Новый подход к эффективной работе

16.11.2017

Дмитрий Грачев

Часто люди жалуются, что у них нет времени. На самом деле времени у нас больше, чем достаточно, просто мы не умеем его правильно использовать. Это все равно, что услышать от рыбы «Извините, у меня нет воды». Секрет кроется в его организации. На эту тему написаны миллионы статей, но они достаточно поверхностные и не дают ответа на главный вопрос: Почему?

Особенности работы мозга

У человека за принятие решений и организация отвечают две части мозга – лимбическая система и неокортекс. Лимбическая система очень древняя, она действует за счет стимулов. Неокортекст система молодая и более рациональная.

Представим, что лимбическая система – это слон, а неокортекс наездник. Когда слон большой и сильный, а наездник маленький, то ему сложно управлять слоном, и он идет куда хочет. Слон играет в компьютерные игры, смотрит мемасы, часами общается в социальных сетях и по телефону,

Сложность задачи мы определяем по силе сопротивления слона. Если задача очень неприятная, трудозатратная или очень большая, слон может отказаться ее выполнять. Например, вы жутко не любите звонить по телефону, а тут начальник просит Вас связаться с поставщиком и уточнить у него детали. Слон начинает реветь и встает на дыбы.

Чтобы наездник мог укротить слона, нужно чтобы слон не пугался препятствия. Разбейте большую задачу на несколько маленьких. Придумайте себе небольшое поощрение за выполнение каждой маленькой задачи.

Три причины почему мы не успеваем

1) Низкая эффективность. Когда-нибудь задумывались что за этим скрывается? Забитый штамп, за которым непонятно что скрывается. Давайте разберемся.

У нас есть два критерия при выполнении задачи: эффективность и целесообразность.

Эффективность – это на сколько мы умеем распоряжаться ресурсами: временем, деньгами, материальными ценностями.

Целесообразность показывает на сколько это действие ведет нас к желаемому результату.

Целесообразность связана с креативностью. Нужно не побояться выдвигать смелые идеи и решения, главное воплощать их в жизнь. Можно быть очень хорошо организованным исполнителем, а можно быть креативным сотрудником, но так и прожить в мечтах всю жизнь.

Креатив – это всегда создание чего-то нового, так же, как и при освоении новых предметов, на это мозг тратит колоссальные усилия.

Представьте себе, как учились ездить на автомобиле, а пешеходы могут представить осваивали новую компьютерную программу. Первое время вы напряжены и сосредоточены, чтобы сделать все правильно и нигде не ошибиться, а под конец занятия очень устаете от напряжения.

Постепенно, как выполнение этих операций доходит до автоматизма, энергии затрачивается все меньше и меньше.

Отсюда формула:

Эффективность = креативность Х порядок

Вся рутина должна быть доведена до автоматизма, чтобы не отвлекать от главного – от творческих задач.

2) Слишком много дел

Возможно, дел действительно много, но дела не появляются сами по себе из воздуха. Дела возникают в результате обещаний кому-либо: себе, семье, коллегам, начальнику, друзьям. Одни обязательства порождают другие, возникают цепочки обязательств.

Если у Вас много, значим Вы много чего пообещали.

Когда дел слишком много, то нужно ранжировать дела по значимости обещаний. Здесь индивидуально, для кого-то на первом месте семья, а для другого работа. В любом случае, от части обязательств придется отказаться, а новые обязательства контролировать. Лучше научиться отказывать, чем брать на себя обязательства, которые не выполнишь.

3) Мало времени на работу

Если Вы работаете эффективно, а времени действительно мало, то нужно поговорить об увеличении срока. Если это аргументировать, то Вам пойдут на встречу.

Другое дело, когда мы садимся готовиться к экзамену, делать презентацию для выступления или писать статью в самый последний момент. Здесь уже дело в распределении задач. Об этом речь пойдет в другой статье.

Повышаем эффективность с помощью системы

Для того, чтобы решить три вышеописанные проблемы, нужно следовать определенной системе.

1) Понятная цель. Чем лучше Вы понимаете конечную цель вашей работы и шаги, необходимые для ее реализации, тем больше шансов, что она будет достигнута.

2) Одно задание за один раз. Не пытайтесь делать несколько дел одновременно. Когда Вы в кафе на обед и заказываете несколько блюд, вы их едите по очереди и не будете есть, например, два первых.

3) Сроки. Ограничивайте время, сроки и ресурсы для выполнения задачи. Задача займет все отведенное на нее время, а если специальное время на нее не отведено, то все свободное время. В условиях ограничения творческое мышление работает лучше. Вспомните подготовку к экзамену =)

Когда Вы делаете проекты с нечеткими сроками, то часто размывается грань между работой и личной жизнью.

4) Регулярность. Мозг работает лучше, когда делает посильные для него задачи регулярно.

5) Убирать прерывания. Попробуйте убрать все отвлекающие моменты. Например, проверяйте почту не через каждые 15 минут, а 2-3 раза в день. Выделите отдельное время для общения в социальных сетях.

6) Обязательства на первом месте. Те обязательства, которые Вы взяли на себя, должны быть выполнены или откажитесь от них если они не выполнимы. Если стоит выбор: посмотреть интересный фильм или сделать, то что обещали, то лучше выполнить обещание.

7) Закрытые списки – главная фишка системы. Когда составили список дел на завтра проводите внизу черту и не добавляйте в него больше ничего. Очень срочные задачи добавляйте в конец списка под черту, а не очень срочные переносите на завтра.

Продолжение следует.