Новый отчет СЗВ-СТАЖ. Как заполнить, чтобы ПФР принял с первого раза?

Что нужно сделать, чтобы сдать СЗВ-СТАЖ за 2017 год с первого раза?

- Убедитесь, что в вашей 1С есть нужные и актуальные бланки для отчетности.
- Сформируйте отчет и сверьте с образцом.
- Распечатайте и проверьте опись ОДВ-1, которую нужно прикрепить к отчету.
- СЗВ-СТАЖ вместе с описью ОДВ-1 сдать в ПФР до 1 марта.

В подробной статье – все ответы на частые вопросы от специалистов нашей Линии консультации. Смотрите нашу подробную инструкцию, чтобы сдать отчет без ошибок.

Безопаснее узнать в своем управлении ПФР, когда ставить код ДЛОТПУСК
Уточните в своем отделении ПФР, какие отпуска нужно отразить в СЗВ-СТАЖ с кодом ДЛОТПУСК. 
В разных отделениях мнения проверяющих отличаются. Где-то требуют проставлять ДЛОТПУСК рядом с любыми отпусками. Другие инспекторы говорят, что этот код — только для длительных отпусков. Кто-то просит отмечать только тот отпуск, который стал единственным периодом года, когда работник числился в штате. 
Однако в Управлении ПФР заявляют, что за ошибку в проставлении кода штрафовать не будут, и отчет все-равно примут. 
Для Воронежа и области нет официальных разъяснений от центрального ПФР, поэтому, в принципе, проставлять код ДЛОТПУСК можно с любым отпуском.

Проверьте бланк отчета в 1С

Сдавать СЗВ-СТАЖ нужно на бланке постановления ПФР от 11.01.2017 № 3п вместе с описью № ОДВ-1 из того же постановления. В обновленной 1С:ЗУП есть все актуальные бланки.

Сдайте Ваш СЗВ-СТАЖ заранее! Можно сдать отчет уже в середине февраля, не стоит оставлять все на последний момент. Желающих отправить отчетность впритык к сроку будет много. Из-за этого Ваш отчет может не дойти вовремя. А за несдачу вовремя Вам выпишут штраф – 500 руб. за каждого человека в отчете

В отчет попадают сотрудники и подрядчики-физлица, которые работали в 2017 году. Сведения о стаже приводятся по трудовым книжкам, приказам о приеме на работу и увольнении, договорам подряда, табелям рабочего времени и т.п. Если формируете СЗВ-СТАЖ в учетной программе, сначала убедитесь, что информация из базы совпадает с кадровыми документами.

Сверьте Ваш отчет

Прежде чем отправлять отчет СЗВ-СТАЖ, сверьте ее с образцами заполнения.

Для примера можете сверяться с нашим образцом отчета.

Тип сведений. Поставьте крестик рядом со словом «Исходная». Это будет означать, что вы сдаете первичный отчет за 2017 год, а не отчитываетесь о выходе сотрудников на пенсию.
Тип сведений. Поставьте крестик рядом со словом «Исходная». Это будет означать, что вы сдаете первичный отчет за 2017 год, а не отчитываетесь о выходе сотрудников на пенсию.

Ф.И.О. и СНИЛС. Перепроверьте эти данные перед тем, как отправлять отчет в ПФР. Фонд будет сверять информацию с СЗВ-М и разделом 3 расчета по взносам, поэтому расхождений быть не должно.
Ф.И.О. и СНИЛС. Перепроверьте эти данные перед тем, как отправлять отчет в ПФР. Фонд будет сверять информацию с СЗВ-М и разделом 3 расчета по взносам, поэтому расхождений быть не должно.

Дополнительные сведения. Графы 8 — 10, 12 и 13 заполняйте, если работник трудится в условиях, которые дают право на досрочную пенсию.
Дополнительные сведения. Графы 8 — 10, 12 и 13 заполняйте, если работник трудится в условиях, которые дают право на досрочную пенсию.

Коды периодов. В отдельных строках граф 6 и 7 отразите периоды, когда сотрудники были в штате, но не работали.
Коды периодов. В отдельных строках граф 6 и 7 отразите периоды, когда сотрудники были в штате, но не работали.

Увольнение сотрудника. Графа 14 нужна, чтобы сообщить в ПФР об уволенных работниках. Ставьте здесь крестик только в одном случае — если сотрудник уволился 31 декабря.
Увольнение сотрудника. Графа 14 нужна, чтобы сообщить в ПФР об уволенных работниках. Ставьте здесь крестик только в одном случае — если сотрудник уволился 31 декабря.

Код ДЛОТПУСК. Отметьте этим кодом только тот оплачиваемый отпуск сотрудника, который стал единственным периодом 2017 года, когда работник числился в штате.
Код ДЛОТПУСК. Отметьте этим кодом только тот оплачиваемый отпуск сотрудника, который стал единственным периодом 2017 года, когда работник числился в штате.

Самая сложная часть отчета – раздел номер 3, который содержит как раз сведения о стаже физ.лиц. За каждую ошибку в этом разделе можно «попасть» на 500 рублей, поэтому будьте внимательны. Для каждого сотрудника указываются: фамилия, имя, СНИЛС и периоды работы в 2017 году. Это графы 2, 3, 5, 6 и 7. Остальные заполняется, только если есть, что в них писать. Проверьте, чтобы основные данные совпадали с СЗВ-М и разделом 3 расчета по взносам.

В каких случаях в разделе 3 отчета СЗВ-СТАЖ отражается отдельной строкой период, когда сотрудник был в оплачиваемом отпуске, с кодом ДЛОТПУСК?
Отдельно в разделе 3 отражается только оплачиваемый отпуск сотрудника, который стал единственным периодом, когда сотрудник был в штате.

Графы 6 и 7 таблицы — для периодов работы в 2017 году. Например, сотрудника в 2016 году, его период по отчету будет с 01.01.2017 по 31.12.2017.

В графах 6 и 7 отдельными строчками заполняется то время, когда сотрудник числился, но не работал (с кодами в графе 11). Болезни, декрет, отпуска – все это заполняется в графу 11. Для подрядчиков тоже существуют отдельные коды.

В графе 14 указываются сотрудники, которые не работают с 1 января 2018. В этой графе ставят крестик, но только если дата увольнения – 31 декабря 2017 года.

В СЗВ-СТАЖ за 2017 год заполняются только 3 первые раздела. Разделы 4 и 5 заполняются только в отчетах СЗВ-СТАЖ, которые подаются на пенсионеров. