Телефония в офис за палку колбасы

Многие представители бизнеса еще живут в предрассудках, мол телефония для офиса — это дорого. Мы хотим избавить от разочарований и показать пример, как можно телефонизировать свой офис любых размеров: подключить облачную АТС, да еще и привязать телефонию к бесплатной CRM-системе и тратить на всё про всё 300-500 рублей в месяц. Кстати палку сырокопченой колбасы за такие деньги найти очень сложно.

Еще раз про облачную АТС

Быстро пробежимся по теории. Облачная АТС — альтернатива физической офисной телефонной станции, то есть нужное оборудование находится у оператора, а клиент получает все услуги посредством интернета. Удивительно, но по своим возможностям виртуальная АТС не уступает аппаратной, все под боком и настраивается за считанные минуты. Объясняем работу АТС посредством простой схемы.

Настраиваем АТС

Если уж заговорили про колбасу, то возьмем пример небольшой рязанской фермы.
Итак, руководитель рязанской фермы Максим Краснов на первых этапах бизнеса решил разобраться с настройкой облачной АТС Zadarma лично. Он зарегистрировался на сайте и купил прямой телефонный номер в Рязани, после этого он описал задачу телефонии и принялся настраивать АТС. Задача следующая: создать внутренние номера (для него, бухгалтера, технолога и секретаря), добавить голосовое меню, настроить сценарии звонков, принимать звонки только в рабочее время.

В личном кабинете Максим включил АТС и перешел в мастер настройки.

  • Создание внутренних номеров АТС — Для поставленной задачи Максиму нужно четыре внутренних номера, 101 для него, 102 для бухгалтера, 103 для технолога, 104 автоответчик для нерабочего времени.

  • Голосовое меню-приветствие (приветствие можно набрать текстом, а можно загрузить аудио-файлом, Максим не стал тратить время и просто набрал буквы в нужной строке, система же сама начитала текст. “Здравствуйте, вас приветствует животноводческая ферма. По вопросам партнерства и оптовых продаж нажмите кнопку 1, для связи с финансовым отделом нажмите кнопку 2, для связи с отделом технологии производства нажмите 3”.

  • Сценарии обработки входящих звонков — В этом разделе можно создать пункты, которые используются в голосовом меню. Максим выбирает нужные сценарии: Без нажатия — секретарь, Кнопка 1 — Максим Краснов, Кнопка 2 — Отдел бухгалтерии, Кнопка 3 — Главный технолог Фермы).

  • Настройка входящих звонков — В этом пункте Максим задает непосредственно сами сценарии — на какие внутренние линии будут приходить звонки, и в какой очередности. Например, если он не берет телефон в течение 15 секунд, звонок переводится на секретаря.

На этом этапе настройка АТС успешно завершена (у Максима ушло на первую настройку АТС Zadarma — 8 минут). Чтобы купленный рязанский номер телефона отображался у абонента, нужно установить рязанский номер в качестве CallerID. CallerID — это номер, который определится при звонке. Так как рязанский номер — первый, который купил Максим и других не подтверждал, он автоматически установился в качестве CallerID. Далее CallerID можно менять в настройках АТС, выбирая из купленных/подтвержденных номеров.

В каждый кабинет звонки приходят на IP-телефоны, сам же Максим принимает вызовы на мобильный через приложение, так как все время находится в разъездах и вне офиса. Если вдруг он оказывается вне интернета, то звонок переадресуется на его мобильный номер (условная переадресация настраивается в разделе Моя АТС-внутренние номера)

Московское представительство

В начале 2017 года дела у Максима пошли в гору, объем производства увеличился и ферма открыла для себя новые горизонты — решила открыть московское представительство, только открывать физический офис на первых этапах оказалось делом затратным. Ферма нашла опытного сотрудника с автомобилем, добавили на главный сайт словосочетание “Представительство в Москве” и номер телефона. Теперь в московский “офис” можно звонить напрямую или просить чтобы вас переключили рязанские коллеги. Менеджер принимает звонки из дома или в пути прямо на свой мобильный, а дистрибьюторы и будущие партнеры не видят никакого подвоха (да какая вообще им разница). Кроме того, чтобы не хранить данные о клиентах и партнерах в экселевской табличке, бизнес решает перейти совсем на серьезный уровень и обзавестись CRM-системой.

Для новой задачи Максим подключает московский номер, и расширяет созданные ранее сценарии. Теперь для того, чтобы выйти на московского менеджера в голосовом меню нужно нажать кнопку 5. Причем на сайте можно найти и прямой московский номер, по которому менеджер в Москве примет звонок напрямую.

Имея два разных офиса можно привязать два разных голосовых меню к каждому телефонному номеру и настроить календарь работы офисов в виртуальной АТС по-разному. Так и делает Максим, ведь его московский офис продаж на телефоне 9 часов в день (с 10 утра до 19.00), в то время как рязанская ферма работает и принимает звонки с 7 утра до 5 вечера.

Интеграция с СRМ

Словосочетание “Интеграция с СRМ-системой” пугает только новичков. Связка облачной АТС с СRМ-системой происходит посредством нажатия двух (именно так) кнопок. Максим решает не откладывать дело в долгий ящик и выбирает CRM-сиcтему под свои потребности (для ознакомления Максим выбрал бесплатную версию Битрикс 24). В итоге интеграция АТС с CRM решает множество задач — московский менеджер звонит из CRM в один клик, при первом звонке клиента система создает карточку этого клиента, а Максим видит не только полную статистику звонков, но и может прослушать все разговоры опять же прямо из CRM-системы.

Бюджеты

В итоге, считаем бюджеты на телефонию рязанской фермы — абонентские платы за два номера — 330 рублей в месяц (120 рублей номер в Москве и 210 рублей номер в Рязани). Исходящую связь использует в первую очередь менеджер в Москве, в среднем он наговаривает 100 исходящих минут на стационарные номера Москвы и 70 минут на мобильные номера регионов. Максим выбрал стандартный тарифный план, в который включены бесплатные 100 минут на стационарные номера Москвы. Тарификация кстати посекундная. В итоге 70 минут на мобильные = 140 рублей (стоимость минуты на мобильные российские номера на тарифе “Стандарт” — 1,98 рубля, да вообще любой вызов по России обойдется не дороже 2 рублей за минуту).

Получаем = 330 + 140. За 470 рублей в месяц рязанская ферма (лишний раз отметим, что фирма рязанская, а охват российский) решила телефонный вопрос в компании и главное — она не заботится о качестве связи, о поддержке оборудования и не тратится на администратора, который за всем следит. Плюс в любой момент ферма может расширить свою географию (даже выйти на мировой рынок) и это не встанет в “копеечку”.