Опыт работы с поставщиками - этим занимаются все инженеры России

В отличие от многих других стран, в России инженеры занимаются чем угодно, но только не инженерией. Точнее, инженерией они всё-таки тоже занимаются. Но это если остаётся время от прочих дел.

Одно из наиболее распространённых занятий - это снабжение. Потому что даже в достаточно крупных российских компаниях (не говоря уже про мелкие) нет отдела снабжения, и каждое подразделение занимается снабжением самостоятельно.

Вот и мне приходится делать это постоянно. И я пытаюсь как-то облегчить эту работу. Как раз сегодня расскажу об одном своём простеньком “ноу-хау”, которое лично мне помогает сократить затраты времени на общение с поставщиками. Несмотря на то, что это не какое-то гениальное изобретение, думаю, что это поможет новичкам в снабжении. Хотя бы потому, что повторить это может любой.

Итак, я очень редко созваниваюсь с поставщиками, предпочитая электронную почту. Тому есть несколько причин:

  1. Так я экономлю деньги на связь.
  2. Так я экономлю время (иногда чтобы дозвониться до нужного человека в компании-поставщике требуется послушать музыку минут десять, а потом тебе скажут другой телефон, на котором ты снова будешь слушать музыку, а потом тебе скажут, что этого человека сейчас нет на месте).
  3. Так намного проще объяснить, что ты хочешь и чего тебе нужно, особенно если заказываешь множество позиций с хитромудрыми наименованиями.

Итак, у меня есть обычный текстовый файл - шаблон заявки поставщику. Выглядит он так:

Шаблон заявки на оборудование для отправки поставщику
Шаблон заявки на оборудование для отправки поставщику
Шаблон заявки на оборудование для отправки поставщику

Ничего особенного здесь нет. Я просто перечисляю список оборудования, а в конце указываю наименование и ИНН плательщика. Поскольку я работаю от имени нескольких юридических лиц, то в шаблоне у меня перечислены основные из них. При формировании заявки я просто оставляю нужное юрлицо, а остальные удаляю.

ИНН указываю всегда, чтобы поставщик мог быстро и однозначно найти плательщика в своей базе.

Также я предпочитаю, чтобы стоимость доставки была включена в счёт и прошу об этом поставщика. Мне так удобней, потому что в счёте-фактуре будут только материалы и мне не придётся отчитываться ещё и за услуги, а также не придётся оплачивать услуги поставки отдельно и тратить на это дополнительное время.

Если же я ищу какой-то новый материал или оборудование, и у меня пока нет поставщика, то я подбираю 5...10 компаний, которые занимаются поставками нужного мне оборудования и рассылаю всем им одинаковые заявки. Потом смотрю, кто предлагает лучшие условия (сроки/цены) и работаю уже с выбранным поставщиком.

Ну вот как-то так. Надеюсь, новичкам в снабжении этот опыт пригодится. Также предлагаю делиться вашим опытом в комментариях...