Тенденции мира ERP: от победы над Excel до внедрения искусственного интеллекта

ERP-системы давно стали главным инструментом финансовых и экономических служб предприятий, все шире используются для обеспечения соблюдения требований регуляторов и берут на вооружение самые современные технологии.

Cистема планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning) — один столпов современной компании, ключев ИТ-система, забота об оптимальной работоспособности которой способствует росту прибылей и снижению риска. Перечислим перемены, которые сегодня происходят в мире ERP-систем, способствуя росту отдачи от их применения.

ERP-системам доверяют работу со счетами к оплате

Ручная организация выплат поставщикам и кредиторам может создавать серьезную нагрузку на персонал. Автоматизированная централизованная обработка счетов к оплате в ERP-системе упрощает соответствующие задачи и помогает бороться с мошенничествами. Дополнительные преимущества при этом обеспечиваются с помощью элементов искусственного интеллекта, которые начинают встраивать в ERP-инструменты.

«Средства искусственного интеллекта сегодня все чаще используют для принятия решений о платежах, — отмечает Мики Рица, вице-президент IDC по исследованиям в области корпоративных приложений и цифровой коммерции. — Например, ERP-система может самостоятельно принять решение о том, согласиться ли выполнить платеж по счету заранее в обмен на скидку».

«В компаниях переходят на централизованную обработку платежей, чтобы тщательнее контролировать их точность, — добавляет Брайан Шеннон, вице-президент по стратегии компании Serrala, предоставляющей услуги управления платежами. — Нередко финансовые директора больше внимания уделяют процессам, связанным с поступлением средств и привязкой платежей к счетам на оплату, однако контроль над исходящими платежами не менее важен, особенно если учесть, что в 2017 году 75% всех компаний сталкивались с попытками мошенничества».

ERP отнимает пользователей у Excel

Несмотря ни на что, Excel по-прежнему остается одним из основных инструментов финанистов во всем мире. Это одна из причин противодействия при внедрении систем ERP, однако в последнее время в компаниях все чаще поручают хотя бы часть задач, прежде выполнявшихся в Excel, системе планирования ресурсов предприятия.

Рэй Ребелло, директор по маркетингу компании Acumatica, разработчика собственной ERP-системы, описывает типичную ситуацию: «В одной строительной компании пользовались автоматизированной системой подготовки финансовых отчетов, но параллельно вели учет в Excel, из-за чего ежемесячные отчеты нередко приходилось создавать заново вручную. Кроме того, для учета кассовых операций применялась специально разработанная программа на Microsoft Access, и у каждого офиса была своя база данных по запасам. Эти системы не стыковались с корпоративной системой ERP, и данные из них приходилось переносить вручную».

«Acumatica — один из молодых игроков рынка ERP, заслуживающих внимания, — полагает Майк Гуэй, директор по исследованиям Gartner. — В то время как другие ориентируются на клиентов с оборотом в десятки и сотни миллионов долларов, Acumatica — на компании меньших размеров. Среди поставщиков инструментов финансового и кадрового управления можно также выделить компанию Workday. С точки зрения этих функций у систем ERP есть преимущество, поскольку они превосходно справляются с автоматизацией повторяющихся процессов наподобие согласования истории операций и подготовки отчетов».

«Мы раньше пользовались электронными таблицами, ведя с их помощью ручной учет доходов, — сообщает Эллиот Ву, главный бухгалтер компании GoGuardian, предлагающей решения по управлению ноутбуками для учебных заведений. — В этом году мы внедрили ERP-систему, и теперь на те же задачи уходит гораздо меньше времени».

Избавление бухгалтерии от электронных таблиц не должно быть самоцелью. И тем не менее в ERP переносят все больше повторяющихся базовых процессов, для которых обычно использовались электронные таблицы.

Проекты ERP по-прежнему требуют больших затрат

Расспросите бывалых ИТ-директоров о проектах ERP, и услышите одно и то же. Системы ERP печально знамениты затяжными внедрениями, учитывая что такие инициативы, по сути, — это коренное преобразование принципов работы организации. Ошибка или потеря данных может привести к нарушению процессов клиентского обслуживания или бухгалтерского учета, поставив под угрозу организацию в целом.

Казалось бы, за много лет ситуация должна была улучшиться, но этого не произошло. Впрочем, компании, проводящие внедрение впервые, могут стать исключением из правила «проекты ERP занимают годы» — благодаря накопленному опыту преодоления сложностей, связанных с такими проектами. Например, когда в GoGuardian внедряли систему ERP, это заняло всего три месяца. Проект был реализован внешним подрядчиком. По словам Ву, ускорению работ способствовало то, что это была не модернизация и не переход с другой ERP-системы.

«Если говорить о ERP-системах традиционной архитектуры, за годы работы с ними обычно накапливается большой объем специализированных настроек, которые становятся барьером, препятствующим переходу на облачные ERP-решения, — поясняет Рица. — Кроме того, многие предприятия связаны многолетними контрактами с поставщиками ERP-систем, а некоторые предпочитают не устанавливать новые версии ранее внедренных решений».

