Перенос отпуска: когда возможен и как оформить

3 August 2018
Перенос отпуска: когда возможен и как оформить

Хорошо, когда работники ходят в отпуск строго по графику — все предсказуемо и понятно. А если работник просит перенести его отпуск на другой период? Или в связи с производственной необходимостью руководитель просит работника сходить в отпуск в другое время? Или работник во время отпуска или перед отпуском заболел? Во всех этих случаях надо будет оформить перенос отпуска и, возможно, пересчитать уже выплаченные суммы.

Как перенести или отменить отпуск?

Ни ра­бо­то­да­тель, ни ра­бот­ник не впра­ве ме­нять уже за­пла­ни­ро­ван­ную в гра­фи­ке дату предо­став­ле­ния от­пус­ка в од­но­сто­рон­нем по­ряд­ке без согласования с другой стороной Апелляционное определение Мосгорсуда от 20.01.2016 № 33-1792/2016. Од­на­ко по со­гла­со­ва­нию от­пуск может быть пе­ре­не­сен на дру­гое время даже в си­ту­а­ции, когда ра­бот­ник и ра­бо­то­да­тель до­го­во­ри­лись о таком пе­ре­но­се на­ка­нуне за­пла­ни­ро­ван­но­го от­пус­ка. Ведь это не про­ти­во­ре­чит по­ло­же­ни­ям тру­до­во­го за­ко­но­да­тель­ства и не на­ру­ша­ет права работника Решение ВС Удмуртской Республики от 25.01.2016 № 7-8/2016.

Если инициатор переноса отпуска работник, он должен написать заявление о таком переносе, указав новые даты отпуска. Если руководитель согласен с таким переносом, на основании заявления работника надо оформить приказ, который подписывает руководитель.

Внимание

Совсем отменить отпуск нельзя. Но его можно перенести по обоюдному согласию, например в случае болезни работника ст. 124 ТК РФ.

Если же инициатор — работодатель, то надо заручиться письменным согласием работника на перенос отпуска. В частности, можно издать соответствующий приказ, в котором работник поставит подпись в строке «Согласен».

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника можно перенести отпуск на следующий рабочий год. В случае такого переноса отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется ст. 124 ТК РФ.

Внимание

При составлении графика отпусков работодатель может учесть пожелания работника о периоде отпуска. После утверждения график отпусков становится обязательным как для работодателя, так и для работника. Работодатель не обязан переносить отпуск по просьбе работника, кроме случаев, установленных ТК РФ ч. 1, 2 ст. 123, ст. 124 ТК РФ. Так что у организации нет обязанности подстраиваться под работника. Руководитель может отказать в переносе отпуска.

Оформляем перенос

Рек­ви­зи­ты при­ка­за о пе­ре­но­се от­пус­ка ра­бот­ни­ка надо ука­зать в графе 8 гра­фи­ка от­пус­ков. Также в гра­фи­ке надо ука­зать новую дату на­ча­ла от­пус­ка (графа 9).

Если ин­фор­ма­ция об от­пус­ке уже была вне­се­на в раз­дел VIII «От­пуск» лич­ной кар­точ­ки ра­бот­ни­ка, то надо за­черк­нуть даты на­ча­ла и окон­ча­ния от­пус­ка (графы 5 и 6) и впи­сать новые. При этом в графе 7 надо ука­зать рек­ви­зи­ты при­ка­за о пе­ре­но­се от­пус­ка.

До отпуска открыт больничный — что делать?

Самая рас­про­стра­нен­ная при­чи­на из­ме­не­ния даты от­пус­ка — бо­лезнь ра­бот­ни­ка. Рас­смот­рим такую си­ту­а­цию. Ра­бот­ник ушел на боль­нич­ный. Уве­дом­ле­ние о на­ча­ле от­пус­ка за 2 неде­ли по­лу­чил. Но на дату на­ча­ла от­пус­ка его боль­нич­ный лист все еще не за­крыт. За­яв­ле­ния ра­бот­ни­ка о пе­ре­но­се от­пус­ка нет. Ка­ко­вы дей­ствия ра­бо­то­да­те­ля?

В общем случае при временной нетрудоспособности ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника ст. 124 ТК РФ.

В рассматриваемой ситуации период временной нетрудоспособности работника наступил до начала ежегодного оплачиваемого отпуска. И порядок действий в этом случае законодательно не определен. Лучший вариант — связаться с работником и узнать, что хочет работник: перенести отпуск на другой срок или продлить его на дни болезни. Если перенести — согласуйте с работником период переноса п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.30 № 169.

Если же пе­ре­но­сить от­пуск ра­бот­ник не со­би­ра­ет­ся, то от­пуск про­дле­ва­ет­ся на дни бо­лез­ни. То есть от­пуск ра­бот­ни­ка будет счи­тать­ся со дня, сле­ду­ю­ще­го за днем окон­ча­ния боль­нич­но­го, и про­длит­ся то ко­ли­че­ство ка­лен­дар­ных дней, на ко­то­рое день на­ча­ла от­пус­ка был сдви­нут. Так же сле­ду­ет по­сту­пить, если свя­зать­ся с ра­бот­ни­ком и узнать его планы на пе­ре­нос от­пус­ка не уда­лось.

