23 способа существенной экономии времени дома и на работе или Партизанский тайм-менеджмент

Для экономии Вашего времени эта статья без вводной части. Читайте 23 практических совета по экономии времени немедля:

  • Проверьте «детализацию».

Когда со счета вашего мобильного телефона неожиданно списались деньги – вы смотрите детализацию списаний в мобильном приложении или в личном кабинете на сайте. Если вам не хватает заработанных денег до конца месяца – вы проверяете свои расходы. Логично поступать тем же способом и со временем. В настоящий момент составить «детализацию» своих временных расходов проще простого: существуют десятки мобильных приложений, в которых вам необходимо лишь нажать кнопку выбора активности или «пассивности». Составив такую «детализацию» за 1-2 недели, вы удивитесь, что просмотр почты занимает в день не 1 минуту, как вы думали, а целых 40, а просмотр новостей растягивается на 2 часа. Определите, на что вам жалко столько времени из «расходных статей» и сократите их до разумных пределов. Например, установкой таймеров обратных отсчетов или будильников.

  • Визуализируйте время.

Время течет незаметно для человеческого организма – мы, в отличие от цветов, не чувствуем, что пора «открываться» солнцу или «закрываться» на вечер. Именно поэтому подавляющему большинству нужны будильники, чтобы вовремя проснуться. Незаметность времени – это краеугольный фактор того, что мы его упускаем. Сделайте время заметным – визуализируйте его! Обычных часов здесь недостаточно – вы уже давно их не замечаете. Заведите себе часы с боем, которые будут отбивать каждый час и полчаса, чтобы вы обращали на них внимание и вовремя спохватывались: «Уже полчаса же прошло!». Не представляйте только себе старинные бабушкины часы с колоколом или кукушкой, которые будут заставлять вздрагивать весь дом – сейчас промышленность предлагает и деликатные, и нежные, и мелодичные электронные решения. Это могут быть наручные часы с сигналом, приложение на телефоне или компьютере. Главное, чтобы вы постоянно чувствовали ход времени.

  • Ставьте «напоминалки».

Большой кусок «временного пирога» у нас отъедают действия, которые мы выполняем несвоевременно. Бывает, что сидишь – вроде делать нечего, тратишь его зря, а под вечер вспоминаешь, что отчет-то не написан. Электронные напоминания позволяют делать необходимые дела своевременно, что очень важно для экономии времени. Например, на сон.

  • Ставьте будильник «на сон».

Обязательно ставьте будильник, который будет показывать вам, когда пора спать. Сидеть за компьютером/планшетом/телефоном до 4 часов ночи, а в 7 утра пытаться подняться на работу – не лучшее начало дня. В результате вы часто теряете утренние часы на «раскачку».

  • Ставьте будильник «на телевизор» и «на интернет».

Если вы вычислили, что сидение перед телевизором или в интернете по вечерам – ваш главный пожиратель времени – ограничивайте будильником и их. После срабатывания будильника бросайте отдыхать и переходите к делам, которые нужно сделать.

  • Бросайте курить.

Курение, кроме здоровья, отнимает еще и время. Необходимость дойти до специально отведенного места, там покурить, а потом вернуться уже тратит существенный ресурс каждый день, но к этому нужно добавить и еще разговоры в курилке, которые бывает сложно прервать, так как подходят новые и новые люди.

  • Отключите все оповещения всех приложений и программ.

Почтовая программа, «Телеграмм», WhatsApp и т.п. не имеют права вас беспокоить. Почту вы проверяете в 9:00, 11:00, 13:00 и т.д., а не по прихоти отправителей. Отвечаете на мессенджи «Как дела?» и «Чего делаешь?» в рабочих перерывах. Такой подход очень помогает в высвобождении временных ресурсов, т.к. постоянное переключение с дела/отдыха на дело/отдых вызывает повышенную утомляемость и необходимость вновь тратить время, чтобы сосредоточиться на задаче. Например, вам нужно 15 минут, чтобы написать отчет, 20 минут, чтобы решить срочный вопрос с друзьями по мессенджеру («Куда сегодня идем вечером?») и 15 минут, чтобы разобрать почту. 15+20+15=50 минут. Это если делать последовательно. Параллельно решая эти задачи («Что я там писал последнее? О чем я хотел сказать? Что в этом письме написано?») вы потратите от 1,5 часов до 2. Оно вам надо?

