Чек-лист: переходим на онлайн-кассы и новые правила торговли

13.06.2017
Алексей Баров, генеральный директор компании «Платформа ОФД»

Буквально через две недели с небольшим вся действующая на данный момент кассовая техника обязана перейти в режим онлайн-передачи данных в налоговую службу. По данным ФНС, уже более шестисот тысяч касс работают по новым правилам. Однако до 1 июля 2017 года предстоит вывести в режим online еще столько же ККТ. Что нужно сделать, чтобы подготовить свой бизнес к изменившимся условиям торговли? Рассказывает генеральный директор оператора фискальных данных «Платформа ОФД» Алексей Баров.

Шаг 1. Проверьте, переходите ли вы на онлайн-кассы и ОФД, и когда

График перехода на онлайн-передачу данных с ККТ такой:

• с 1 июля 2017 г. вся ранее зарегистрированная кассовая техника должна соответствовать ФЗ-54 и работать по новым правилам, но от этой обязанности пока освобождены плательщики ЕНВД (Единый налог на вмененный доход), ПСН (патентная система налогообложения), а также предприниматели и предприятия, оказывающие услуги населению;

• с 1 июля 2018 г. работа с онлайн-кассами затрагивает в том числе ЕНВД, ПСН и сферу услуг.

При этом есть исключения для предпринимателей, которые занимаются оказанием ряда бытовых услуг (ремонт обуви, изготовление ключей и другие отдельные виды деятельности), продажей на выставках и ярмарках выходного дня. Они освобождены от использования касс. Список исключений подробно изложен в статье 2 того же ФЗ-54.

Отдельное внимание особенностям применения касс нужно обратить также бизнесу, работающему в труднодоступных и малонаселенных местностях. В различных субъектах приняты законодательные акты, разрешающие на отдельных территориях работать без обязательной передачи данных с ККТ операторам фискальных данных. В каждом регионе свой список таких местностей.

Шаг 2. Разберитесь с терминологией

Изучите новые термины и сокращения, используемые в теме онлайн-касс.

Онлайн-касса – это кассовый аппарат, который соответствует новым требованиям. Работает онлайн-касса так. После совершения покупки покупателем, касса создает транзакцию и направляет ее в фискальный накопитель. Фискальный накопитель сохраняет чек, подписывает его фискальным признаком и отправляет данные на сервера ОФД. Он создает ответный фискальный признак, который высылает обратно ККТ и передает данные о расчетах в налоговую. Вся цепочка действий занимает несколько секунд. После этого покупатель получает бумажный и электронный чек (присылается на электронную почту или абонентский номер). Эти чеки содержат QR-код и ссылку, которые покупатель может использовать для проверки чека.

ОФД – оператор фискальных данных. Это специализированная компания, которая уполномочена принимать данные с кассового аппарата, хранить их и передавать налоговикам. У ОФД обязательно должна быть лицензия от ФСТЭК и Роскомнадзора. Потому что именно ОФД отвечает за сохранность и конфиденциальности данных, полученных с кассового аппарата.

КЭП – это усиленная квалифицированная электронная подпись. Она нужна для регистрации кассы в личном кабинете ФНС и для подписания договора с ОФД.

Фискальный накопитель - устройство, предназначенное для шифрования, защиты и передачи фискальных данных. Фискальный накопитель хранит в некорректируемом виде сведения о расчетах, которые проводит ККТ, и передают информацию на ККТ, которая, в свою очередь, отправляет информацию в ФНС. Фискальный накопитель является более современным и многофункциональным аналогом электронной кассовой ленты защищенной (ЭКЛЗ).

Не забывайте, что в цепочке передачи данных с кассы в ФНС обязательным звеном является ОФД, и вся информация, которая передается налоговикам, зашифрована.

Шаг 3. Получите КЭП

Кроме того, что КЭП нужна для регистрации аппарата в ФНС и заключения договора с ОФД, она будет использоваться для электронного документооборота с оператором.

КЭП должна быть выпущена либо на руководителя организации, либо на лицо, имеющее право подписывать документы без доверенности (согласно данным ЕГРЮЛ).

Некоторые ОФД предлагают услугу получения квалифицированных электронных подписей вместе с основной услугой.

Шаг 4. Выберите оператора фискальных данных

Перед началом работы с онлайн-кассами надо заключить договор с одним из ОФД. Всего их десять. Перед тем, как подключиться к ОФД, подумайте над условиями, которые предлагает оператор.

На что обратить внимание при заключении договора:

• Есть ли у оператора лицензия от ФСТЭК и Роскомнадзора;

• Какие возможности личного кабинета ОФД;

• Какие дополнительные услуги дает ОФД (КЭП и т.д.)

• Какие тарифы на SMS-отправку чеков и email (отправка SMS и email обязательна по требованию покупателя);

• Есть ли возможность заключить договор на срок меньше года, на месяцы и дни;

• Какие возможности добавления разных касс и можно ли для них выбирать отдельные тарифы.

Средняя рыночная стоимость годового обслуживания у разных операторов примерно одинакова и составляет около 3000 рублей в год за каждый кассовый аппарат. Добросовестные операторы уточняют, что началом действия тарифного плана (и отсчета для взимания средств) считается дата первого чека.

Как правило, подключение к ОФД осуществляется без визита к оператору. Достаточно зайти на сайт, присоединиться к стандартному договору-оферте, подключить ККТ и выбрать один из предлагаемых тарифов.

Шаг 5. Проверьте, нужно ли покупать новый кассовый аппарат

Многие из современных кассовых аппаратов можно модернизировать до уровня требований 54-ФЗ.

Узнать о возможности модернизировать ККТ можно, поискав нужную модель кассы на портале ФНС «Новый порядок применения ККТ» в разделе «Проверить ККТ», или в блоке «Возможность модернизации вашей ККТ».

Какая организация уполномочена модернизировать ККТ, можно узнать у производителя кассы. Или спросить у себя в налоговой инспекции.

Если модель кассы модернизировать нельзя, то ее нужно снять с учета. И купить новую, которая соответствует новым требованиям.

Шаг 6. Зарегистрируйте кассовый аппарат

Кассовый аппарат необходимо настроить на работу с ОФД и зарегистрировать. И это главное. Процесс регистрации выглядит таким образом:

• Сначала в ФНС получить регистрационный номер ККТ, введя необходимые данные в Личном кабинете ФНС.

• Указать этот номер и другие настройки в кассовом аппарате. Потом сформировать отчет о фискализации ККТ, который надо снова передать в ФНС (указать в Личном кабинете ФНС) и получить карту о регистрации ККТ.

• Затем нужно завершить процесс регистрации в Личном кабинете ФНС с использованием данных карты, а кассу – добавить в Личный кабинет ОФД.

Лишь после этого вы сможете полноценно работать с онлайн-кассой. Однако во избежание лишних проблем, не забывайте следовать инструкциям и видео по работе с ОФД и онлайн-кассами на сайте оператора фискальных данных и производителя кассовой техники.