Пред­по­ло­жим, ра­бот­ник со­би­рал­ся в от­пуск на неде­лю, но перед от­пус­ком за­бо­лел.

Перенос отпуска: когда возможен и как оформить

Что касается выплаты отпускных, то отпускные в любом случае должны быть выплачены как минимум за 3 календарных дня до начала фактического ухода в отпуск. В нашем примере — за 3 дня до 10 августа, то есть не позднее 6 августа.

Придется ли делать пересчет отпускных при болезни работника

В общем слу­чае, если ра­бот­ник за­бо­лел уже в от­пус­ке и от­пуск про­длен, пе­ре­счет де­лать не при­дет­ся. Но есть ис­клю­че­ния.

Отпускные были выплачены исходя из полной зарплаты за месяц, предшествующий отпуску, без учета дней, которые сотрудник не доработал из-за болезни. Например, работник собирался в отпуск со 2 июля. 25 июня ему были выплачены отпускные (в расчет среднего заработка была включена и полная зарплата за июнь), но с 27 июня работник взял больничный. Тогда зарплату за 27—29 июня из расчета нужно исключить. Также надо убрать при расчете исключаемые дни болезни.

Работник проболел больше месяца, и его отпуск перенесен на следующий месяц. Например, работник планировал пойти в отпуск со 2 июля, но весь июль проболел и ушел в отпуск только с 3 августа. По общему правилу отпускные должны быть пересчитаны с учетом другого расчетного периода: август 2017 г. — июль 2018 г. Поскольку законодательством этот момент не урегулирован, мы уточнили его в Роструде. Читайте ответ в ближайших номерах ГК.

Как отразить уменьшение отпускных в 6-НДФЛ

Если ра­бот­ник за­бо­лел в от­пус­ке и часть от­пус­ка пе­ре­не­се­на на дру­гое время, часть из­лишне вы­пла­чен­ных от­пуск­ных можно за­честь в счет по­со­бия по бо­лез­ни.

УФНС по г. Москве разъясняло, что если при перерасчете сумма отпускных уменьшается, то в разделе 1 уточненного расчета 6-НДФЛ за период, в котором отпускные были начислены, отражаются итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных Письмо УФНС по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940.

А вот ФНС указывала, что при перерасчете отпускных в текущем календарном году не нужно подавать уточненные расчеты 6-НДФЛ, все перерасчеты нужно сделать в текущем периоде. И это логично, ведь в разделе 1 расчета 6-НДФЛ, который заполняется нарастающим итогом с начала года, отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета Письма ФНС от 13.10.2016 № БС-4-11/19483@, от 24.05.2016 № БС-4-11/9248.

В то же время ни ФНС, ни УФНС не давали разъяснений о том, как отражать перерасчет отпускных в сторону уменьшения в разделе 2 расчета 6-НДФЛ.

Давайте разбираться. В принципе вся выплаченная работнику сумма отпускных как была его доходом, так и осталась. Только она частично превратилась в другой вид дохода — в пособие по болезни. Причем дата получения этих доходов одинаковая — день выплаты работнику подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ. И с суммы выплаченного дохода НДФЛ был удержан и своевременно перечислен в бюджет.

Кстати, срок перечисления НДФЛ с этих доходов тоже единый — не позднее последнего числа месяца, в котором выплачены отпускные и больничные п. 6 ст. 226 НК РФ.

Учитывая это, полагаем, что в разделе 2 расчета 6-НДФЛ можно показать только операцию по выплате первоначальной суммы отпускных и все.

Но чтобы по итогам года данные расчета 6-НДФЛ и справок 2-НДФЛ сходились, вам придется в справке 2-НДФЛ показать больничные, в счет которых были зачтены ранее выплаченные отпускные, как доход того месяца, когда выплачены отпускные. Даже если на самом деле зачет произошел в следующем месяце. То есть у вас будет два вида дохода:

•по коду 2012 — отпускные;

•по коду 2300 — больничные.

Предъявить претензии по поводу того, что НДФЛ неверно исчислен или не вовремя уплачен в бюджет, налоговики не смогут. То есть не смогут оштрафовать за неудержание и неуплату налога. Но есть вероятность, что они могут посчитать, что вы неверно заполнили расчет 6-НДФЛ и справку 2-НДФЛ. Поскольку доходы в виде больничных надо все-таки показывать в расчете 6-НДФЛ отдельно, причем на дату зачета излишне выплаченных отпускных в счет пособия. И, учитывая позицию московского УФНС, налоговики могут потребовать от вас уточненку, в которой нужно будет отразить уменьшение суммы отпускных после перерасчета и сумму пособия.

Штраф за недостоверные сведения в расчете 6-НДФЛ и в справке 2-НДФЛ — по 500 руб. за отчет п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3). Но и этот штраф можно оспорить. Ведь порядок заполнения справки 2-НДФЛ и раздела 2 расчета 6-НДФЛ в нашем случае никак не урегулирован — ни Порядком заполнения справки и расчета, ни разъяснениями налоговиков. А в этом случае все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогового агента п. 7 ст. 3 НК РФ.

* * *

Если отпуск полностью или частично перенесен на другой месяц, то отпускные за новый отпуск рассчитываются уже с учетом нового расчетного периода.

Перенос отпуска: когда возможен и как оформить

Друзья, не забывайте подписываться на канал и ставить лайк!