Как сохранить работоспособность команды при переходе на удаленную работу

30 April 2020
Как сохранить работоспособность команды при переходе на удаленную работу

Автор - Анастасия Симагина
директор оптовой компании Сигналэлектроникс
Сайт - signalelectronics.ru

В 2020 году бизнес столкнулся с невиданным для нас ранее кризисом – остановкой деятельности в связи с угрозой распространения вирусной инфекции.

Мы производим наши товары на заводах в Китае и знаем ситуацию с коронавирусом и мерах по предотвращению его распространения, так сказать, из первоисточника, поэтому не стали дожидаться, когда ситуация в нашей стране станет критичной.

Через 2 недели после того, как в Москве были официально подтверждены первые случаи заражения коронавирусом, но их количество еще не было таким большим, как сейчас, я приняла решение о переводе на удаленную работу части персонала, чтобы уменьшить количество людей в офисе. 17 марта первыми ушли в хоум-офисы отдел ВЭД, PR-служба, отделы персонала и качества, дизайнер и администратор сайта – 12 человек. Всего в компании работает 48 человек: 38 в офисе и 10 на складе.

Почему было принято именно такое решение? Все функции, которые теперь выполняются вне офиса, могут быть выполнены при наличии только лишь интернета и компьютеров. Системному администратору была поставлена задача установить программы для удаленного доступа к офисным компьютерам этих сотрудников.

Первый переход на удаленную работу занял в общей сложности порядка 6 рабочих часов системного администратора, а время простоя самих сотрудников удалось свести к минимуму.

Эти превентивные меры позволили нам отладить механизм перевода на удаленную работу и, когда президент объявил о нерабочей неделе с 30 марта, мы очень быстро смогли адаптироваться под текущие условия.

Собственно, перевести работу на удаленный режим - не самая сложная задача. Самое сложное в этой ситуации неопределенности сохранить команду в «боевой» готовности, в рабочем ритме и не «слить» выполнение производственных задач и, пожалуй, главное, сохранить продажи и доход компании.

Передо мной и руководителями департаментов компании встали острые вопросы: как сохранить работоспособность команды, что делать в условиях того, что продаем мы реальный товар, который собирается реальными людьми на реальных складах и отправляется клиентам по всей стране от Калининграда и Крыма до Магадана.

Хочу поделиться теми решениями и инструментами, которые нам помогли в работе с персоналом.

Во-первых, у каждого сотрудника компании, включая меня, есть недельный план работы с конкретными задачами и прописанными результатами, которые мы планируем получить по итогу выполнения каждой задачи, во-вторых, в компании выстроена система коммуникации между сотрудниками таким образом, что нет необходимости ходить ногами в соседний отдел – мы привыкли писать письма. Каждое письмо содержит только 1 запрос, вопрос или задачу – это помогает не потерять их и ничего не упустить. В-третьих, каждый сотрудник ежедневно присылает отчет непосредственному руководителю в формате «что сделал за вчера и что планирует сделать сегодня» - это позволяет выполнить все запланированные задачи и, в случае завала, правильно расставить приоритеты.

Помимо того, что я уже описала, отдел персонала проводит ежедневные контакты с сотрудниками на предмет того, как сотрудники двигаются по своим планам, каких результатов уже достигли, тем самым помогая руководителям держать контроль. Руководитель PR-службы собирает данные об успехах каждого сотрудника и сообщает всей команде. А для того, чтобы разбавить трудовые будни позитивом, мы делаем флеш-мобы в группах в мессенджерах.

Что касается продаж, то здесь, все намного сложнее, но мы тоже не сидим, сложа руки, наши менеджеры готовятся к выходу из карантина и проводят переговоры с действующими партнерами и новыми клиентами о заведении в их ассортимент нашей продукции. Мы увеличили рекламный поток и усилились в работе с социальными сетями.

Самое страшное сейчас – это имитация бурной деятельности как со стороны сотрудников, так и со стороны руководства. Она убьет не одну компанию в этом году.

Нашей компании очень помогает тот факт, что каждый сотрудник, от оператора отдела продаж до директора точно знает, какой результат его труда требуется компании и его коллегам в текущий момент, точно знает, что он должен для этого сделать. Еженедельно каждый из нас подводит итоги и фиксирует свои результаты, чтобы мы могли посмотреть статистику и отследить динамику.

Карантин рано или поздно закончится и, да, все, кто не производит маски и антисептики и не торгует гречкой потеряют в оборотах и в доходе в этот период. Это реальность, с которой нам приходится жить, но, я абсолютно убеждена, что те компании, которым сейчас удастся сохранить команду, кто лучше всех подготовится к началу деловой активности, они, в конечном счете, выйдут из этого кризиса с ростом, ведь, для кого-то кризис – это смерть, а для кого-то – возможности.

Больше материалов на сайте журнала «Оценка инвестиций»