База данных для учета договоров "CONTRACTS"

1. Общие положения.

1. База данных «CONRTACTS» является программным обеспечением от MS Office MS Access для Windows, предназначена для локального или сетевого сбора (ввода), хранения, систематизации, анализа, контроля и вывода информации.

2. Пользователями БД являются руководители охранных и других организаций (предприятий), их заместители, другие начальники и должностные лица, в круг должностных обязанностей которых входит осуществление договорно-правовой работы.

3. БД работоспособна на всех устройствах, где установлено приложение MS Access.

БАЗА ДАННЫХ ПРЕДНАЗНАЧЕНА ДЛЯ УЧЕТА ДОГОВОРОВ ВСЕХ ВИДОВ, В ТОМ ЧИСЛЕ ДОГОВОРОВ ПО ОКАЗАНИЮ ОХРАННЫХ УСЛУГ.
          ПРИ ЭТОМ СОВЕРШЕННО НЕ ОГРАНИЧИВАЕТСЯ:

- количество пользователей БД и соответственно количество введенных в работу клиентских модулей;
-  количество учтенных договоров: путем создания копий серверной и клиентской частей,  в том числе переподключаясь между различными серверными частями, можно организовать учет бесконечно огромного количества договоров за прошедшие, к примеру, год, 5, 10,  20 или более лет.

4. Стандартный интерфейс MS Access скрыт с целью защиты от внесения некорректных изменений в структуру и программные данные. Интерфейс БД в виде главной формы с элементами доступа и управления. Интерфейс настраивается под необходимый размер.

5.  БД  обеспечивает:

- работу в любых версиях ОС Microsoft Windows и MS Access, в любых сетях и через Интернет;

- определение корректности установки MS Access;

- определение корректности установки операционной системы;

- разделение договоров на действующие, недействующие и расторгнутые, обновление, редактирование договоров; создание черного списка контрагентов;

- учет договоров, формирование информации об объектах охраны, оружии и спецсредствах; просмотр, сортировка и поиск договоров и объектов по различным исходным данным;

- хранение документов, прилагаемых к договорам в различных форматах (в 4-х полях вложений OLE) (при корректной установке MS Access, если в эти поля не вставляются те или иные форматы, то операционная система установлена некорректно или повреждена вирусом); 

- предупреждение о датах окончания действия договоров за 60 и за 30 дней;- вывод на печать различных документов (20 отчетов);

- контроль доступа к серверной и клиентской частям.

6. В целях защиты БД от бесконтрольного распространения и хищения информации модули клиентской и серверной частей регистрируются по регистрационному ключу.

7. БД имеет ряд степеней функциональной защиты и возможность создания устойчивого соединения клиент-сервер.

8. Общий исходный размер БД около 6 МБ, системные требования не имеют значения.

9.  Сжатие и восстановление БД осуществляется при закрытии БД, резервное копирование модулей клиентской и серверной частей возможно из клиентского модуля.

10. В БД предусмотрен ввод реквизитов, которые впоследствии отображаются на интерфейсе и во всех выводимых на печать документах, что, в свою очередь, обеспечивает их уникальность и защиту.

11. Исполнение БД сетевое, она разделена на модуль серверной части SERVER D, клиентский модуль CLIENT RD1…n.

12. Клиентский модуль CLIENT RD1…n возможно неограниченно копировать и применять должностным лицам с равными административными правами.

13. В БД предусмотрен парольный вход. Наряду с этим, для воспрещения несанкционированного доступа обязательно должна использоваться защита БД на уровне учетных записей пользователей с предоставлением им ярлыков для запуска клиентской части.

2. Размещение БД и регистрация

14. Модули БД могут размещаться на ПК в любом месте, в том числе на облачном диске в сети Интернет.

15. Папку (диск), в которой размещены модули, необходимо добавить в надежные расположения. Для этого запустить стандартное окно MS Access (ярлык приложения) – Параметры – Центр управления безопасностью – Параметры Центра безопасности – Надежные расположения – Добавить новое расположение – Обзор – указать путь, выделить файл модуля,  папку  или диск), где размещается БД, нажать «Да», нажать ОК, еще раз ОК и еще раз ОК, закрыть окно MS Access.

16. Модуль серверной части SERVER D необходимо также добавить в надежные расположения. 

17.  Ключ регистрации БД пользователь получает при приобретении БД по Номеру регистрационного ключа.

18. Модуль SERVER D работоспособен без регистрации, достаточно к нему подключиться. Регистрация модуля необходима для (изменения паролей по умолчанию) назначения своих паролей и контроля доступа.

