10 шагов для того, чтобы все успеть

Скажите, как часто у вас бывает, что все валится из рук, а дела копятся как снежный ком, который потом просто погребает вас под собой?

Что нужно сделать, чтобы такого не случалось, читайте ниже.

Шаг 1. Определите цели и приоритеты

Основной секрет "успевания" в том, что не нужно пытаться успеть "всё". Для всего есть своя важность. Определите, что в жизни для вас наиболее важно. Что приоритетно в текущем году, а что можно отложить на пару лет? Что стоит обязательно сделать в текущем месяце, а что потерпит полгода?

Шаг 2. Определите важность и срочность ваших дел

Про матрицу Эйзенхауэра наверняка все знают.
Но, на всякий случай, напомню, что это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов.

Считается, что дела, которые у вас попадают в категории "Важные и срочные" нужно делать в первую очередь. Но по факту вам нужно добиться того, чтобы в этой категории у вас не было дел вообще.
Т.е. вам нужно превратить матрицу Эйзенхауэра вот в такую.

Шаг 3. Делегируйте неважное и несрочное

По факту, это продолжение предыдущего пункта. Научитесь делегировать и отдавать другим неважные и несрочные задачи, т.е. то, с чем может справиться каждый. А вы тем временем сможете сделать что-то более значимое, что имеет непосредственное влияние на общий результат.

Шаг 4. Фокусируйтесь

Для того, чтобы сфокусироваться, вам поможет так называемый "Метод помидора". Его название произошло от кухонного таймера в виде помидора, который предлагается выставлять на 25 минут и полностью погружаться в задачу именно на это время. 25 минут – оптимальный срок с одной стороны для того, чтобы выполнить довольно крупный блок по нужной вам задаче, а с другой – за столь короткое время ничего страшного не произойдет, если вы не ответите на почту или не посмотрите обновления новостей в фейсбуке. По прошествии 25 минут, вы сможете решить, будете вы дальше продолжать заниматься текущей задачей или переключитесь на что-то другое.

Шаг 5. Избавьтесь от перфекционизма

Перфекционизм - то качество, которое мешает нам вначале начать делать дело, а потом его закончить. Мы будем переделывать по сто пятьдесят раз, надеясь приблизиться к идеалу, тем самым теряя время. Как избавиться от перфекционизма - отдельная большая тема, которая подробно рассматривается мной в этой статье.

Шаг 6. Составляйте списки дел

Если вы раньше никогда не вели списки дел, то просто начните выписывать дела себе в блокнот, без структурирования. Но с временем, которое вам потребуется на выполнение. После того, как вы привыкнете каждое утро составлять себе списки дел на день, можно переходить к более глубокому планированию.

Шаг 7. Планируйте вперед

О том, как ставить цели и правильно планировать более подробно читайте здесь, но главное начните составление плана с формирования целей на год. После чего спланируйте задачи на месяц, потом на неделю и, наконец, на день. Все задачи должны вас приближать к целям, которые вы выбрали на год.

Шаг 8. Не накапливайте дела

У многих прокрастинаторов есть такое повальное увлечение - откладывание дел на завтра. В итоге, несделанные дела растут как снежный ком. Введите привычку делать ежедневно по чуть-чуть. Например, если у вас задача читать ежедневно по 10 страниц (согласитесь, это не так много), то если вы это не сделаете, завтра вы должны будете прочесть уже 20 страниц. Но зато, если вы сегодня прочтете 30, то два дня сможете не читать, освободив это время на какие-то другие занятия.

Шаг 9. Не топчитесь на одном месте

Мы снова возвращаемся к перфекционизму. Именно он не дает нам внутренне принять у самого себя задачу и поставить рядом с ней галочку, как выполненную, или как неактуальную. Перфекционист хочет, чтобы было сделано идеально, поэтому даже выполнив задачу, будет искать "более лучшие" решения. Ставьте точку и идите дальше. Ваш идеал нужен только вам и ничтожной доли процента человечества.

Шаг 10. Оптимизируйте работу

Есть дела, которые можно выполнять разными способами. Например, если можно заново переписывать вручную несколько предложений, а можно скопировать (если они уже написаны), можно самому писать договор, а можно найти в интернете наиболее подходящие шаблоны и скомпоновать из них один, нужный вам. И так со всем.