Фатальная ошибка планирования, и как ее избежать

Как обычно большинство планирует?

Вот есть у вас день и куча задач. Так многие и записывают их все подряд без разбора, приоритезации и понимания того, сколько времени уйдет на каждую. А еще нужно помнить про то, что вы захотите пообедать и выпить чашечку кофе. А еще наверняка вам прилетит сверху что-то срочное и незапланированное. Если вы работаете в офисе, то такое бывает регулярно и каждый день. Если работаете на себя на фрилансе – тоже. А еще у вас может болеть голова, быть очень лениво, не быть настроения и вообще энергия на нуле, и крокодил не ловится, не растет кокос. В итоге, вес ваш прекрасный план, который вы себе нарисовали в начале дня, накрывается медным тазом, а внутри прорастает зернышко стресса, ибо вы начинаете чувствовать себя ни на что не способным и ничего не успевающим, ибо вместо 23 дел вы зачеркнули 3,5.

Знакомо?
Что делать?

Во-первых, перестать планировать «в тупую» и не пытаться впихнуть все, что пришло вам в голову, все, что вы хотите сделать в течение года в один день, как бы вам не хотелось. Ваш день не резиновый и возможности тоже. В итоге, вы будете просто хаотично скакать от одной задаче к другой, «отгрызая» от каждой по кусочку, и создавая для себя видимость, что вы всем позанимались. В итоге, вы ничего не сделаете.

Во-вторых, нужно четко осознавать, что в плане на день может подождать, а что следовало сделать еще вчера, несмотря на то, что это противно, и делать это совсем не хочется. И рекомендуется делать это противное дело сразу же и самым первым. После него вы сможете себя как-то наградить, например, чашечкой кофе или 15 минутами в фейсбуке.

В-третьих, оценить временные рамки каждой задачи, или понять для себя, сколько времени вы готовы потратить на решение каждого вопроса.

Это не так-то просто, как может показаться на первый взгляд. Психологически, нам свойственно переоценивать собственные силы и недооценивать задачи. Также мы практически никогда не закладываем риски на выполнение. А их может быть достаточно. Например, у вас затупил компьютер и решил обновиться и перезагрузиться как раз тогда, когда вы делаете отчет, на который вы запланировали полчаса. А так вы потратите на него час. Или в достаточно простой, на первый взгляд, задаче вдруг открылось второе дно и выползло на свет множество незначительных деталей, над которыми нужно подумать. Или вдруг вас обуял приступ перфекционизма, и вы никак не можете удовлетвориться результатом.

Поэтому, если даже вам кажется, что вы успеваете что-то сделать за определенное количество минут, прибавьте к ним примерно 25-30% дополнительного времени на всевозможные риски.

В итоге, ваш день будет расписан по времени, и вы будете понимать, в какое время и что вы делаете. Только не забывайте про отдых. Его тоже стоит вписать.
Таким образом, видя наглядную картинку вашего дня, у вас исчезнет иллюзия того, что день безразмерный.

Но, на всякий случай, имейте пару «запасных» задач. Вдруг у вас «отвалится» что-то срочное или вы потратите меньше времени, чем планировали. Тогда вы сможете взяться вот за такую «запасную» задачку.

Также стоит помнить, что время – величина линейная, и если вы хотите на что-то время увеличить, то этот временной кусок придется от какого-то занятия «оторвать». Чем вы готовы пожертвовать? Часом сна? Походом за продуктами? Общением с семьей? Решать вам.