Таск- и тайм-менеджмент для дизайнера

1 March 2019

Что можно попробовать, если ни один тайм- и таск-менеджер не прижился больше чем на неделю? Когда даже покупка приложения за 10 долларов не мотивировала тебя решительно ни на что? Когда уйму времени тратишь на ленту фейсбука, а мог бы сделать что-нибудь полезное, но не помнишь что?

Таск- и тайм-менеджмент для дизайнера

1

Честно, сам никогда ничего намеренно не читал про организацию своего времени. Мысль о том, что мне нужно как-то привести в порядок и систематизировать свой день, чтобы больше успевать, резко портила мне настроение.

Конечно, попытки были. Очередная случилась около двух лет назад. В то время я активно читал блоги, одним из которых был блог Сергея Короля. Тогда он написал пост о календаре и таск-менеджере, которыми пользуется в повседневной жизни и работе, и о том, как это здорово помогает ничего не забывать.

Я вдохновился. Купил в Аппсторе за 10 долларов приложение Thing, о котором говорил Сергей. И решил, что моя жизнь изменится раз и навсегда.

Отдельно хочется сказать про удобство подобных приложений. Пользоваться ими как оперировать самого себя.

После запуска нужно зайти в определенную папку, например «Дела на сегодня», нажать плюсик, заполнить название, дату, описание и еще какие-то параметры задачи и сохранить ее. И так повторить столько раз, сколько планируешь дел на сегодня.

В моем случае на это уходило минут 30. И не потому что у меня так много дел запланировано, а из-за того что занятие было малоприятным (мучительным), я всякий раз отвлекался на что-то другое.

Таск- и тайм-менеджмент для дизайнера

Я пообещал себе составлять план каждое утро. Для этого первым делом создал ежедневное напоминание на 8:00: «Составить план на день».

Поднимался, готовил кофе в микроволновке, садился и вбивал задачи. Усердно, пункт за пунктом. Вечером отмечал, что сделал.

Меня хватило на месяц. Сначала я стал забывать составить план. Потом перестал сверяться с ним.

Таск- и тайм-менеджмент для дизайнера

До Thing я пробовал пользоваться Евернотом. До Евернота — обычным блокнотом и карандашом.

Рассматривал разные решения, но все они были очень сложными для меня.

2

Возможно, все провалы мои из-за отсутствия системы. Или из-за непонимания необходимости в ней.

Зачем вообще нужно организовывать свое время? Жить по графику, куда-то постоянно бежать, торопиться, огорчаться тому, что ничего не успеваешь. И все равно на следующий день начинать по новой.

Наверно, должна быть какая-то цель, какой-то ориентир или мотивация.

А что если этого нет?

С другой стороны, цель вряд ли вдруг всплывет уведомлением на экране телефона. И, чтобы понять, что же именно твое, нужно пробовать и перебирать варианты. Вариантов бесконечное множество, а времени нет.

Независимо от того, идешь ты к цели или только подумываешь её найти, шансы на успех невысоки. И именно отсутствие времени главная тому причина.

3

Сейчас в работе я использую два основных инструмента. Первый — это стандартное приложение Записки на Маке, где я веду ежедневный план и собираю полезные мысли и ссылки, которые могут мне понадобиться в ближайшее время.

Таск- и тайм-менеджмент для дизайнера

Принцип работы как с текстовым редактором. Ничего лишнего, форматируешь, как тебе удобно.

Но у Записок есть несколько преимуществ перед текстовыми редакторами. Простой доступ: создаешь несколько для разных целей — и все одновременно по клику будут на виду. Формат ограничен размером экрана: зайдешь за него — рискуешь что-то потерять. Да и сама идея Записок подразумевает временный характер, что хорошо отвечает задаче и помогает избежать захламления.

У меня есть отдельные записки для ежедневного плана и для каких-то важных пометок, есть специальные для каких-то идей, для важных в работе вещей (какие-то пароли и ссылки, которые я постоянно забываю).

