3 способа грамотно планировать рабочее время

Основная работа занимает меньше времени, чем принято считать. Под основной работой понимается то, зачем человека наняли: писать, делать сайты, создавать программы и т. д.

Не все люди это учитывают, отчего допускают ошибки в планировании, не успевают сделать задуманное, задерживаются на работе, переутомляются и выгорают. В этой статье представлены три способа планировать рабочее время без ошибок.

Но сначала, чтобы глубже проникнуть в суть проблемы, рассмотрим изменения рабочего графика: от того, каким его придумывает человек, до того, каким он становится после вмешательства рабочих обстоятельств.

Если уже спланировали день, узнайте, какую музыку слушать, чтобы плодотворно работать и не уставать

Что входит в рабочий график

Человек планирует дела из расчета, что рабочий день составляет восемь часов. Однако он не учитывает, что не все это время сможет трудиться в полную силу и не все это время займет основная работа.

Каждый раз при составлении плана он думает: «Уж на этой неделе я точно смогу проработать продуктивно все рабочие дни». В результате получается такое расписание:

Следовать такому расписанию сможет только сверхчеловек, и то только в идеальном мире. Наш мир — неидеальный, в нем на работе любят часто проводить собрания, отчего расписание обретает такой вид:

Также в нашем неидеальном мире принято в рабочее время общаться с коллегами, клиентами, семьей и друзьями, по поводу и просто так, лично, по электронной почте, по скайпу, по телефону, в соцсетях, в мессенджерах. В итоге график становится таким:

Еще в нашем неидеальном мире прилетают просьбы от коллег, поручения от начальства и вопросы от клиентов. Отчего приходится некоторое время работать в режиме многозадачности: одновременно с основной работой выполнять и другие дела. От этого ход основной работы замедляется, а график получается таким:

Читайте по теме: Как не делать лишнего на работе и уходить домой вовремя

В итоге имеем правдивый график нашей рабочей недели, из которого видно, что основной работе уделяется в лучшем случае 2.5-3 часа в день, а обычно — час с небольшим. Это подтверждают:

— Психолог Рон Фридман, который сообщил изданию Harvard Business Review, что большинство сосредоточено на основном деле в среднем три часа в день.

Исследование компании RescueTime, в котором было обнаружено, что человек работает в среднем 12.5 часов в неделю или примерно 2.5 часа в день.

Почему человек продолжает думать, что сможет сделать больше, чем обычно

Человек по природе устроен так, что склонен переоценивать себя. Редко кто может трезво посмотреть на ситуацию и признаться: «Нет, столько мне за день не осилить» или «Эту задачу я за час не выполню».

Вот и ставит в план гору дел и выделяет на это недостаточно времени. При этом совершенно уверен, что справится со всеми делами за заданное время.

А когда не справляется, разочаровывается в себе, чувствует себя никчемным и вместо того, чтобы пересмотреть план, совсем опускает руки.

Чтобы такого не случалось с вами, попробуйте один из трех способов, описанных ниже.

Читать по теме: Как бороться с прокрастинацией

Как грамотно планировать рабочий день

Распишите каждую задачу детально. Мало написать: сегодня мне надо сделать то-то и то-то. Надо расписать каждую задачу: что, как и когда вы будете делать.

Например:

Плохо — Сегодня я напишу статью в блог

Хорошо — С 9:00 до 11:00 я изучаю тему об ошибках планирования рабочего времени и подготавливаю план статьи.

Также к основному плану нужно добавить запасной на случай непредвиденных обстоятельств. Например:

— Если ко мне с просьбой обратится коллега, попрошу его подойти с ней после одиннадцати часов. Если обратится начальство, объясню, чем занят, почему это важно и что будет, если я сейчас оторвусь от задачи.

Ученые выяснили: когда детально расписываешь каждую задачу, приступаешь к ней быстрее, делаешь меньше перерывов и в будущем более точно рассчитываешь, сколько времени уйдет на подобные задачи.

Читать по теме: Как повысить шансы на успех в достижении целей

Посмотрите на дела со стороны. Давать советы легче, чем следовать чужим. То же самое и с планированием.

Спланировать день коллеги проще, чем свой, и получится точнее. Потому что себя вы склонны переоценивать, а коллегу воспринимаете трезво, отчего у вас создается верное представление, сколько времени займет у него каждая задача и сколько задач он осилит за день.

Теперь, зная это, планируйте свой день не для себя, а будто для своего коллеги, который занят той же основной работой, что и вы.

Планировать день по принципу сто кубиков в день. Этот принцип описан в статье «Как планировать день».

Данный материал подготовлен по мотивам статьи We’re terrible at planning our time. Here’s how to fix it

На этом все. Ставьте «Класс», делитесь с друзьями, подписывайтесь на «Жить и не тужить» в Яндекс.Дзене, Вконтакте и телеграме.