Как составление списка дел помогает вашему мозгу (даже, если вы его не выполняете)

Долгое время я отрицал ведение списка дел. Я предпочитал быть гибким и думал, что если буду вести список, то окажусь постоянно привязанным к определенному набору задач. Со временем я изменил свое мнение.

Перевод — Telegram-канал «Современный бизнес»

Чем больше моя жизнь была занята работой, тем значительнее я нуждался в некоем плане действий. Вскоре я начал добавлять некоторые из задач в свой недельный календарь. Другими словами, я вынужден был начать планировать.

Оглядываясь назад, могу сказать, что это было не так и сложно. По факту, существует как минимум три психологических преимущества составления простого списка самых важных задач, независимо от того, выполните вы их или нет.

Запись упрощает работу вашей памяти

Ведение списка задач можно сравнить с тем, как мы делаем заметки во время чтения или прослушивания лекции. Когда вы делаете заметки, то фильтруете информацию, обрабатываете её и записываете. Многие исследования подтверждают, что конспектирование помогает нам выделять из информации, которую мы слышим и видим, лишь важное, и таким образом запоминать ее лучше, нежели просто слушая и читая.

Аналогично воспринимается мозгом и составление списка дел. Даже если вы сначала тратите время на обдумывание предстоящих к выполнению задач, сама запись этих действий и расстановка приоритетов заставляет вас поработать чуть больше.

И это имеет значение. Ваш мозг решает, какое количество информации оставлять «на потом», учитывая сколько внимания вы ей уделяете, поэтому чем больше вы мысленно обрабатываете куски информации, тем лучше вы её запомните. Именно из-за этого иногда так удивительно легко вспомнить, что находится в вашем списке дел, даже не заглядывая в него.

Планирование превращает абстрактные задачи в реальную работу

Для многих людей сложность работы заключается не в том, чтобы быть занятым час за часом и день за днем, а в том, чтобы осуществлять глобальные проекты для реализации задач. Часто это – общие, абстрактные цели, которых вы надеетесь добиться спустя недели или месяцы. Однако таких целей сложно добиться, не разделяя их на последовательность четких действий, которые вы можете выполнять на ежедневной, недельной или месячной основе.

Давайте представим, что вы пытаетесь написать книгу. Вы не можете сделать этого не потратив время сначала на исследования, затем на написание и, в конце концов, редактирование. Если все эти действия разбить на подзадачи, ведущие вас к достижению большей и более абстрактной цели, то это поможет вам закончить рукопись, которой вы сможете гордиться.

По ходу выполнения этих маленьких задач, будут часто возникать и другие шаги, которые вы изначально и не планировали. Они неочевидны до тех пор, пока вы не подумаете обо всём, что необходимо для достижения большой цели. Поэтому даже если ваш план меняется по ходу работы, процесс обдумывания будущих шагов поможет вам справиться с предстоящими задачами.

Это поможет избавиться от аврала

Списки задач могут оставаться невыполненными по многим причинам. На рабочем месте может быть много как отвлекающих факторов, так и просто непредвиденных событий. Электронная почта и мессенджеры могут серьезно отвлекать от работы, и это не говоря уже о встречах и собраниях.

Но как только вы записываете задачи, то должны начинать действовать, освободив место в своем расписании для конкретных заданий. Это расписание поможет вам бороться с наплывом постоянных отвлекающих моментов. Это переключает ваш мозг из режима реагирования и заставляет мыслить на перспективу. Планируйте дела за несколько недель заранее, пока гибкость вашего календарь позволяет это сделать. Находите время для задач, критически важных для достижения долгосрочных целей.

Вы также можете обнаружить, что у вас начнет заканчиваться место в календаре – и это нормально. Это хороший знак – вы загружены другими, менее важными задачами, которые окружают ваши самые важные рабочие процессы. И это трудно понять, пока вы не станете управлять своим календарем.

Если вы сами контролируете своё расписание, то, возможно, пришло время расставить приоритеты заново. Если ваш распорядок контролирует кто-то другой, то поднимайте эту проблему при любом удобном случае и старайтесь изменить эту ситуацию. Определите ключевые цели, которых хотите добиться, и обозначьте, как мало времени у вас есть на их выполнение. Возможно, вам необходимо делегировать задачи и высвободить время.

Тем не менее, вы не можете сделать все это без предварительного составления списка дел. Но даже если ваша работа плохо организована, а некоторые аспекты часто выпадают из поля зрения, вам все равно удастся уйти от привычного хода событий. Таким образом, вы сможете просчитывать наперед и выявлять все факторы, которых не могли видеть ранее. В долгосрочной перспективе это может быть важнее, чем выполнение отдельной задачи в короткие сроки.

Оригинал на английском языке