Независимо от размера вашей компании, уделите особое внимание вопросу хранения договоров.
1. Определите место хранения договоров в вашей компании.
Чаще всего на практике, все оригиналы хозяйственных договоров компании хранятся в бухгалтерии.
Обратите внимание! Вы можете оформить внутренний документ (распоряжение, положение и пр.), регулирующий вопрос хранения договоров в вашей компании.
2. Распределите все договоры компании на действующие и архивные.
3. Действующие договоры могут быть классифицированы по:
- виду договора (оказания услуг, подряда, купли-продажи, аренды и др.);
- контрагенту. Иногда, когда с одним и тем же контрагентом заключаются разные виды договора, удобнее, чтобы они все хранились в одном месте.
Обратите внимание! Вы можете выбрать любую другую, удобную для вас классификацию.
4. Архивные договоры могут быть классифицированы по:
- году (год заключения договора),
- виду договора,
- контрагенту.
Для удобства поиска советую оформить электронный и бумажный реестр договоров.
Сроки хранения договоров и иных документов организации можно изучить тут.
5. Все документы, относящиеся к договору, обязательно храните вместе с ним.
6. Выдачу оригинала договора сотруднику компании производите под роспись с внесением записи в Журнал выдачи оригиналов договоров.
7. Храните все договоры компании в надежном месте с защитой от потери, кражи, пожара и потопа.
Правильное хранение договоров в компании поможет вам избежать налоговых претензий при проверках, а так же защитит вас в суде (при условии их юридически грамотного оформления).
актуальность: январь 2020