Настройка связей между документом Word и таблицей Excel

21.09.2017

Очень многие в своей работе сталкиваются с необходимостью формировать отчёты, сводки, обобщающие документы на основе каких-то вычислений, расчетов, таблиц с исходными данными и их анализа. И часто для выполнения этих задач приходится прибегать к комбинации таких программных продуктов как Word (где формируется итоговый отчет для дальнейшей распечатки или пересылки кому-либо) и Excel (в котором собираются и обрабатываются исходные данные для отчета).

Если разовые задачи не вызывают особых вопросов, то формирование периодических отчетов порой доставляет немало проблем. Рутинное копирование одних и тех же табличек или графиков (с немного изменившимися данными) в одни и те же документы крайне утомляет. Но этот процесс можно автоматизировать. Как это сделать - читайте ниже.

Создание связи между Word и Excel

Самый быстрый и эффективный способ создать связи между файлами - скопировать нужную информацию из одного и вставить в другой, воспользовавшись инструментом "Специальная вставка". Для этого нужно выделить таблицу, ячейку или диаграмму в Excel, перейти в Word, поставить курсор в нужную часть документа и:

- нажать правую кнопку мыши и выбрать пиктограмму с нужным способом вставки

Рис. 1. Вставка связи через правую кнопку мыши
Рис. 1. Вставка связи через правую кнопку мыши

- или выбрать на вкладке "Главная" команду "Вставить" (нажать на стрелочку под иконкой) и в появившемся списке выбрать "Специальная вставка", либо воспользоваться сочетанием клавиш "CTRL+ALT+V". В появившемся окне необходимо активировать пункт "Связать", выбрать вариант вставки и нажать ОК.

Рис. 2. Вставка связи через команду меню или горячие клавиши
Рис. 2. Вставка связи через команду меню или горячие клавиши

В результате вставленный объект будет связан с тем файлом, откуда он был скопирован, и при обновлении исходных данных можно будет быстро обновить связи в документе Word.

Выбор способа вставки данных

Как видно на рисунке 2, есть несколько способов вставки данных в документ. В повседневной работе придется выбирать, по сути, между двумя вариантами - вставить таблицу как картинку (без возможности ее форматирования) или как текст (а значит, с возможностью вносить изменения). Для диаграмм вариант всего один - картинка.

Кроме того, важно отличать связанные объекты от внедренных. Внедрение - операция, которая не рассматривается в этой статье. Суть ее в том, что в документ Word внедряется объект Excel, который позволяет работать с данными в табличном процессоре прямо из документа Word. При этом исходный файл и текстовый документ никак не связаны. Внедрение используется редко, так как сильно увеличивает размер файла.

В большинстве случаев при выборе способа вставки таблицы следует выбирать текстовый вариант, чтобы иметь возможность настроить форматирование под себя. Картинки можно вставлять, если форматирование в исходном документе Excel Вас полностью устраивает.

Бывают ситуации, когда приходится вставлять не всю таблицу, а данные из отдельных ячеек. Например, когда нужно вставить в предложение какую-то цифру или текст, которые есть в файле Excel и будут изменяться, или же когда таблица в Word составляется из нескольких разрозненных ячеек Excel (из разных таблиц, листов или даже книг). В таких случаях копируем данные ячеек в нужное место и выбираем способ вставки "Неформатированный текст".

Рис. 3. Сбор одной таблицы Word из разных листов книги Excel
Рис. 3. Сбор одной таблицы Word из разных листов книги Excel

Настройка способа обновления связей и работа с диспетчером связей

Вставленные связи можно обновлять несколькими способами. Например, если на вставленном объекте кликнуть правой кнопкой мыши, то в меню будет кнопка "Обновить связь", нажатие которой приведет к обновлению выбранной связи.

Рис. 4. Обновление через правую кнопку мыши
Рис. 4. Обновление через правую кнопку мыши

Можно задать параметры обновления сразу для всех объектов. Для этого нужно вызвать диспетчер связей документа. Проходим по пути "Файл"-"Сведения"-"Изменить связи с файлами" (данная команда доступна, когда в документе есть как минимум одна связь, а сам документ сохранен).

Рис. 5. Открываем диспетчер связей
Рис. 5. Открываем диспетчер связей
Рис. 6. Окно диспетчера связей
Рис. 6. Окно диспетчера связей

В диспетчере показаны все связи файла. В группе "Способ обновления связи" можно выбрать тот вариант, который более предпочтителен или вообще отключить обновление связей. Также для каждой связи можно задать настройку "Сохранять формат при обновлении". Она отвечает за то, чтобы выбранное Вами форматирование не слетало, когда вы обновите связь.

В этом же диспетчере можно разорвать связи, открыть или изменить источник.

Работа со связями через коды полей Word

По своей сути каждая связь представляет собой специальное поле Word. Если в документе со связями Вы нажмете ALT+F9, то увидите, что вместо вставленных данных отобразятся коды этих полей.

Рис. 7. Таблица из рисунка 3, переведенная в режим отображения кодов полей
Рис. 7. Таблица из рисунка 3, переведенная в режим отображения кодов полей

Работа с ними открывает возможности, которые не предоставляет стандартный диспетчер связей. И хотя коды полей Word - широчайшая тема, выходящая далеко за рамки данной статьи, пару примеров их полезного использования мы приведем:

1) Изменение ссылок на документы сразу во всех связях

Связи с исходными документами осуществляются через прямые ссылки. Если Вы переложили исходный файл, то нужно будет переподтянуть все связи. В диспетчере связей придется делать это для каждой связи отдельно (даже если выбрать несколько - диспетчер будет по очереди предлагать заменять каждую ссылку). Если же вы перейдете в режим отображения кодов полей (ALT+F9), то старые ссылки можно поменять на новые простой заменой (CTRL+H или "Главная-Заменить"), указав старый адрес и новый.

2) Использование именованных диапазонов для вставки таблиц

Если вы вставляете в Word таблицу из Excel, то ссылка на нее будет содержать конкретный диапазон ячеек. То есть, если вы добавите в таблицу строки или столбцы - то данные обновятся только в пределах жестко указанного диапазона. Диспетчер связей позволяет изменить диапазон вручную. Автоматическое же изменение можно настроить, задав в Excel именованный динамический диапазон (урок здесь и здесь, не разберетесь - пишите нашему боту в Telegram, поможем), а в файле Word в режиме правки кодов полей после этого нужно будет заменить прямые ссылки на ячейки на название именованного диапазона. Теперь при изменении размера исходной таблицы в Excel документ в Word обновится корректно.

Другие полезные тонкости работы с офисными программами всегда можно узнать здесь.

Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @KillOfBot