Как правильно распределить свое время?

Всем нам жизнью отведено одинаковое количество времени в сутках — 24 часа, а вот используем мы его не всегда одинаково эффективно. Двигаясь по неверному пути – мы теряем годы, теряем время. "Как же грамотно распределить время?"

Основные аксиомы тайм-менеджмента
1. Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, ее не существует.
2. Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
3. Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Как управлять временем? На основе семи главных принципов, выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть.

Принцип 1. Заранее планируй свой день.
Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).
Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.
Необходимо, чтобы планирование стало для вас привычкой каждого дня, возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начать, чем продолжить и как закончить.
Всегда оставляйте время на "форс-мажоры" - непредвиденные обстоятельства. И будьте гибче по отношению к таким ситуациям, обдумайте, примите решение и действуйте дальше.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи.
Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать ее на более конкретные задачи.
В теории менеджмента этот навык именуется "декомпозиция цели".
Например, у вас стоит задача написать статью. И эту задачу можно разделить на следующие этапы: написать черновик, просмотр и проверка черновика, составление окончательного варианта.
Существует профессиональный инструмент для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте. Он называется принцип SMART. Согласно данному принципу цель должна быть: specific (конкретной), measurable (измеримой), attainable (достижимой, за определенной период), relevant (актуальной - необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели), time-bound (ограниченной во времени).
Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи - ее конкретность. Начиная движение к крупной цели с последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.
Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах - залог будущего успеха.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий.
Каким образом лучше всего это сделать? Рассмотрим несколько рабочих инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.
Один из таких методов называется "Диаграмма Ганта" и на практике она выглядит следующим образом.
Например, ваша цель - написать исследовательскую работу. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: обзор литературы, сбор данных, анализы, документирование, проверка, доработка.

Диаграмма Ганта для работы над исследовательским проектом
Диаграмма Ганта для работы над исследовательским проектом

В диаграмме Ганта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.
Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объемные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.
Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного момента.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты.
Своевременно и четко определить главную цель - это необходимо и правильно. Но главная задача - это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени сложности.
Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется "Способ АБВГД". "А" - это самое важное задание текущего дня, "Б" - менее важное, и т.д.
Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: "съесть лягушку на завтрак". "Лягушка" - это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно его переносите. Но суть в том, что тем самым создается постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начав день с выполнения трудной задачи, остальные решатся практические сами собой.
Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон Парето, который гласит, что 20% наших усилий приносит нам 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результатов. Таким образом наша задача - выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Принцип 5. Фокусируйте свое внимание на главном.
Как максимально эффективно достигать поставленных целей? Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, - важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.
Время - не восполняемый ресурс, и самый ценный среди всех существующих. Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.
Одна из самых действенных техник высвобождении времени - делегирование. Делегирование - это составляющая классического менеджмента. Делегирование - это способ поручить часть наших дел другим людям.
Запомните, любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.
Еще один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить "нет"! Умение сказать "нет" относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен. Говорите "нет" болтливым соседям или сотрудникам, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по социальным сетям, просмотру ТВ и т.п.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте личные правила тайм-менеджмента.
Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению. Важно анализировать ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.
Всегда следует оставаться осознанным и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью - в каком направлении и с какой скоростью она движется. Если вы чувствуете, что утратили контроль, сделайте паузу и попытайтесь заново оптимизировать собственные действия.
Придумывайте свои правила по управлению времени. Вся ваша жизнь, ваша деятельность - уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых.
В погоне за успехом и личной результативностью - не пренебрегайте отдыхом. Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил. Полноценный отдых - важнейший элемент успеха. Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими.

Рекомендую вам придерживаться хотя бы нескольких простых правил тайм-менеджмента и уверен, вы почувствуете изменения уже через несколько дней. Главное, чтобы это вошло у вас в привычку.

“The Hat Makes the Man (C'est le chapeau qui fait l'homme).” 1920. Gouache, pencil, oil, and ink on cut-and-pasted printed paper on paper. Purchase. © 2017 Artists Rights Society (ARS), New York/ADAGP, Paris
“The Hat Makes the Man (C'est le chapeau qui fait l'homme).” 1920. Gouache, pencil, oil, and ink on cut-and-pasted printed paper on paper. Purchase. © 2017 Artists Rights Society (ARS), New York/ADAGP, Paris