ERP обретает возможности искусственного интеллекта и дополненной реальности

Изначально методики ERP были разработаны для производственной отрасли, чьи основные ресурсы — сырьевые материалы и комплектующие. Но по мере перевода производства на цифровые рельсы ERP-системы оснащаются передовыми технологиями, которые помогают повышать эффективность работы предприятия. Например, в производственной компании Fisher Dynamics внедрили умные очки Google Glass и маячки для определения местонахождения, чтобы упростить отслеживание перемещений материалов и рабочих.

«Сейчас мы работаем над приложением для выездного обслуживания и процедурного контроля для индустрии выработки электроэнергии — оно реализует процесс выполнения технического задания на выезде, — говорит Ауримас Адомавичус из компании Devbridge Group. — Благодаря средствам дополненной реальности и машинного обучения техники выполняют свою работу быстрее и с меньшим количеством ошибок. Наше приложение представляет собой расширение для ERP-системы, за счет которого повышается эффективность, — ускоряются ремонтные работы, укрепляется безопасность за счет меньшей вероятности фатальных ошибок и увеличивается число заказов, выполняемых каждым техником».

В отличие от робомобилей, в которых решения принимаются машиной, искусственный интеллект в ERP чаще используется для помощи человеку. «Поставщики ERP-систем сейчас активно инвестируют в разработку средств искусственного интеллекта, — отмечает Гуэй. — При этом прежде всего ставится цель помогать людям в принятии решений, а не заменять их. — Именно такие средства искусственного интеллекта с узкой специализацией, предназначенные для решения конкретных задач, с наибольшей вероятностью будут появляться в ERP-системах в этом году».

Какие действия в русле этой тенденции предпринимают поставщики ERP? В начале этого года Workday приобрела компанию SkipFlag ради разработанных ею средств машинного обучения. Технология SkipFlag автоматически формирует базы вопросов и ответов по результатам анализа данных организации, в том числе содержания внутренних сообщений. В планах Workday — интегрировать SkipFlag в свой продукт, так что в дальнейшем можно ожидать появления более интерактивной ERP-системы.

Самостоятельная разработка функций искусственного интеллекта поставщиками ERP-систем тоже имеет место, и у новшеств уже есть первые пользователи. В Boston Consulting Group предлагают модель машинного обучения клиентам из нефтеперерабатывающей отрасли. Опираясь на результаты обработки многочисленных показателей, система помогает прогнозировать сбои оборудования. Получая предупреждения от системы, руководители принимают решения о соответствующих мерах.

ERP шире применяется для соблюдения требований

В 2000-х администраторам ERP-систем приходилось адаптироваться в связи с вводом в действие закона Сарбейнса-Оксли, который стал реакцией на ряд корпоративных скандалов в США, связанных с нарушениями в управлении корпорациями и составлении финансовой отчетности. Перемены были значительными, поскольку нужен был новый уровень внутренних механизмов контроля и аудита. Сегодня для западных корпораций соблюдение этого закона — само собой разумеющееся требование, но появляются все новые нормативные акты, например, европейский Общий регламент по защите данных (GDPR).

Возможно, в вашей компании уже принимают меры по соблюдению требований GDPR в системах сбыта и маркетинга. Но решения ERP тоже работают с информацией по клиентам, которая может подпадать под действие GDPR. А возможно, вашей ERP-системе необходимо более строгое соответствие требованиям для сильно регулируемых отраслей, таких как банковская и медицинская.

Определившись с потребностями по обеспечению соответствия, нужно задаться «трудным» вопросом о том, как именно решать эти задачи. Возможно, вашим подчиненным приходится вручную проводить контроль соответствия. Крупнейшие поставщики ERP предлагают решения, специально разработанные для помощи в соблюдении требований. Можно также воспользоваться дополнениями соответствующего назначения, которые предлагаются вашим основным поставщиком ERP.

Блокчейн и ERP

Интерес предприятий к технологиям, основанным на блокчейне, растет, и со временем они, вероятно, получат применение в ERP.

«В настоящее время наблюдается рост интереса к использованию блокчейна в ERP-системах, — отмечает Гуэй. — Пока что блокчейн — на стадии хайпа, но уже сейчас есть случаи применения на практике. В частности, перспективным представляется использование распределенного реестра в цепочках поставок. Уже есть примеры применения блокчейна в ERP-системах в отраслях, для которых важна возможность отслеживания».

Так, в Samsung сообщили, что изучают возможность использования блокчейна для снижения затрат, связанных с цепочкой поставок. Как подсчитали в компании, внедрение блокчейна способно обеспечить ей экономию на уровне 20%. Сбудется ли этот прогноз, время покажет, но Samsung — не единственная, кто рассчитывает снизить логистические издержки с помощью блокчейна. Maersk, гигант рынка грузоперевозок, в партнерстве c IBM внедряет блокчейн для операций, связанных с транспортировкой медикаментов. Учитывая, что от качества лекарств могут зависеть жизни людей, улучшения, которые способен обеспечить блокчейн с точки зрения отслеживания происхождения препаратов, могут оказаться весьма ценными.