238 subscribers

Гайд: как сократить расходы и оптимизировать работу финансовой и бухгалтерской служб

Елена Восканян, собственник, управляющий и практикующий аудитор ГК AUDITVELA, резидент «Эквиум» Ростов-на-Дону, и начальник отдела бухгалтерского учёта ООО «Учёт и Консалтинг» Валерия Костенко создали краткий гайд по сокращению расходов и оптимизации работы финансовой и бухгалтерской служб.

В ситуации экономической неопределённости компании всё чаще переходят от «экстренного сокращения расходов» к режиму долгосрочной экономии.

Елена Восканян, резидент «Эквиум» Ростов-на-Дону и собственник ГК AUDITVELA
Елена Восканян, резидент «Эквиум» Ростов-на-Дону и собственник ГК AUDITVELA

Шаг 1. Сформулируйте, что вас не устраивает в существующей финансовой системе вашего бизнеса.

Например:

  • Сроки предоставления управленческой информации
  • Несостыковки в цифрах отчётности
  • Непонимание, откуда берётся информация
  • Непонимание, как складывается рентабельность продаж
  • Кассовые разрывы
  • Высокие налоги
  • Подозрение о мошенничестве в производственных процессах
  • Рост затрат на содержание службы
  • Текучка кадров
  • Постоянные жалобы сотрудников на объём работы

Шаг 2. Проведите анализ бизнес-процессов и оцените ситуацию «как есть»:

  • Формализуйте бизнес-процессы финансовой службы
  • Выявите дублирующие и провальные функции, определите занятость каждого сотрудника
  • Оцените эффективность работы каждого специалиста и службы в целом
  • Проверьте, имеются ли стандарты качества работы на участках
  • Оцените уровень автоматизации
  • Оцените уровень системы контроля

На этом этапе необходимо выбрать способ оптимизировать затраты и увеличить эффективность процессов:

  1. Оптимизировать собственную структуру
  2. Отдать все процессы на аутсорсинг в полном объёме
  3. Отдать на частичный аутсорсинг сложные, трудоёмкие или рутинные процессы

Шаг 3. Оптимизируйте собственную службу:

  • Регламентируйте учётные процессы
  • Внедрите разработанные стандарты, следите за эффективностью изменений
  • Пересмотрите систему оценки эффективности и внедрите KPI, завязанные на качестве документооборота

Шаг 4. Автоматизируйте то, что возможно автоматизировать:

  • ЭДО
  • Согласование договоров и платежей
  • Контроль задолженности
  • Сбор данных для управленческого отчёта

Шаг 5. Контролируйте и корректируйте

  • Разработать и внедрить чек-листы. Они помогут контролировать работу специалистов
  • Проводить регулярный срез результатов
  • Корректировать методики и регламенты по мере возникновения
Такой пошаговый алгоритм применим не только для оптимизации работы финансовой и бухгалтерской службы, но и для любого другого подразделения с поправкой на особенности работы.