Бумаги на вынос! Как Directum участвует в эксперименте Минтруда

Кадровый документооборот всегда суров, даже если это кадры в ИТ. Ты можешь проектировать сложнейшие базы данных или работать с искусственным интеллектом, но будь добр написать от руки заявление на отгул и отнести его к руководителю на живую подпись.

Так что кому, как не ИТ-компаниям, участвовать в пилотном проекте по переходу на КЭДО? Каково это быть «морской свинкой» Минтруда, и к чему готовиться бизнесу, расскажем на примере Directum.

Что за эксперимент такой?

Если совсем просто: нашей стране нужны такие инструменты и механизмы, которые позволили бы всем организациям обходиться без бумаг и печатных копий в кадровом делопроизводстве. Это важный шаг на пути развития информационного общества в России. Но перед тем, как внести соответствующий поправки в ТК, нужно обкатать эти механизмы на пилотных проектах.

Только факты:

  • старт эксперимента – апрель 2020 года, окончание – 15 ноября 2021 года;
  • компании и их сотрудники участвуют в эксперименте добровольно, всего подключилась 381 компания;
  • организации сами выбрали, какие кадровые документы оставляют только в электронном виде, без бумажной копии.
Бумаги на вынос! Как Directum участвует в эксперименте Минтруда

Как стартовал кадровый ЭДО в Directum

Наверное, не нужно пояснять, почему в эксперимент вступила компания, которая десятки лет занимается цифровизацией бизнес-процессов своих клиентов. Переход на кадровый ЭДО, кстати, поддержали 99% сотрудников Directum.

Запуск не занял много времени, так как для ведения кадровых процессов давно использовалась собственная система – Directum RX.

Доступ к кадровым документам есть у каждого сотрудника, независимо от того, где он находится:

  • через веб-доступ с рабочего компьютера или из дома.
  • с помощью мобильного приложения Directum Solo и Directum Jazz – на телефоне или планшете.

Что было сделано для окончательного перехода:

1. В кадровые процессы добавили этапы электронного подписания и ознакомления сотрудников с документами.

2. Юристы подготовили регламент об электронном взаимодействии и документы для получения согласия сотрудников.

3. Информировали работников в блоге компании и с помощью рассылок.

В электронный вид перевели те документы, которые связаны с отпусками, увольнением, сменой должности и т.д. Они используются в кадровых процессах чаще всего и имеют минимальный срок хранения.

Не включили в эксперимент трудовые договоры, поскольку для их подписания сотрудникам требуются усиленные неквалифицированные подписи (УНЭП). Внедрение УНЭП для критичных видов документов – следующий этап внедрения КЭДО в нашей компании.

Бумаги на вынос! Как Directum участвует в эксперименте Минтруда

А что в итоге?

Обязательное условие участия в эксперименте – отчеты в Минтруд с обратной связью.

Что предлагает Directum:

  • оставить за сотрудниками право подписывать кадровые документы простой электронной подписью;
  • разрешить ведение всех ЛНА компании в электронном виде, без дублирования на бумаге;
  • допустить до эксперимента удаленных работников.

Эксперимент Минтруда вот-вот подойдет к концу. Будем ждать закрепления понятия электронного взаимодействия в сфере трудового законодательства и держать вас в курсе новостей. А еще лучше – узнайте прямо сейчас, какая схема внедрения КЭДО подойдет вашей компании.

Иллюстрация: кадр из к/ф «Железный человек 2» (реж. Дж.Фавро, 2010, США, Marvel Studios), источник: https://www.kinopoisk.ru/film/411924/stills/

К пилоту Минтруда подключились сотни российских работодателей, которые тестируют обмен электронными документами с сотрудниками. Среди них и ИТ-компании. Как Directum и Контур настроили у себя кадровый документооборот без бумаг, рассказываем далее.

Бумаги на вынос! Как Directum участвует в эксперименте Минтруда

Почему Контур и Directum участвуют в эксперименте

Directum занимается цифровизацией бизнес-процессов и документооборота более 30 лет. Среди клиентов компании организации самого разного масштаба, а многие цифровые решения изначально обкатывались в самой компании до того, как имплантироваться в процессы заказчиков.

