Как облагать взносами "на травматизм" возмещение затрат по найму жилья в командировке, если они не подтверждены документально?

Порядок возмещения затрат при командировках работодатели устанавливают самостоятельно и вправе предусмотреть компенсацию понесенных затрат и без подтверждающих документов.  

Возмещение расходов по найму жилья в командировке при наличии оправдательных документов освобождается от взносов "на травматизм". Если такие документы отсутствуют, взносами не облагается только часть оплаты расходов, которая выплачена в пределах предусмотренных законодательством норм. 

Однако указанные нормы предусмотрены только для работников организаций бюджетной сферы. 

Как быть в подобных случаях работодателям в коммерческих организациях? 

Рекомендации для осторожных работодателей 

Включать в базу для расчета взносов всю сумму компенсации расходов по найму жилья в командировке, не подтвержденных документами.  
Такая позиция объясняется следующим. В соответствии с п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ возмещенные командированному работнику затраты по найму жилья, по которым отсутвтуют оправдательные документы, не облагаются взносами, если они выплачены в пределах норм, установленных на законодательном уровне.  
Для коммерческих организаций такие нормы не разработаны. Поэтому подобные выплаты признаются для сотрудников выплатами в рамках трудовых отношений и облагаются взносами "на травматизм" в общем порядке (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).  
Такова позиция органов ФСС России на местах, а также Минтруда России (см. письмо от 03.07.2015 № 17-3/В-326).  

Рекомендации для тех, кто готов отстаивать свою позицию 

Не включать в базу по взносам компенсацию расходов по найму жилья в командировке, которые не подтверждены документами, в размере, предусмотренном локальным актом работодателя. 
Аргументы в пользу этого следующие. Оплата расходов на проживание в командировке, по которым нет подтверждающих документов, освобождена от взносов "на травматизм", если выплачена в пределах норм, предусмотренных законодательством (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Согласно ч. 4 ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, не относящихся к бюджетной сфере, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Соответственно, размеры компенсации командировочных затрат (в т.ч. тех, которые не подтверждены документами), закрепленные во внутренних документах работодателя, являются законодательно установленной "нормой". Все, что выплачено в пределах сумм, установленных в коллективном договоре или локальном акте, взносами "на травматизм" не облагается. 
К примеру, в Положении о командировках прописано, что компенсация затрат по найму жилья без подтверждающих документов осуществляется в размере: 

  • 500 руб. в сутки – при командировках по России; 
  • 1000 руб. в сутки – при загранкомандировках. 

Следовательно, оплата затрат в указанных размерах освобождена от взносов. Если работодатель компенсирует расходы в большем размере, на сумму превышения необходимо начислить взносы "на травматизм".

У вас возникают вопросы по работе в 1С? Нужна консультация? Звоните +7 473 233-33-35 специалистам Первый БИТ.