трудовыми и расскажем о возможных подводных камнях. 

ИЗ ЭТОЙ СТАТЬИ ВЫ УЗНАЕТЕ:

Правила ведения и хранения трудовых книжек
Правила ведения и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка является важным документом, в котором указываются все места трудоустройства человека. В этом документе указываются ФИО гражданина, дата рождения, а также специальность. При трудоустройстве организация вносит в его трудовую соответствующие данные. В случае же увольнения работник получает этот документ обратно. Особое внимание стоит обратить на последовательность внесения данных, а также исправление допущенных ошибок. При внесении информации необходимо тщательно придерживаться законодательных норм.

Оформление трудовой книжки

Основными нормативными документами, регламентирующими действия по их заполнению, помимо Трудового кодекса РФ, являются:

  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила).
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Когда занятость у данного руководителя является для сотрудника основной (ст. 66 ТК РФ). Таким образом, получается, что, если по каким-либо причинам специалист проработал в организации менее пяти дней, записывать не нужно.

Совет при оформлении трудовой книжки

Однако не рекомендуем трактовать данную норму закона о сроках внесения пунктов в столь принципиально. Ведь договор о сотрудничестве уже заключен. Работник, хоть и три дня, но отработал, соответственно имеет право на отражение данной информации в своем основном документе о рабочей деятельности.

Поэтому, по нашему мнению, при наличии желания на то работника, необходимо внести ему данные о занятости, даже если он отработал менее пяти дней. На сотрудника, поступающего на должность впервые, книжку нужно оформить не позднее недельного срока со дня приема специалиста в фирму (п. 8 Правил). Обязанность возлагается на всех работодателей (за исключением руководителей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), а именно:

  • на организации;
  • на индивидуальных предпринимателей.

При заключении трудового договора кандидат обязано предъявить директору трудовую (ст. 65 ТК РФ). Однако есть исключения:

  • работник заключает соглашение впервые (т.е. он нигде раньше не работал по такому договору).
  • работник устраивается на условиях совместительства (в этом случае она ведется по основному месту (ст. 66 ТК РФ));
  • трудовая сотрудника отсутствует в связи с утратой, повреждением или по иной причине (в этом случае руководитель должен оформить работнику новую на основании его письменной просьбы с указанием причины отсутствия книжки).

Данные о трудоустройстве в книжку могут не вносится, а сам документ может не оформляться при выходе работника на дистанционное место. Если на то есть соглашение сторон трудового договора (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

Особенности оформления трудовой книжки впервые

Трудовое законодательство не обязывает работника подтверждать письменно, что данный документ у него действительно отсутствует. А также писать какие-либо заявления об этом, в случае если он устраивается впервые. Данный документ предусмотрено в ст. 65 ТК РФ лишь в случае отсутствия у трудоустройстве трудовой в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине. При заполнении должны быть внесены:

  • Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • Образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на место, требующее специальных знаний или специальной подготовки).

Информация о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых, заполняются в соответствии с требованиями п. 2.1 Инструкции.

Запись на первой странице (титульном листе) о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании:

  • студенческого билета,
  • зачетной книжки,
  • справки образовательной организации и т. п.

После окончания работником учебного заведения на основании соответствующего документа о его окончании в трудовую работника следует внести изменения. Этого требует п. 2.4 Инструкции. Согласно этому пункту изменение на первой странице (титульном листе) о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся сведений. При этом следует отметить, что внесенная информация об образовании не зачеркиваются.

Очень часто применительно к рассматриваемой ситуации можно встретить данные о том, что до поступления работник стажа не имел. Между тем, законодательство не предусматривает внесение в документ такого рода формулировок.

Продолжение статьи, читайте тут>>>

Хотите первыми знать самые важные изменения в кадровой сфере?
Ставьте палец вверх и подписывайтесь на наш канал "Pro-personal.ru" .