«Все внутренние коммуникации и взаимодействие в Directum уже давно были в электронном виде. Своего рода исключением выступал кадровый документооборот. Несмотря на то, что процессы согласования и оформления документов велись по-цифровому, в финале появлялась бумага — документы распечатывались и подписывались вручную. Объяснение такого подхода простое: законодательно не было прямого разрешения на электронный кадровый документооборот с классическими работниками (не дистанционными). Участвуя в эксперименте Минтруда, компания решает 2 задачи: развивает свои «кадровые» продукты и отказывается от бумаги во внутренних процессах», — рассказывает Гузель Муллахметова, руководитель проектов развития бизнеса Directum.

Контур присоединился к эксперименту летом 2020 года. Для этого было несколько предпосылок. Во-вторых, в Контуре работает более 8,5 тысяч человек, а поток бумажных кадровых документов исчисляется тысячами в месяц. Перевод их в электронный вид должен упростить и ускорить кадровый учет и процедуры управления персоналом. Поскольку компания разрабатывает программные продукты, в том числе системы ЭДО, есть опыт в автоматизации бизнес-процессов клиентов и собственного документооборота, а также достаточно ресурсов для создания и поддержания КЭДО.

Обе компании входят в рабочую группу, которая готовит предложения по изменению трудового законодательства. Экспертиза и опыт ИТ-вендоров в части внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО) помогает корректировать пилотную модель.

Кто вступил в эксперимент

Приказ о проведении эксперимента в Контуре выпустили в конце мая. Через месяц перешли на электронное взаимодействие с сотрудниками. В эксперименте принимают участие 94 % работников — это почти 8 тысяч человек из 77 городов России. Исключение составили те сотрудники, у которых нет учетной записи во внутренней системе документооборота. Например, вахтеры и уборщики.

Directum участвует в пилоте с августа 2020-го. Из 600 сотрудников (а это офисы Ижевска, Москвы и Уфы) согласились участвовать 99%. При том, что отказов от сотрудников не было, т.е. оставались только те, кто не cмог определиться.

Как запускали кадровый ЭДО

Контур: Чтобы запустить КЭДО, понадобилось создать проектную группу, доработать систему внутреннего электронного документооборота (СЭД), получить согласие сотрудников на участие в эксперименте. Как будет работать новая система, сотрудникам рассказывали в корпоративной социальной сети, там же комментировали вопросы. В первый месяц параллельно поддерживали бумажный документооборот. Также понадобилось обучить специалистов, которые оформляют документы, — офис-менеджеров и менеджеров по кадровому учету.

Directum: Поскольку все кадровые процессы уже велись в системе, запуск не занял много времени. Немного адаптировали процессы приема, перевода, увольнения, согласования и переноса отпуска — во все добавили электронное подписание, а также этапы ознакомления работников с документами.

С юридической стороны потребовалось подготовить необходимые документы (согласие сотрудников, внутренний регламент об электронном взаимодействии). А для информирования работников использовали корпоративный блог и внутренние рассылки.

В какой системе работают сотрудники

Контур: В системе внутреннего электронного документооборота (СЭД) сотрудники и раньше подписывали документы простой электронной подписью. Для участия в эксперименте СЭД доработали: теперь система позволяет подписывать документы квалифицированной электронной подписью, хранить документы и технологические файлы. Визуализацию печатных форм документов преобразовали из формата DOC в PDF. Для пользователей добавили подсказки и установили уведомления, чтобы сотрудники не забывали подписывать документы вовремя.

Directum: Сотрудники работают во внутренней системе Directum RX. Рядовые работники компании подписывают кадровые документы простой ЭП, руководство — усиленной квалифицированной. Поскольку система и до эксперимента поддерживала все виды электронной подписи, настройка была минимальной и не заняла много времени. Дополнительно для удобства решили визуализировать штампы ЭП на документах (в том числе простой подписи работника). Хранение документов, в том числе юридически значимых (с проставлением штампов времени) организовали также в Directum RX.

