Онлайн-кассы: быстрый справочник для бухгалтера

Онлайн-касса — это контрольно-кассовая техника с выходом в интернет. Касса печатает чек и отправляет информацию в налоговую. Информация идет через оператора фискальных данных — юрлицо, которое получает, хранит и передает платежные данные.

По закону 54-ФЗ большинство предпринимателей должны перейти на онлайн-кассы до июля 2018 года. Покупать новую кассу необязательно — иногда можно модернизировать старую. Если купите новую, получите налоговый вычет — 18 000 рублей.

Как работает онлайн-касса

Покупатель оплачивает товар, и онлайн-касса печатает чек. Электронную версию чека касса шифрует с помощью фискального накопителя и отправляет оператору фискальных данных. ОФД подтверждает получение и передает данные в налоговую.

Оператор хранит электронный чек минимум 5 лет. Если покупатель потеряет бумажный чек и захочет вернуть товар, ему не придется долго доказывать факт покупки — данные будут на сайте ОФД. Налоговая тоже может посмотреть чеки и при несоответствии данных проверить магазин. Для предпринимателя это стимул вести дела честно.

Как теперь выглядит чек

Закон 54-ФЗ изменил требования к чеку — вместо 7 реквизитов теперь 24:

  • место расчета,
  • налоговая система компании,
  • имя и должность кассира,
  • наименование и количество товаров,
  • общая стоимость товаров и цена за единицу,
  • сумма и ставка НДС для каждой позиции и за всю покупку,
  • признак расчета: продажа или возврат,
  • способ оплаты и сумма,
  • наименование и номер чека,
  • порядковый номер фискальных данных,
  • фискальный признак данных и код фискальной передачи,
  • заводской номер накопителя,
  • название и сайт ОФД,
  • QR-код.

Если платили через интернет, касса присылает чек на электронный ящик покупателю. На таком чеке указаны почтовые адреса покупателя и компании, а также сайт ОФД, где можно проверить чек.

Когда нужно перейти на онлайн-кассу

С 3 июля 2016 года любой бизнес может работать с онлайн-кассой.

Если предприниматель зарабатывает торговлей, он и раньше пользовался ККТ. С 1 февраля 2017 такие предприниматели не могут регистрировать старые ККТ, а с 1 июля 2017 все должны перейти на онлайн-кассы.

Если предприниматель работает в сфере услуг, крайний срок перехода на онлайн-кассу — 1 июля 2018. Это касается и предпринимателей на ЕНВД и патентной системе.

Отсрочка до лета 2019 года

По закону 290-ФЗ некоторые предприниматели могут работать без ККТ до 1 июля 2019:

  • Все юрлица и ИП на ЕНВД, кроме розничной торговли и общепита, если выдают чек по требования покупателя;
  • ИП на ЕНВД или патенте, включая розницу и общепит, если нет сотрудников и выдает чек по требованию;
  • Юрлица и ИП на ОСН или УСН, если оказывают услуги населению и выдают бланки строгой отчетности по 54-ФЗ;
  • ИП, которые продают через торговые автоматы и работают без сотрудников.

Кто может не переходить на онлайн-кассу

Предприниматель может не переходить на ККТ, если он:

  • принимает стеклопосуду и вторсырье, кроме металлолома;
  • ухаживает за детьми, больными и престарелыми;
  • работает носильщиком.

Переходить на онлайн-кассу необязательно, если предприниматель работает в труднодоступных или отдаленных местностях. Список местностей определяют региональные власти.

Штрафы

По закону 290-ФЗ штрафуют всех, кто не перешел на онлайн-кассу в срок. Компанию штрафуют на 75-100 % от суммы расчетов без чека, а руководителя и бухгалтера — еще на 25-50 %. Минимум — 30 000 рублей для компании и 10 000 для должностных лиц.

Если компания заплатила штраф и снова попалась, запретят работать на 3 месяца. Руководителю могут запретить работу на срок до 2 лет, если сумма расчетов больше миллиона рублей.

Если компания не выдала чек покупателю, выпишут штраф до 10 000 рублей. Должностное лицо или ИП получат штраф до 2000. В первый раз могут ограничиться предупреждением.

Как начать работу с онлайн-кассой

Чтобы не платить штрафы, переходите на онлайн-кассу заранее:

Это можно сделать удаленно, поэтому продавцы ККТ часто предлагают сделать это за вас. Когда все готово, рекомендуем купить что-нибудь у самого себя и проверить чек на сайте ОФД.