  • Имейте при себе дела для «очереди».

В своей жизни мы довольно часто сталкиваемся с бессмысленными ожиданиями. Это может быть очередь в супермаркете, ожидание автобуса и т.д. В такие минуты мы чаще всего стараемся как-то убить время. Запускаем игрушку на телефоне или разглядываем ленты новостей. Но, наверняка, у вас есть важные задачи, которые можно решить и в этот момент. Написать письмо, позвонить и договориться о встрече, почитать дано отложенную в закладки запылившуюся статью. Составляйте списки дел, которые можно выполнить в неожиданно возникшее ожидание, вы увидите какие громадные ресурсы времени у вас появятся.

  • Не тратьте время на переживания по поводу неудач.

Если вы вместо вдумчивого анализа причин и составления плана преодоления последствий неудачи просто бессмысленно переживаете, пытаетесь оправдаться перед собой или ищите на кого свалить вину, то постарайтесь хотя бы сократить это время до минимума. Найдите то, что лично вам помогает отвлечься от грустных мыслей, и начинаете заниматься этим побыстрее с первых минут переживаний. В крайнем случае действуйте, согласно мудрому правилу девушек: «Обида на весь мир? Хочется орать, плакать, бить посуду? Хочется бросить все? Главное: не запускай себя – иди на фитнес качать ж..у! Потому что проблемы уйдут, а запущенная жирная ж..а останется».

  • Определяйтесь с вечера с главными задачами на завтра.

Не обязательно (но очень желательно) их даже записать. НО, главных задач не должно быть очень много. Ночью мозг их проанализирует и подскажет пути наиболее быстрого их решения. Это гораздо продуктивнее, чем пытаться определить, что же сегодня важно и как это сделать в спешке рабочего дня.

  • Не тратьте время на ежедневники, если они вам не помогают.

Ведение ежедневников – это ваше право, а не обязанность. Если вы не видите реальных улучшений вашего тайм-менеджмента, то значит вы его только ухудшаете, расходуя время на ведение записей. Если дела вы все-равно забываете выполнять, бесконечно переносите их со дня на день и все-равно забываете ежедневник дома, то какой смысл тратить время на его заполнение – ищите другие пути влияния на себя – их великое множество. Мы обязательно расскажем о них в наших следующих статьях.

  • Найдите причину нежелания.

Если вы не осознаете причину, по которой вам не хочется выполнять задачу – вы будете бесполезно тратить время и постоянно ее откладывать. «Зависшее» дело необходимо проанализировать на предмет «Почему я не хочу это делать? Чего я боюсь? Что мне не нравиться?». Осознав причину – вы выполните дело гораздо быстрее.

  • Отложите ненужные дела. Навсегда.

Почаще задавайте себе вопрос: «Произойдет ли что-то страшное, неприятное и ужасное, если я этого не сделаю?». Если ответ отрицательный, то какой смысл тратить на задачу время?

  • Экономьте время, используя чужой опыт.

Если вы собираетесь делать ремонт в квартире, то имеет смысл найти среди друзей и знакомых тех, кто недавно его закончил. Если вы покупаете ноутбук, то лучше обратиться к знакомому компьютерщику. Если вы первый раз оформляете договор с клиентом – обратитесь к тому, кто это уже делал. Если вы столкнулись с трудной жизненной ситуацией – не стесняйтесь обратиться за советом к друзьям. Набивая шишки самостоятельно мы тратим не только лишние деньги (которые можно заработать), но и драгоценное время (которое восстановить невозможно).

  • Начните с того, что принесет наибольший «выхлоп».

Почти всегда в вашем списке задач есть такая, которая принесет наибольшую выгоду. Сделав ее вы получите самые большие «дивиденды». Начните с нее – она может сделать часть остальных задач неактуальными и сэкономить вам время. Тоже самое в крупном проекте: беритесь за его самую «высокодоходную» часть – остальные могут уже и не потребоваться.

  • Называйте и раскладывайте папки и файлы на компьютере СРАЗУ.

Огромные временные ресурсы мы ежедневно тратим на поиск нужного файла на компьютере (на флэшке, в облаке). Причина в том, что в спешке мы не хотим потратить несколько секунд на то, чтобы положить файл в нужную папку, правильно его назвать и удалить ненужные копии. Позже мы тратим до часа рабочего времени на поиски среди файлов Документ1.doc, Документ19.doc, Документ19 (копия).doc Аналогичная ситуация и с фотографиями. Мешанина из папок DCIM1, DCIM2, DCIM01, Новая папка (1), Новая папка (6) становится непреодолимой проблемой в поиске последних фотографий с отпуска или деловой поездки. Возьмите за правило складывать и называть папки и файлы сразу как нужно, и вы поразитесь сколько времени у вас появится.

  • Все, что могут сделать другие – отдайте другим. Не жадничайте.

Если хочешь, чтобы было сделано хорошо – сделай сам. Но если другие могут сделать не менее хорошо, почему бы не перепоручить задачу им? Возможно, разложить бумажные документы по 100 папкам в правильной последовательности может и студент-практикант, а вы пока займетесь более важными делами и освободите себе дополнительное время.

  • Конвертируйте деньги во время.

Если у вас достаточно денег, но недостаточно времени, то современная инфраструктура позволяет конвертировать деньги во время. Вам могут доставить продукты из любого супермаркета, можно нанять специалистов для уборки дома, вызвать службу доставки, чтобы передать посылку в течение дня. Возможно в вашей ситуации, имеет смысл заплатить за время – ваш самый драгоценный ресурс. Часто услуги стоят недорого, а экономия времени существенная.

  • Составляйте chek-листы.

Раз и навсегда напишите себе необходимые chek-листы. «Заключение договора», «Планирование новогоднего корпоратива», «Сборы в отпуск», «Сборы на рыбалку», «Взять на прогулку с ребенком». Эти записи лучше хранить на телефоне в электронном виде. Время на вспоминание и бессмысленное метание по квартире или офису испариться, как страшный сон. Chek-листы должны быть на все: на покупки в магазине, на процесс переезда и т.д. Они очень серьезно экономят время – попробуйте!

  • Каждой вещи – свое место.

Бывает очень трудно следовать этому принципу. Кто-то органически не может жить без «творческого беспорядка». Но если чуть-чуть поднапрячься и положить вещь на место сразу вам не сложно – возьмите это за правило, и экономьте время на поисках.

  • Подписывайте все.

Подписывайте, подписывайте, подписывайте все! Каждую обувную коробку в шкафу (что там лежит), каждый даже прозрачный чехол для одежды (что в нем за костюм или пальто), каждый контейнер в холодильнике (он запотеет, и что в нем будет не видно), каждую коробку в кладовке, каждую папку с документами, каждый DVD-диск, каждую банку и бутылку на кухне. Перестаньте тратить время на то, чтобы вспомнить оливковое это масло или уксус, корица это или перец, эта коробка с порошками или с мылом, босоножки в оранжевой коробке или серой, договора по цементу в красной папке или зеленой. Подпишите – это бесплатно.

  • Купите ящик для инструментов не для инструментов.

Почему вы решили, что ящики для инструментов подходят только для инструментов? В них можно аккуратно уложить все, что угодно. У вас на семью требуется гигантская аптечка, которая разбросана по полкам в шкафу? Купите для нее ящик для инструментов и сложите туда все лекарства (не забудьте только пометить его красным крестом со всех сторон). Канцтовары, бейджи, ключи от помещений офиса, вязание, кисти/краски, косметику, фен с бигуди и плойкой, мелочи для похода, велосипедные запчасти и ключи, микрофоны с проводами, компьютерные примочки и т.д. Сложите валяющиеся вещи в ящик с отделениями и подпишите его. Теперь вам не нужно тратить лишнее время на поиски и начало работы. Ящики стоят дешево, а выгода по времени существенная.

  • Не позволяйте вещам тратить ваше время.

Если ваш телефон «глючит», тормозя ваши задачи – купите новый. Если замок заедает, и вы по полчаса ковыряетесь в нем перед в ходом в квартиру – замените его или отремонтируйте, если лампочка долго загорается и приходится ждать – замените ее на диодную. Проследите, какие вещи из-за своей неисправности или старости тормозят решение ваших задач в офисе и дома и немедленно ликвидируйте эти потери. Не терпите.

Итак, временные ресурсы мы освободили. О том, как их грамотно тратить читайте в наших следующих публикациях. А этой статьей поделитесь со своими друзьями и коллегами – помогите им стать эффективнее! А еще подписывайтесь на нашу группу "В Контакте" , чтобы не пропустить новые выпуски.

По материалам сайта 23vek.ru