Почему банки выбрасывают документы клиентов на помойку

15.05.2018

Сказали, что выбросила уборщица

У меня нет примера из личной практике, чтобы документы клиентов оказывались на помойке. Поэтому, когда я читаю новость о том, что документы клиентов оказались выброшенными в мусорку, где их ветром разметало по округе, то испытываю двоякие чувства. С одной стороны, я понимаю, что ответственны за случившееся исключительно сотрудники банков, а в первую очередь управляющие. А с другой стороны, я легко понимаю, что могло привести к такому.

В этот раз я прочитал новость о том, что в Екатеринбурге нашли выброшенными на помойку документы клиентов одного банка. Руководство уже обвинило уборщицу, что на мой взгляд маловероятно.

В общем, если вам интересно, что произошло именно в этот раз, то ссылку на источник я приведу в конце статьи. А я хочу поговорить, о том почему уборщица, скорее всего не при делах, а также о том, почему такие вещи периодически случаются.

Почему документы не могла выбросить уборщица

В теории, это возможно. Но в банках, в которых я работал, уборщицы всегда понимали, что документы — это документы, и даже самую маленькую бумажку, упавшую мимо урны, они не выбрасывали без одобрения. Есть урна — мусор там. Все остальные бумаги — это документы. Такие вещи уборщицам объясняют сразу при приёме на работу. Так же как и порядок, где и когда можно производить уборку.

На фото, мы видим мешки, полные документов. Т.е. их туда специально сложили. А потом выбросили. И возможно это сделала уборщица. Только без команды вытаскивать на мусорку кучи документов она бы точно не стала.

Вообще, документооборот в банках организован таким образом, что в обычном банковском офисе вообще не должны задумываться об уничтожении или выбрасывании документов.

Документы должны сдаваться в архив

Банк ежедневно генерирует огромное количество документов. Кроме досье клиентов (договора, анкеты и т.п.), это ещё и документы по ежедневным операциям. И чем крупнее подразделение банка тем больше документов там генерируется.

При этом, каждому виду документов назначен определённый срок хранения. Обычно — 5 лет. А некоторые документы банк должен хранить 75 лет.

5 лет — это огромное количество документов. Поэтому банки организуют для хранения документов архивы. Если потребовалось достать документ — пишется запрос, архивариусы находят нужный документ и пересылают его копию или оригинал (если почему-то потребовался оригинал).

Уничтожение документов — это головная боль сотрудников архива, а не рядовых сотрудников банка. Именно поэтому, я не представляю нормального объяснения тому, почему документы вдруг оказались на улице.

Единственная «бумажная продукция», которая должна выбрасываться — это мусор (испорченные в процессе подготовки документы, какие-то черновики и т.п.). И этого мусора просто не может быть в тех количествах, которые видны на фото.

Почему же банки, всё-таки, выбрасывают документы на помойку?

Как я уже сказал выше — это в первую очередь ответственно руководителя конкретного офиса, а также его вышестоящих руководителей, которые отвечают за организацию процесса передачи документов в архив.

Причины могут быть разными. Но это не реальные причины, это отмазки:

  • Уборщица выбросила. Как я уже сказал — это маловероятно. Но если такое произошло, то ответственность лежит на том, кто не объяснил ей, что документы выбрасывать нельзя.
  • Это могут заявки по кредитам, на которые получены отказы. Часто сотрудники не знаю, что делать с такими документами. Но их тоже нужно хранить и передавать в архив. Срок хранения отклоненных заявок — 1 год с момента вынесения отказа.
  • Не организован процесс доставки документов в архив. Это очень частая проблема. Связана она с тем, что в последние годы банки часто экономят на транспорте — увольняют водителей. В итоге, вопрос доставки документов ложится на плечи руководителя офиса. Хорошо если у него есть личный транспорт. А если нет, то нужно как-то выкручиваться. Кто-то возможно, просто выбрасывает документы.

В общем, нормальных причин, которые объяснили бы тот факт, что периодически документы клиентов банка оказываются на улице, нет и быть не может.

Новость о выброшенных документах в Екатеринбурге можно прочитать здесь.

Друзья, поставьте лайк, чтобы я понял, что эта тема вам интересна.
И подпишитесь, чтобы не пропустить следующей публикации!