Как быстро найти бумажный документ среди тысяч. Создаем электронный архив с помощью Флексби.

В крупной организации жизненно необходима автоматизация документооборота.

Система электронного документооборота дает возможность работать с документами в реальном времени, экономит время на их поиск, предоставляет совместный доступ к одному документу нескольким пользователям и позволяет не распечатывать дополнительные копии. Упрощается и ускоряется процедура согласования и подписания. Можно настроить систему так, чтобы любой связанный документ или история взаимоотношений с клиентом находились мгновенно.

Но часто в бумажном архиве нет четкой структурированности, документы отсортированы не должным образом или находятся не в тех местах, где должны. Поэтому они теряются, тратится много времени на их поиск и восстановление.

Андрей Прокофьев, генеральный директор Флексби Солюшнс, эксперт в области разработки приложений для управления бизнесом, поясняет, как система автоматизации документооборота на базе Flexbby Parametric помогает решать эту проблему:

Документам на стадии заведения в электронной системе присваиваются штрих-коды.  Тоже самое делается для папок бумажного архива (приклеиваются на папки).

Прежде чем положить распечатанный документ в бумажный архив, сканируется его штрих-код и штрих-код папки, в которую его поместят. Таким образом система знает, в какой именно папке хранится оригинал.

Момент выдачи и получения документов регистрируют в системе сотрудники архива, все заявки на выдачу поступают электронно.

Система хранит информацию о том, когда и какой сотрудник получал из архива оригинальные версии документов, автоматически оповещает его об истечении установленного срока пользования документами или запрашивает их, когда на них поступает запрос от других сотрудников.

Читайте другие интересные статьи на тему автоматизации бизнес процессов в блоге Флексби.