Приветствуем, Читатель!
Вводная
Чтобы не испытывать регулярных проблем, нужен хороший инструмент. Сегодня дадим Вам такой в области графика работы для Отдела продаж.
Зачем нужно столько внимания?
У многих будет вопрос: зачем прям вот столько внимания простой таблице. Что там такого? Что может стоять за простой таблицей?
✅ График составляется на основе загруженности: нельзя просто так ставить галочки напротив различных дат. У Вас есть пиковые часы нагрузки (когда наступает пиковая активность потенциальных Клиентов), пиковые дни (больше всего встреч), соответственно - правильно составленный график позволит не потерять лиды и качественно отработать спрос
✅ Система управления: именно через качественную работу с графиком Вы можете правильно дозировать нагрузки на различных сотрудников, производить правильное усиление пиковых дней, планировать обучение и многое другое
✅ Трудовая дисциплина: всегда будут попытки манипулировать, получить выходные именно в выходные дни и многое другое. А также: манипулировать тем, что не знает, что мол во сколько нужно было выйти и так далее. Трудовая дисциплина - признак профессионала.
Кто отвечает за контроль?
Вот здесь у бизнеса тоже много вопросов: кому лучше всего доверить данный инструмент? Кто сможет обладать нужной информацией для контроля? Разберемся.
Лучше всего: младший контроль
Речь идет про супервайзеров, старших специалистов, руководителей групп.
Именно данные сотрудники обладают самой оперативной информацией (болезни, отпуска, один день на отпуск и прочее), напрямую заинтересованы в том, чтобы у них было достаточно людей для того, чтобы достигать целевых показателей, а также: запрашивать у своих коллег-руководителей сотрудников в помощь.
Единственная проблема в том, что их подчиненные могут манипулировать ими, тем самым нарушая предоставленную систему. За этим нужно следить.
Крайний случай: руководитель отдела
Это действительно крайний случай, потому что у руководителя достаточно проблем и задач, у него нет на руках достаточной информации для принятия управленческих решений.
Будут чаще возникать конфликтные ситуации, где будет приниматься жесткое решение, которые повысит градус напряжения.
Понятно, что полную ответственность за недостаток людей на смене будет нести руководитель отдела, но поверьте: РОПу есть чем заняться и что проконтролировать.
Никогда не отдавайте график на откуп сотрудникам!
Самое распространенное решение со стороны отечественных компаний. Но Вы получаете такое количество рисков, что инструментов становится просто невозможно управлять:
➜ Никогда нет виноватого
➜ Нет жесткого слова: все всегда будут использовать право, что все равны
➜ Будут забывать вовремя заполнять
➜ Править документ будут абсолютно все
Еще раз: риски велики со стороны руководителей. Не стоит использовать такой подход, только как временное решение.
Инструмент
Лучше всего использовать Google-таблицу, вот почему:
➤ Доступ с любого устройства: можно внести изменения в любой момент
➤ Гибкие права редактирования: кому-то только просмотров, кто-то только комментирование, кто-то - на редактирование
➤ Самое ключевое: наглядная история изменений! В любой момент можно посмотреть, когда и какие правки вносились
Конечное решение - за Вами! Мы даем конкретные рекомендации в сторону конкретного инструмента.
Полезные элементы в рамках Google-таблицы
Естественно, что просто таблицы будет недостаточно, нужны некоторые важные дополнения:
✅ Формулы количества сотрудников в конкретные дни: если у Вас есть различные варианты старта рабочего времени, то сделайте формулу, которая будет автоматически считать на основе указываемых данных, а также примените условное форматирование, чтобы количество сотрудников сразу выделялось. Например: красное - недостаточное количество, желтое - нужен еще один сотрудник
✅ Цветовые обозначения: применяйте условное форматирование в том числе для различных обстоятельств: оплачиваемый отпуск, за свой счет, больничный. Так будет намного легче ориентироваться в текущем положении дел
✅ Краткая версия регламента (ключевые позиции): опишите внутри таблицы самые ключевые позиции, а также дайте ссылку на полную версию документа
Регламент
Ну куда же без регламента, он обязательно нужен для того, чтобы не возникало спорных ситуаций, а также вопросов по тому, что именно нужно указывать и в каких ситуациях.
Перечислим ключевые элементы:
✅ Кто отвечает: наименование должности и доступные контакты
✅ Права доступа: пропишите конкретные группы сотрудников, и что они могут делать в графике, а также - что должны делать
✅ Согласование изменений: запомните, что нельзя вот просто так внести изменения в график. Нужно оповещать ответственного за график
✅ Контроль количества сотрудников: обязательно опишите действия коллектива и ответственного, если недостаточно сотрудников и не получается достигнуть согласия мирным путем
✅ Пиковые дни: выделяйте те дни в графике, в которые ожидается повышенный поток обращений. В эти дни действуют другие правила, сотрудники должны это четко видеть
Итог
Применяя такую схему, Вы снимите с себя большой пласт головной боли и кадровых проблем. А сотрудники будут четко понимать, как работать и действовать.