Отдых не в минус. Как эффективно контролировать время сотрудников офиса, не ущемляя их право на законный отдых.

21.09.2017

Задавались ли вы когда-нибудь вопросом, при выполнении каких условий можно ждать полной отдачи в работе от команды? На первое место многие поставят уровень денежных вознаграждений, социальные гарантии, инструменты мотивации коллектива - как еще один важный элемент привлекательности рабочего места. Помимо прочего многие офисные сотрудники отмечают, что на их трудоспособность влияет еще несколько факторов: настроение, состояние физического здоровья и комфорт на рабочем месте. Под комфортом стоит понимать не только удобное кресло, большой стол, наличие обеденной комнаты и корпоративных плюшек (в прямом смысле слова). Под комфортом понимают и заботу руководства. Чтобы начальство ценило и уважало право не только на обеденный перерыв, но и одобрительно кивало, если сотрудник прокрастинирует, желая отвлечься и поймать нужное настроение для продолжения деятельности. Не многие руководители знают, что законное право для такой прокрастинации у людей есть, и прописано оно в ТК РФ. Зачем и кому это надо? Давайте разбираться.

Что предписывает трудовой кодекс?

Этот важный документ регламентирует взаимоотношения между работодателями и подчиненными. В нем черным по белому прописано право сотрудников не только на обеденный перерыв, но и на отдых от работы за компьютером. Мера эта вынужденная, врачи все чаще говорят о вреде, который наносит здоровью сидячая работа. Но зная, насколько невнимателен русский человек к своему организму, было принято решение вписать право на законные минуты отдыха в трудовой кодекс. Итак, в документе тех, кто в монитор пристально смотрит, разделили на три группы, в зависимости от сложности работы:

Группа А - чтение информации с монитора по сделанному запросу. При чем количество считываемых с монитора знаков за смену не должно превышать 6000. В этом случае сотрудник имеет право отдыхать два раза в день по 15 минут: через два часа после начала работы и перерыва на обед.

Группа Б – печатание на клавиатуре, при чем не свыше 4000 знаков за смену, с целью ввода информации. Положен перерыв в 10 минут каждый час.

Группа В — творческая работа. За компьютером сотрудник творческой профессии должен проводить не более 6 часов и отдыхать по 15 минут каждый час.

Это и с точки зрения морального здоровья - правильный подход. Часто сотрудники офисов, особенно ведущие несколько проектов, страдают от многозадачности. Гарантированные перерывы, да еще и каждый час, позволяют легко переключаться от одного пункта плана на другой с возможностью перевести дух и дать мозгу передышку. Это, в свою очередь, снижает уровень стресса, а значит сводит к минимуму конфликты и недопонимание внутри коллектива. Сплошные плюсы, казалось бы.

Всегда есть НО!

У законных перерывов, как у медали, две стороны. С одной - сотрудники сами не спешат отдыхать положенные по закону минуты, нарушая регламент работы, переутомляясь и сводя к минимуму запасы иммунитета. С другой - работодатели, которые не следят за соблюдением пунктов ТК, рискуют получить административное взыскание и положить немало сил на урегулирование конфликтов. Если опустить риторику на тему, план действий получится следующий:

  • Разработать внутренние документы (приказы), регламентирующие перерывы для каждой группы (А,Б,В);
  • Обозначить в документе, какие меры будут предприниматься в случае нарушения регламента.
  • Определить временной порог, после которого за нарушение регламента грозит взыскание. Либо пересмотреть форму оплаты труда - каждая минута опоздания остается неоплаченной.
  • Ознакомить сотрудников с документом под личную роспись.

А теперь переходим к самому интересному: как контролировать, отдыхают ли сотрудники от работы за компьютером? Даже если в офисе есть система турникетов и магнитных карт, не факт, что в свой перерыв сотрудник решит прогуляться. И если в качестве отдыха он выберет вариант с просмотром видеороликов и не заметит, что прошло больше положенных 10-15 минут? Ответ на эти вопросы есть, IT индустрия давно и плотно работает над созданием систем мониторинга. Работа тайм-трекеров незаметна, но позволяет получить четкую картинку рабочего дня каждого сотрудника, вплоть до секунды. Когда пришел/во сколько отлучился от компьютера/сколько часов отработал в профильных программах.

Выбираем тайм-трекер

Если вопрос касается демократичного мониторинга, важно, чтобы сотрудники были уведомлены о том, что вводится новая система учета рабочего времени. Есть тайм-трекеры, которые фиксируют все манипуляции, вплоть до фото/видеоконтроля рабочего стола. Это может вызвать недовольство у коллектива, а для некоторых сотрудников стать решающим фактором для смены работы. Уважать личное пространство важно, даже когда вопрос касается жизни офисной, помните о безопасности. При выборе программного продукта стоит обратить особое внимание на легкость установки/настройки/использования. Важно, чтобы служба поддержки была готова отреагировать на запросы компании или отдела и “заточить” продукт для нужд конкретного коллектива. Это позволит быстрее реагировать на происходящие изменения и колебания шкалы эффективности. Кроме того, руководству перед установкой тайм-трекера стоит понять суть задачи: она заключается в том, чтобы НАКАЗАТЬ за нарушения или ОПТИМИЗИРОВАТЬ процессы по результатам мониторинга?

Если ваш вариант - второй, тогда обратите внимание на программу учета рабочего времени CroroTime. При запуске компьютера программа “просыпается” и начинает работать незаметно для сотрудника. Широкий функционал можно настроить под каждого сотрудника, установить особые условия мониторинга, опираясь на специфику его деятельности.

CrocoTime позволяет увидеть фотографию рабочего дня для каждого сотрудника.

Программа автоматически составляет табели, что значительно упрощает работу. Кроме того, система формирует и отправляет на электронный адрес руководителя сообщения о нарушениях регламента.

Только тогда, когда фотография рабочего дня по каждому сотруднику оперативно поступает руководителю, можно вовремя скорректировать подходы к организации труда. Понять, какие условия необходимо создать, чтобы подчиненные не пренебрегали законным правом на отдых. Кроме того, отчеты открывают возможность проанализировать работу всей команды, выявить лидеров направлений/ответственных исполнителей и тех, кому необходимо повышать квалификацию и пройти дополнительное обучение. Это будет еще одним рычагом мотивации коллектива.

При таком, комплексном, подходе - удастся подобрать индивидуальную схему работы и, не нарушая условий ТК, найти баланс между трудом и отдыхом.