Как спрогнозировать платежи и дебиторскую задолженность в Excel

185 full reads
Как спрогнозировать платежи и дебиторскую задолженность в Excel

Автор - Мурат Хабаху
руководитель подразделения
по работе с клиентами «Факторинг ПЛЮС»
Сайт - factoringplus.ru

Прогноз платежей и дебиторской задолженности — задача, которая давно решается при помощи специализированных бухгалтерских программ. Однако при желании учет cash flow можно вести и в обычной таблице в Excel. Такой документ позволяет отслеживать отгрузки по контрагентам и объем полученных и ожидаемых платежей за выполненные заказы. Как создать такой документ расскажет Мурат Хабаху, руководитель подразделения по работе с клиентами «Факторинг ПЛЮС».

Для начала определимся, что при формировании бюджета весь денежный поток принято делить на три основных части: операционная деятельность, инвестиционные операции и финансовые операции. В первую часть мы запишем все, что связано с формированием прибыли от продаж, здесь можно увидеть хватает ли компании денег на производство продукции и оплату счетов. Во вторую - все потоки, связанные внеоборотными активами, которые обеспечат денежные поступления в будущем, например, затраты на улучшение технологий. В третью всевозможные операции по привлечению заемных средств, вложения собственников, деньги, полученные при выпуске акций. Вооружившись этой информацией необходимо выполнить несколько шагов:

Создать форму заявки на списание средств (с обязательной графой назначение платежа) и реестр списаний.
Создать форму заявки на списание средств (с обязательной графой назначение платежа) и реестр списаний.

Это основа благодаря, которой вы сможете сформировать графики платежей по датам и счетам и структурировать их по степени важности. В результате вы сможете контролировать отток денег из компании и сократить время согласования заявок на оплату.

  • Сформировать платежный календарь
Как спрогнозировать платежи и дебиторскую задолженность в Excel

Платежный календарь - это документ, в котором указываются данные об остатках денег на счетах и планируемых движениях средств в течение месяца с детализацией по дням или неделям. Информация о платежах поступает в документ из реестра оплат. Календарь обновляется при переносе платежей и получении штрафов или бонусов. Также документ должен содержать графы «Оборотное сальдо» (разность между поступлениями и расходами за заданный период) и «Остаток на конец периода» (остаток денежных средств на начало периода и оборотного сальдо). Так компания может контролировать платежи, которые перешли на следующий период из-за ограничений рабочего дня и недели.

  • Создать документ для контроля дебиторской задолженности
Как спрогнозировать платежи и дебиторскую задолженность в Excel

Дебиторская задолженность формируется в ситуациях, когда компания осуществила отгрузку или выполнила услуги, а оплата за выполненные обязательства не поступила. Это совершенно нормальная ситуация, особенно для организаций, работающих с крупными заказчиками на условиях отсрочки платежа. Однако контроль необходим - отсрочка может затянуться дольше оговоренного срока, что приводит к риску кассового разрыва. Мониторинг просрочки оплаты можно также вести в Excel. В документе должны быть прописана дата проведения анализа (если в ячейке написать «=сегодня()», то она будет обновляться автоматически), условия оплаты, дата отгрузки, планируемый срок оплаты (дата отгрузки+срок отсрочки), фактический срок оплаты, количество дней отсрочки.

Также стоит настроить таблицу так, чтобы просроченная задолженность с определенного момента выделялась красным цветом. Для этого надо выделить нужный диапазон, на панели инструментов выбрать:

Главная → Стили → Условное форматирование → Управление правилами → Создать правило.
Затем прописываем нужное количество дней, например, > 60, выбрав в формате заливку красным.

Звучит все это довольно просто, но требует предельной внимательности. Основная сложность ведения таблицы заключается в том, что в нее нужно вносить каждый раз все корректировки, которые происходят по той или иной отгрузке. Например, покупатель сообщает, что смещается срок оплаты. Если в договоре предусмотрены какие-то штрафные санкции с точки зрения взыскания, то нужно также учесть какие суммы следует затребовать с контрагента. Если покупатель выставляет встречные требования, ожидая бонусы, за достижение определенных результатов,  то все это также нужно учитывать в таблице. Для того, чтобы сумма корректно прогнозировалась, необходимо учесть расходы, которые компания должна внести в календарный план. Это достаточно кропотливая работа, ошибки в которой чреваты кассовым разрывом.

Однако задачу можно облегчить, обратившись к факторингу. Уступая дебиторскую задолженность факторинговой компании, поставщик делегирует ему и контроль дисциплины платежей, получив автоматизированную отчетность в личном кабинете. У нас, например, есть различные учетные системы, которые автоматически подтягивают всю информацию о поставках в кабинет клиента, что намного удобнее, чем вручную актуализировать информацию в таблице в Excel. А если понадобится, из личного кабинета уже можно скачать различные варианты отчета в виде того же Excel файла.

Как спрогнозировать платежи и дебиторскую задолженность в Excel

Подписка на журнал «Оценка инвестиций» доступна по ссылке: esm-invest.com/ru/subscribe