Как вести учёт налички в бизнесе и не свихнуться

10.02.2018

В управленческом учёте есть такой отчёт «Отчёт о движении денег» — он помогает сводить актуальные остатки, и видеть собственнику, куда ушли, и, откуда пришли деньги.

В связке с платёжным календарём и другими отчётами это помогает правильно составлять бюджеты. Но об этом чуть позже.

Уже месяц как я работаю в Нескучных финансах. Я помогаю предпринимателям внедрять управленческий учёт, и четко понимать, как работает их бизнес с точки зрения финансов.

В целом работа над проектом по внедрению управленческого учёта всегда разбивается на несколько этапов. Один из которых, как раз собрать отчёт о движении денег.

Если в ситуации с расчётным счётом все более-менее понятно: можно настроить нужные справочники в 1с и забирать цифры для отчета оттуда. В крайнем случае можно сесть и разнести банковские выписки и платежные поручения руками.

С наличкой ситуация сложнее. Если расчётных счетов немного, то наличка может жить на каком-то бесконечном количестве носителей — может быть пять карт, два сейфа, и ещё что-то под матрасом лежит.

Если в случае с расчетными счетами банк сам хранит данные, то в учёте налички всё зачастую завязано на человеческом факторе и дисциплине — не записал выдачу наличных или оплату наличным — вспоминай где деньги.

Пока я работал над проектами, встретил несколько ошибок, которые сильно тормозят работу. Так что давайте разберёмся — как с этим жить и вести учёт налички правильно.

Корпоративные деньги на личных картах

Довольно частая история, когда деньги из бизнеса выводятся на личные карты. Это чревато тем, что, когда деньги лежат на личной карте, личные деньги слипаюстся с корпоративными.

Вечером, когда ты садишься разносить операции по статьям, в интернет-банке смешаны в кучу, твоя оплата обеда, покупка одежды детям и кофе в офис. Операций может быть десятки — и очень легко запутаться и забыть, когда ты брал что-то в офис и на компанию из корпоративных денег, а когда из личных. В результате можно легко ошибиться и записать в движение по компании, то что было личным и наоборот.

Вторая проблема здесь, скорее личного плана. Когда на карте лежат корпоративные деньги в кучу с личными — велик соблазн потратить не свои деньги.

Совет:
Под корпоративную наличку заводить отдельную карту. Чтобы операции по ней проходили только те, которые касаются организации.
Так будет проще переносить данные по тратам в отчёт, легко сверять на опечатки и быстро находить ошибки в записи, если они возникли.

Неправильное отражение «перевода со счёта в наличку»

Как правило, все операции в отчёте о движении денег сводятся к трём видам деятельности — операционная, инвестиционная и финансовая.

Когда, вы выводите деньги со счёта в наличку — это не операция. В этот момент денег в компании не становится ни больше не меньше — поэтому на такие случаи, есть строчка «Перевод со счёта (выбытие)» и Вход в наличку (поступление). Это технические операции необходимые для корректного расчета остатков на расчётнике и в наличке. Они не влияют на движение денег, но влияют на остатки на расчётных счетах.

Самая популярная ошибка здесь, когда с расчётного счёта вышло больше — а в кассу зашло меньше.

На самом деле операции «Перевод со счета (выбытие)» и «Вход в наличку (поступления) должны быть равны. Но часто, по ошибке комиссии за вывод налички вписывают в эти операции.

В результате чего со счета ушло 10 000₽, а в наличку вошло 9 000₽

Для корректировки таких ситуаций есть статья „Комиссия за наличные“ — она относится к операционной деятельности. так как влияет на движение денег.

Правильно записать так, если комиссию считаем выбытием с расчётного счёта:

Кроме того, часто встречается ошибка, когда оплату наличными включают в статью „Вход в наличку“ — вместо того, чтобы разнести её по конкретной статье „оплата от клиента“ — в таком случае, в конце месяца в сводном ДДС видно, что денег в кассу зашло больше, чем вышло с расчётного счёта.

Совет: Будьте внимательнее!
В результате, когда построите сводный ОДДС по компании и всем счетам — у вас правильно сойдутся остатки.

Несколько ответственных и отсутствие договоренностей
Тоже один из проблемных моментов, когда за наличку отвечает сразу несколько человек.

Часто это заканчивается тем, что некоторые вообще не знают, что у них есть корпоративные деньги или в случае, когда нужно сводить отчётность, нет доступа к движению по конкретному кошельку, или ответственный забыл их зафиксировать.

Совет:
Договоритесь с коллегами, что играете по одинаковым правилам. Что те, у кого есть доступ к кошельку, сейфу, или какой-то части наличных денег обязаны отчитываться за них в конце дня
Иначе разбор полётов, и попытки разобраться „где деньги“ будут съедать больше времени, чем корректное ведение учёта..

Отсутствие ежедневной фиксации

Ещё одна проблема, когда движения по кассе фиксируются от случая к случаю, а не каждый день. Потом когда, приходит время разнести операции их уже так много, что вникать в каждую уже просто лень, и тут возможны ошибки, когда не хочется думать и цифры переносятся только ради того, чтобы свести остаток.

В результате, остатки показываются верно, а само движение по статьям далеко от реальности — из-за подобных ошибок, в дальнейшем может произойти неправильное распределение бюджетов.

В таком случае придётся тратить время на то, чтобы сверять руками операции за последние пол-года. Только таким способом будет реально выяснить, по каким статьям были такие аномальные сдвиги. А это может занимать до недели работы, так как операций может быть больше тысячи.

Совет:
Заведите привычку переносить данные по операциям в движении денег в конце дня и сверять остаток, который показывает ДДС с тем, который по факту лежит в сейфе или на карте.
Это поможет быстро выявлять ошибки и опечатки и сэкономит время в будущем. Так как найти опечатки — самое сложное, что может случится при проверке отчёта ДДС.

Запомните:

— Храните корпоративные деньги отдельно от личных.

— Внимательно относитесь, к отражению операций по выходу с расчётного счёта и поступлению в наличку — они должны совпадать.

— Заведите привычку переносить операции в конце дня и не откладывать на потом.

— Если за разные кошельки ответственны разные люди договоритесь с ними, как будете фиксировать движения по картам.

Если вы хотите только начать внедрять управленческий учёт, почитайте статьи коллег о том, как начать учёт финансов или подпишитесь на базовый курс по финансам.

Пользуйтесь нашим отчётом о движении денег, чтобы быстрее начать вести его правильно.