Как планировать закупки, если неясен прогноз продаж

Ольга Правук

Пять рекомендаций, которые помогут заказать оптимальный объем товаров, чтобы на складе не было ни дефицита, ни неликвидов.

В основе этой статьи – мой ответ на вопрос подписчицы моей рассылки о том, как рассчитать объем нового заказа, если невозможно ориентироваться на статистику прошлых лет. «Недавно устроилась на работу в компанию, где постоянный дефицит товара, и по статистике очень трудно рассчитать будущую потребность. Товар раньше заказывался время от времени и наобум. Брать аналогичный период прошлого года – не знаю, есть ли смысл, так как опять же был дефицит. В этом году продажи прилично подросли, но где предел роста, на фоне дефицита неясно».

Действительно, если возникает дефицит товара на складе, компания теряет прибыль и, возможно, клиентов. К тому же, статистику таких продаж нельзя использовать для расчетов будущей потребности и заказа поставщикам. Если не проводить подготовку данных и не восстанавливать данные о продажах в прошедший период, мы получим в будущем опять дефицит.

Что можно сделать?

Первым и главным шагом я считаю признание того, что имеющаяся статистика искажает расчеты будущей потребности. Следующим шагом должно стать принятие решения о том, что делать в такой ситуации. Мы может ничего с этим не делать, осознавая риск остаться без нужного запаса товара на складе. При этом мы сознательно идем на то, чтобы работать в таких условиях. И мы понимаем, что не сможем на 100% удовлетворить заказы клиентов, и потеряем часть прибыли. Потому что иначе в такой ситуации быть не может.

Если же компания не готова из-за дефицита терять прибыль, и, возможно, клиентов, то необходимо улучшать качество расчетов. Есть несколько вариантов действий в данной ситуации.

1. Экспертная оценка аналитика

Аналитик, который занимается расчетом прогнозов, ведет статистику ситуаций, когда тот или иной товар отсутствует в необходимом количестве на складе. Далее в момент прогнозирования и определения будущей потребности эти периоды восстанавливаются до уровня возможных продаж, и уже по этим данным ведутся расчеты будущей потребности. Такая процедура называется подготовкой (или очисткой) статистических данных.

Безусловно, этот метод сильно зависит от качества работы аналитика, ведь он может забыть или полениться отметить все периоды. Кроме того, такая работа трудоемка. Но подобный подход дает результаты: прогноз получается более качественным.

Совет: такую работу можно делать по самым важным и востребованным товарам, а также отмечать только периоды, когда наблюдалось длительное отсутствие товара. Это уменьшит трудоемкость, а качество снизится незначительно.

2. Средние продажи без учета дней дефицита

Суть метода: заказ поставщику рассчитывается по средним продажам, а в расчет берутся только дни, когда товар был на складе. То есть из расчета как общего объема продаж, так и дней продаж убираются дни, когда данный товар на складе отсутствовал.

Такой метод легко автоматизируется, его можно часто встретить в компаниях, где внедрен автоматизированный инструмент для расчета заказа поставщикам в программе «1С» своими силами – с участием специалистов по закупкам и программистов компании.

Пример расчета. Предположим, что за месяц было продано 120 штук товара. И в этом месяце было четыре дня, когда остаток на складе был равен нулю. Давайте посмотрим, как отличаются расчеты средней продажи с учетом и без учета наличия товара на складе.

Читайте продолжение на Executive.ru