К системе сотрудники подключаются через веб-доступ: с рабочего места или из дома. Кроме того, используются мобильные приложения Directum Solo и Directum Jazz – например, для ознакомления сотрудников с ЛНА или согласования руководителями движения персонала с планшета.

Также Directum интегрировал свою систему с учетной в части данных по отпускам (дат и количества доступных дней) и командировкам.

Какие документы перевели в цифру

Обе компании внедряли электронные документы массово. В первую очередь в цифровой вид переводили документы с минимальным сроком хранения, которые оформляются чаще всего. Трудовые договоры и Directum, и Контур решили на этом этапе не включать в эксперимент.

Бумаги на вынос! Как Directum участвует в эксперименте Минтруда

«Мы готовимся к реализации второй части проекта автоматизации кадрового документооборота. В электронный вид планируем перевести документы, которые необходимо подписывать усиленной электронной подписью: приказы о переводе, приказы на изменение заработной платы, допсоглашения к трудовым договорам. Для этого провели сравнительную работу по типам подписи и выбрали неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Сейчас проверяем инфраструктурную готовность сервисов и согласовываем объем работ со всеми участниками для реализации процесса подписания документов», — поясняет Анастасия Богатырева, менеджер проектов по работе с персоналом в Контуре.

«Сейчас Directum планирует внедрять усиленные неквалифицированные подписи для работников и таким образом охватить цифровизацией весь спектр кадровых документов и процессов. УНЭПы будет использоваться для подписания критичных видов документов, связанных с работой (трудовых договоров и пр.)», — поделилась Гузель Муллахметова, руководитель проектов развития бизнеса Directum.

С какими трудностями столкнулись

Directum: С системой вопросов не было, а вот с человеческим фактором – да. Например, сотрудники не всегда выполняли задания на ознакомление, поэтому команда проекта решила добавить в систему напоминания. У некоторых работников осталась привычка распечатывать документы, несмотря на изменение процесса.

Контур: Обошлось без технических трудностей — внутреннюю систему электронного документооборота протестировали до начала эксперимента.

Для ситуаций, когда сотрудники вовремя не подписывают документы, Контур реализовал электронные объяснительные. Допустим, работник не ознакомился с приказом на отпуск. Система запросит у него объяснительную в первый день отпуска. СЭД отслеживает, когда происходит нарушение сроков, и автоматически назначает такое задание. Это нужно, чтобы работодатель зафиксировал причину, почему документ не подписан вовремя, и смог доказать надзорным органам, что не нарушал срока ознакомления.

Пока на законодательном уровне не решены две основные проблемы, связанные с длительным хранением документов. Первая — это устаревание цифровых носителей и программного обеспечения. Смена технологий происходит очень быстро, понадобится контролировать состояние самих устройств и проверять, воспроизводятся ли документы. Вторая проблема — признание юридической силы документов после того, как истечет срок действия сертификата электронной подписи (КЭП).

Что дальше

Обратную связь об участии в эксперименте, описание сложностей и свои предложения Контур и Directum передали в виде отчетов в Минтруд. Это обязательная часть пилота — отправить свою анкету должен каждый участник. Информация от представителей бизнеса поможет чиновникам и рабочей группе доработать трудовое законодательство, чтобы работодателям были понятны механизмы перехода на КЭДО, а сотрудникам было удобно работать с новой системой.

Например, среди прочего компания Directum предложила ведомству:

● сохранить за работниками право подписывать кадровые документы простой ЭП;

● разрешить безбумажный переход на электронное взаимодействие, т.е. позволить подписывать все локальные нормативные акты в электронном виде;

● регламентировать включение в эксперимент дистанционных работников;

● допустить отправку электронных документов работникам в том числе и в нерабочее время и др.

Государственный эксперимент продлен до 15 ноября 2021 года. Участники эксперимента ожидают, что к этому времени будут утверждены изменения в законодательстве.

#кадровые документы #кадровое делопроизводство #кадровый учет #кадровый документооборот #минтруд #электронный документооборот #автоматизация процессов #законодательные изменения #законодательство #цифровизация