Единственная неприятная вещь, с которой я сталкиваюсь (не только в работе с Записками, но и в целом на Маке), — это копирование текста со стилем. Всякий раз после вставки текста, обнаруживая, что у него есть свой фон, размер и цвет, я прихожу в бешенство. И это нельзя нормальным путем отключить (или можно?).

Таск- и тайм-менеджмент для дизайнера

Второй инструмент — стандартные Заметки, в которых я веду своеобразный лог всех дел. Туда попадают уже отработанные вещи из Записок. Там я могу посмотреть, что я делал в определенный день месяц назад, найти сохраненные до лучших времен ссылки и мысли.

Таск- и тайм-менеджмент для дизайнера

4

Какого-то строгого правила ведения заметок нет. Стараюсь записывать все утром либо еще дома, либо в офисе. Но зачастую пункты в план попадают гораздо позже, уже после того как я их сделал.

Обязательно заношу все целевые задачи независимо от времени, которое на них понадобится, а также какие-то обязательные нерутинные вещи, которые могут отнять у меня больше 15 минут.

Целевыми я называю задачи, которые как-то связаны с моей жизненной целью. Обязательные нерутинные — это, например, что-то пойти подписать в службу кадров или записаться к врачу. Конечно, такие дела, как обед, в план не попадают.

Еще у меня есть правило: крупные дела или задачи, которые появились у меня после обеда, я оставляю на завтра. Это освобождает от лишней суеты, паники и переживаний.

Для обозначения прогресса я использую эмодзи (чтобы вызвать панель с эмодзи на Маке, нужно зажать Сtrl+Сmd+Пробел).

✅ Выполнил, ✳️️ Начал процесс, ❎ Провал
✅ Выполнил, ✳️️ Начал процесс, ❎ Провал

✅ Выполнил, ✳️️ Начал процесс, ❎ Провалил

Если сегодня к задаче я даже не приступал, смело переношу ее на завтра и не комплексую по этому поводу. Некоторые задачи через пару дней удаляю за неактуальностью.

В конце дня я копирую то, что сделал, и вставляю в «Заметки» для истории. Часто я это делаю утром, когда формирую новый план.

Еще один важный инструмент, который мне помогает, — это Telegram, так как «Записки» есть только на ноутбуке, а идея или задача может застать меня где угодно. Я просто открываю мессенджер и пишу сам себе. А когда добираюсь до компьютера, то вижу уведомление и заношу его в «Записки» (раньше я так использовал стандартные «Сообщения», но они перестали работать у меня на компьютере).

Также я еще использую «Календарь», но в основном только для рабочих встреч. В обычной жизни я редко планирую что-то с точностью до минут.

Ну а в поездках, например, так как у меня часто нет с собой ноутбука, я использую обычный блокнот для планирования и заметок. В этом году мне подарили ежедневник Молекскин, теперь буду ездить с ним.

5

В итоге я уже четыре месяца ежедневно составляю план. И делаю это без напряга.

По ощущениям стал выполнять на 30 % больше дел в день. В основном потому, что, когда сейчас ловлю себя на том, что занимаюсь ерундой, возвращаюсь к списку и смотрю, что еще не сделал. Раньше это было невозможно, так как нужно было напрячься и попытаться вспомнить.

Очевидно стало и то, сколько всего я не успеваю сделать. Это слегка огорчает. Отчасти тут может помочь дальнейшее усовершенствование системы — сейчас она больше похожа на минимально жизнеспособный продукт (МЖП или MVP, как кому удобно). Но и так понятно, что следующий шаг после принятия системы — это работа над дисциплиной.

...

А как быть с фейсбуком? Тут я мало чем помогу. Фейсбук напоминает воду своим стремлением заполнить все доступное пространство, в нашем случае время. Поэтому чем больше времени ты занят чем-то другим, тем меньше тратишь его в фейсбуке.

Сергей Плащ

Если понравилось, подписывайтесь, ставьте лайки, делитесь ссылкой. Тогда я еще что-нибудь напишу.

facebook.com/siarhei.plashchynski
instagram.com/plashch_
t.me/planktonchallenge