19. При регистрации БД при подсоединенном носителе (флэш-карте, переносном диске и др.) данный носитель регистрируется как электронный ключ, без которого БД в дальнейшем будет предлагать регистрацию.

3. Подключение и резервное копирование

20. Клиентский модуль CLIENT RD1…n  может быть подключен к модулю SERVER D посредством использования элементов специальной формы, вызываемой нажатием сочетания клавиш Ctrl^Insert.

21. Достаточно кликнуть обзор, указать Путь к серверной части и кликнуть «Подключить». Чтобы убедиться, что клиентский модуль подключен, необходимо запустить его повторно.

22. С вышеуказанной специальной формы можно выполнить резервное копирование серверной части и(или) клиентской части. При этом в месте размещения того или иного модуля будет создана резервная копия с названием, состоящим из прежнего названия файла, даты и времени резервного копирования.

4. Начало работы, изменение не актуальных записей,
подгонка интерфейса

23. По умолчанию в БД находятся записи о договорах, контрагентах, согласующих и контактных лицах, сопроводительных документах, исполнителях, объектах охраны, об оружии и спецсредствах для демонстрации работы БД, а также для первоначального ознакомления с ее функциями и возможностями. Не актуальные записи можно заменить на необходимые и добавить другие. Для этого:

а) кликнуть по зелёной кнопке со щитом внизу слева, при этом откроется форма  «Активные пользователи», ее открытие означает, что у Вас  приложение MS Access установлено корректно и полностью работоспособно; кроме того, имеющаяся в форме информация позволяет Вам контролировать несанкционированный (санкционированный) вход в Ваш модуль.

б) кликнуть по кнопке «Реквизиты» и изменить записи, выделяя (удаляя) имеющиеся;

в) кликнуть по кнопке «Справочники», затем поочередно открывая вкладки и, выделяя имеющиеся записи, заменить записи на необходимые; 

г) кликнуть по кнопке Добавить, редактировать, изучить и, выделяя имеющиеся записи, заменить их на необходимые;- при заполнении  полей Действует с и Действует по при переходе в другое поле автоматически заполняется поле Всего суток; при этом дата Действует по не может предшествовать или быть равной дате Действует с, при таком ошибочном введении БД предупредит об ошибке и отменит введение ошибочной записи;

- 18 - это 18% НДС - значение по умолчанию, его можно изменить или обнулить кнопкой НДС не облагается;

- при заполнении  поля Сумма договора  при переходе в другое поле автоматически заполняется поле Сумма в сутки, НДС, Без НДС;

- при заполнении поля Дата расторжения при переходе в другое поле автоматически установится флажок Недействующий;

- при попытке изменить статус в поле Статус контрагента БД предложит удалить данные о контрагенте ранее избранного статуса;

д) в поле Контрагент заменить название контрагента на необходимое и, дважды кликнув по названию перейти к изменению записей в формах контрагента:Контрагент: Физическое лицо, Контрагент: Юридическое лицо, Контрагент: Предприниматель; при открытии каждой из форм можно просмотреть отчет Черный список контрагентов;

- после редактирования данных в форме контрагента можно просмотреть (распечатать) отчет Карточка контрагента, нажав на кнопку Карточка;

- формы будут открываться в зависимости от выбранного статуса контрагента в поле Статус контрагента формы Добавление и редактирование записей о договорах;

е) перейти в подчиненную форму Объекты и, выделяя имеющиеся записи, заменить их на необходимые;

- по двойному клику по названию объекта открыть форму Объекты охраны; при этом переходы по записям работать не будут; чтобы возобновить их работу необходимо кликнуть по кнопке Сброс;

- выделяя имеющиеся записи, заменить их на необходимые; при вводе в поле Тариф ошибочно завышенных или заниженных размеров тарифа, в зависимости от тарификации БД предупредит об ошибке и отменит ввод неверных данных;

- после заполнения реквизитов объекта (объектов) можно вернуться к договору, нажав на кнопку К договору (при этом переходы по записям работать не будут; чтобы возобновить их работу необходимо кликнуть по кнопке Сброс); затем нажать в форме Добавление и редактирование записей о договорах на кнопку Расчет и просмотреть (распечатать) отчет о процентном соотношении сумм выплат охранникам и суммы договора с учетом НДС;

- поочередно переходя в подчиненные формы Оружие и Спецсредства, внести необходимые изменения в записях или удалить их;

