Секреты тайм-менеджмента: 5 примеров, как все успеть

13.11.2017

Современный мир настолько динамичен, что планы могут меняться в любой, даже самый неожиданный момент. В бизнесе крайне важна пунктуальность - ведь партнер не будет считать вас надежным, если вы своим опозданием будете красть его время. Тайм-менеджмент - это не только планирование на сегодня-завтра. Это умение эффективно распоряжаться своим временем - главным ресурсом вашей жизни.

Вот что об этом говорят экс-чиновники, представители бизнеса и топ-менеджеры крупных компаний, как все успевать самому и как мотивировать сотрудников, чтобы те не срывали дедлайны.

Владислав Рашкован, заместитель исполнительного директора от Украины в Международном валютном фонде:

У меня нет никаких особых секретов. Но каждому из соискателей на работу в моем подчинении я всегда задаю один вопрос: "Надо сдать работу завтра до 09:00, а вы не успеваете, что будете делать?". 70% говорят, что попросят перенести срок. У оставшихся 30%, которые отвечают, что надо все равно успеть, я спрашиваю: "Как?". 70% отвечают, что за счет расширения границ рабочего дня - т.е. будут работать ночью, но успеют.

Я против такой эксплуатации сотрудников. Люди работают, чтобы иметь возможность лучше проводить время с семьей. Меня интересуют те 9 из 100, которые говорят, что надо повышать производительность труда - тогда все успеешь вовремя.

Как это делать? Любая организация должна ставить повышение производительности труда одной из основных задач системы подготовки сотрудников. Должны проводиться тренинги: как быстрее работать с Excel, анализировать большие данные в Excel или в R (язык программирования для визуализации больших данных), как интегрировать данные из Excel в PowePoint, как быстрее читать и готовить mindmaps для дальнейшего анализа, как эффективнее проводить совещания и многое другое.

Я бы рекомендовал обратить внимание руководителей именно на это. И тогда жизнь сотрудников будет ярче - стены офисов по ночам мало кому нравятся.

Иван Примаченко, сооснователь платформы Prometheus:

На момент написания этого текста я уже на сутки просрочил дедлайн его сдачи в редакцию, поэтому читателям лучше подумать, стоит ли прислушиваться к моему мнению.

Если рискнете, вот пять простых правил, которым я стараюсь следовать в повседневной работе.

1. Правило двух минут: если ты можешь выполнить задачу за две минуты или меньше, сделай это немедленно.

2. Фокус. Если ничего не успеваешь, это обычно объясняется тем, что вместо концентрации на критически важных задачах ты тратишь время на массу второстепенных аспектов работы. Тщательно взвешивайте, что первично, а что вторично. И безжалостно отсекайте второе.

3. Делегирование. Перед тем как браться за любую задачу, подумай, действительно ли она важна для достижения главных целей и являешься ли ты наиболее квалифицированным сотрудником для выполнения этой задачи. Если ответ на любой из этих вопросов - "нет", делегируй задачу другим.

4. Большая часть рабочих вопросов быстрее и качественнее решается в письменной переписке или коротким телефонным звонком. Каждая личная встреча - это серьезная инвестиция вашего времени: не тратьте свое время и время других людей попусту.

5. Медитация - отличный способ выработать навыки концентрации. А высокая концентрация, в свою очередь, позволяет делать больше за меньшее время.

Алина Матковская, руководитель отдела по корпоративным коммуникациям PepsiCo:

Когда мне было 12 лет, я решила читать книги на немецком языке, чтобы говорить на нем лучше всех в классе. Еще очень хотела поехать за границу. Для этого тоже нужно было учить язык. Но моя цель все время отодвигалась во времени - находилось что-то более важное здесь и сейчас, что забирало внимание и силы. Пока отец однажды не сказал, что неправильно жить только сегодняшним днем. Важно понимать, кем и где ты хочешь быть через несколько лет, и каждый день прилагать для этого хоть немного усилий. Это был мой первый урок личного тайм-менеджмента. Из него я вывела правило - верно расставлять приоритеты.

Что это значило для меня? Я стала уделять больше внимания долгосрочным целям, которые стимулировали бы меня вставать рано и работать быстро. Для этого я каждый день составляю список из срочных и важных дел. И обязательно уделяю хотя бы 1 час времени таким же важным, но не настолько срочным занятиям. После расстановки приоритетов приступаю к планированию. Дело пойдет быстрее, если разбить выполнение задания на небольшие этапы. Затем определить самые эффективные способы их реализации, продумать детали и запустить в работу.

В управленческом тайм-менеджменте крайне важно делегировать задания. Распространенная ошибка руководителей - думать, что они знают и могут больше остальных. Когда-то мне тоже было проще сделать работу самой, чем объяснять подчиненным свое видение подходящих решений. Теперь я начинаю рабочий день с того, что распределяю задачи внутри отдела. Таким образом, все важные и срочные дела выполняются в срок. А когда каждый на своем месте занимается работой четко и спланированно, мы получаем ожидаемо хороший командный результат.

Марина Фоменко, Chief Operations Officer в Eterna Law:

В моем дне бывает по 200 входящих писем, 50-70 звонков и еще около 100 сообщений в мессенджере. Плюс тренировки после работы, менторская программа, уроки французского и хинди, и, конечно, нужно распределять время и на личную жизнь. Как все успевать? Рецепты достаточно банальны и просты, но они работают.

1. Планирование. В воскресенье перед началом недели я делаю планирование по основным направлениям: работа, спорт, поездки, языки, семья. Планирую в обычном блокноте.

2. Рабочие задачи заношу в Trello, разбитые по категориям: срочные, несрочные, разбитые по названиям в проектах и т.д.

3. Встречи и важные звонки добавляю в календарь gmail - сюда же вношу и неформальные задачи, например, отправить цветы маме или выбрать отель для поездки.

4. Если что-то вспоминается на ходу, добавляю в заметки Samsung Notes, после обязательно заношу к задачам в Trello. В нем удобно следить, чтобы не терялись важные вопросы и чтобы абсолютно все было закрыто и не провисало.

5. В конце недели я ставлю себе оценки за каждое из направлений: сколько времени уделила спорту, сколько - развитию, и, конечно, оцениваю прогресс по рабочим вопросам.

6. Онлайн я остаюсь в будние дни 24 часа в сутки - и стараюсь обрабатывать срочные запросы в такси по дороге в офис или на тренировку.

Юлия Семенченко, директор завода P&G в Борисполе:

Могу дать несколько советов, которые помогают эффективно использовать время. Во-первых, нужно четко определить "время разгрузки". Лично я верю, что чем счастливее человек в жизни, тем эффективнее он на работе. Поэтому важно уметь отдыхать и разгружаться. Например, после рабочего дня я обязательно выделяю несколько часов, чтобы провести их со своей семьей, каждый день я играю с сыном. На это время я абсолютно забываю о работе. Это очень полезная практика: ты приходишь на работу полный сил и энтузиазма, и работаешь гораздо продуктивнее на протяжении дня.

Во-вторых, стоит активно использовать неактивное время. Например, время в машине, которое ты можешь посвятить саморазвитию и образованию. По дороге на завод я слушаю лекции Coursera. При этом меня в равной степени вдохновляют курсы как по бизнесу, так и по лингвистике и программированию.

Третий совет - регулярно делать "перезарядку". Чтобы полностью выкладываться на работе, просто необходима пауза для отпуска. Один человек научил меня брать отпуск каждый квартал. Таким образом, у вас получится перезарядиться и пополнить запасы энергии на месяцы вперед.