Тонкое искусство совещаний

Офисная мудрость гласит: «Жизнь слишком коротка для длинных совещаний», но на практике ей следуют очень редко. О том, как правильно организовывать и проводить встречи, чтобы избавить сотрудников от страданий и увеличить продуктивность работы – в нашем новом материале.

Европейский центр бизнес-инноваций Konica Minolta (Business Innovation Center, BIC), который сотрудничает с институтами, стартапами и разными технологическими компаниями, предложил магистрантам Европейского института дизайна в Барселоне (IED Barcelona) провести исследования и предложить идеи, как сделать так, чтобы сотрудники не считали минуты до конца совещаний. В командах работали студенты разных профилей – от ландшафтных дизайнеров до телеком-специалистов. И вот что они предложили.

Дизайн помещений

«Соковыжималка» и постоянные требования достижения высоких показателей со стороны руководства приводят к стрессам и выгоранию персонала. Бесконечные совещания в унылых переговорных комнатах только ухудшают ситуацию. Согласно исследованию Британской комиссии по архитектуре и городскому дизайну, продуманный и симпатичный дизайн рабочего места и мест отдыха повышает производительность команды на 11% . Поэтому одно из главных направлений работы – обновление переговорных комнат. Дизайн помещений должен быть «антропоцентричным» – с эргономичной мебелью, растениями, естественным светом.

Хороший пример – московский офис Disney. Например, на стенах переговорной Marvelизображены супергерои вселенной, и ты уже не сидишь на скучном совещании, а становишься участников борьбы за спасение мира.

Неформальная обстановка

Еще один интересный тренд – высокая роль сенсорного восприятия. Так, некоторые менеджеры проводят первое совещание с новой группой сотрудников не в офисе, а в кафе за ланчем, параллельно общаясь на нерабочие темы. Таким образом, атмосфера становится комфортной, и встреча проходит продуктивно.

У нас в офисе организовано 2 вида зон для встреч и общения – классические переговорные комнаты – светлые, просторные с лаконичной инфографикой и яркими цветовыми акцентами, и несколько митинг-поинтов – это цветные монозоны с пуфами и кофемашинами. Сотрудники могут не ждать письма от коллеги, а пригласить его на чашку кофе и гораздо быстрее и комфортнее обсудить рабочие вопросы.

А рабочая и клиентская зоны разделены – для того, чтобы разные команды не мешали друг другу.

Тренды, инструменты и технологии совещаний будущего

Существует концепция организации и проведения совещаний в офисе будущего, которую разрабатывает Microsoft. Системы распознавания лиц и речи точно идентифицируют сотрудника, вне зависимости от того, находится ли он в переговорной или подключается по видеоконференцсвязи. Система искусственного интеллекта ведет протокол совещания, подсвечивает важные моменты и задачи каждого участника, а затем рассылает фоллоу-ап по итогам конкретным сотрудникам. Система также учитывает особенности людей с ограниченными возможностями и, например, предоставляет возможность автоматического сурдоперевода.

Вот как это выглядит.

Уже сейчас команды молодых специалистов часто используют разные технические инструменты: например, аналитику контента в реальном времени, чтобы все участники вышли со встречи, ничего не забыв и не пропустив. Система записывает ключевые термины и итоги совещания, и генерирует отчет. Полная картина встречи фиксируется и падает прямо в почту участникам.

Другие компании используют специальные планшеты для совещаний. С их помощью можно не только показывать презентации и графики индивидуально каждому участнику, но и с помощью приложений DaaS(Desktop-as-a-service) получать удаленный доступ к рабочему месту.

Те коллеги, которые «обязательно должны быть» на встрече, но к теме непосредственно не относятся, приветствуют идею приложения Your Turn («Твоя очередь»): в будущем его можно будет использовать так, чтобы сотрудник присутствовал только на тех совещаниях, где это действительно необходимо.

Всерьез технологические вендоры рассматривают и решения дополненной, виртуальной и смешанной реальности. Facebook, Microsoft, MagicLeapи даже Boshработают над созданием виртуального рабочего места. Документы, закладки в браузере и заметки не будут привязаны к экрану – с помощью проектора, AR- или VR-очков информация отображается с использованием любых реальных и виртуальных поверхностей. А коллега из зарубежного офиса, умещавшийся раньше только на экране, сможет присутствовать на встрече практически вживую.

Звучит неплохо, правда?