- после заполнения форм Оружие и Спецсредства можно кликнуть по кнопке Список (справа вверху) и просмотреть (распечатать) отчет о закреплении оружия и спецсредств;

ж) поочередно нажимая на внизу справа расположенные кнопки Согласующие, Контактные, Исполнители и Сопроводительные и возвращаясь к договору необходимо заменить записи в соответствующих открываемых формах на необходимые; для добавления записей необходимо нажимать на кнопку Добавить;

з) после изменения и дополнения всех записей можно в форме Добавление и редактирование записей о договорах нажать на кнопку Карточка и просмотреть (распечатать) Карточку договора;

и) при работе с БД необходимо учитывать, что:- удаление записей об объектах, оружии или специальных средствах производится нажатием соответствующей кнопки справа от записи;

- для того, чтобы удалить договор необходимо кликнуть в форме Добавление и редактирование записей о договорах по кнопке Удалить договор и подтвердить свое действие;- для того, чтобы добавить договор необходимо в форме Добавление и редактирование записей о договорах кликнуть по кнопке Добавить договор;

-  если флажок Сопроводительные документы снят и (или) установлен флажок Недействующий внизу формы, то договору присваивается статус недействующего; если флажок Сопроводительные документы установлен и снят флажок Недействующий, то договору присваивается статус действующего;к) при нажатии на кнопку Сервис на интерфейсе откроется форма Сервис; используя поля с выпадающими списками можно просмотреть (распечатать) различные отчеты.

24. Для того, чтобы выбрать размер интерфейса по размеру монитора или выбрать для работы желаемый размер интерфейса независимо от размера монитора, необходимо дважды кликнуть на названии клиентского модуля (внизу слева) и в появившемся поле со списком выбрать необходимое условное значение. 

5. Особенности просмотра данных о договорах и объектах

25. Для того, чтобы просмотреть данные о договорах необходимо кликнуть по кнопке Договоры.При двойном клике по соответствующим записям в графе Предмет договора, можно открыть форму его редактирования Добавление и редактирование записей о договорах. При этом переходы по записям работать не будут, чтобы возобновить их работу необходимо кликнуть по кнопке Сброс.При одном клике по полям со светло-серо-голубым фоном происходит фильтрация по данному полю и показ всех записей с данным значением.При наступлении даты за 60 дней до окончания действия договора фон соответствующего поля становится серо-зеленым, а шрифт данной даты окончания становится жирным, красного цвета до тех пор, пока договор не удалят или не изменят дату начала действия договора на более позднюю. Таким образом, идет предупреждение о наступлении даты окончания действия договора. Аналогичные функции предупреждения имеет отчет: Реестр действующих договоров.

26. Для того, чтобы просмотреть данные об объектах необходимо кликнуть по кнопке Объекты.При двойном клике по соответствующим полям в графе Название можно открыть форму Объекты охраны для редактирования записей об объекте. При этом переходы по записям работать не будут, чтобы возобновить их работу необходимо кликнуть по кнопке Сброс.При одном клике по полям со светло-серо-голубым фоном происходит фильтрация по данному полю и показ всех записей с данным значением.

27. Контроль доступа осуществляется:

а) в клиентском модуле CLIENT RD1…n с помощью расположенного справа на интерфейсе вертикального индикатора, в котором по мере входа (выхода) в сеть пользователя высвечиваются соответствующие иконки: верхняя из них –  CLIENT RD1…n,  нижняя – SERVER D;

б) в клиентском модуле CLIENT RD1…n и в модуле серверной части SERVER D с помощью выводимого для просмотра и вывода на печать отчета о контроле доступа с указанием названий модулей, назначенных пользователям логинов и паролей, а также дат и времени входа и выхода в базу данных;

в) в модуле серверной части SERVER D с помощью формы «Контроль доступа», в которой для каждого модуля устанавливаются логин и пароль, и возможен  визуальный контроль вхождения.

6. Заключительные положения

28. База данных позволяет:

а) создать эффективную систему сбора, хранения, систематизации и анализа значительного объема информации;

б) повысить оперативность договорно-правовой работы;

в) обеспечить надежность хранения информации;

г) повысить культуру документооборота;

д) снизить служебную нагрузку на юридический орган организации;

е) на основании нового договора в кратчайший срок подготовить исходные данные по организации охраны объектов для рассылки начальникам участков (охраны объектов, отделов и направлений);

ж) повысить эффективность управления и контроля.

ЕСТЬ ВОПРОСЫ - на все отвечу: zvs_123@mail.ru
Если Вам понравилась публикация ставьте лайки! Спасибо!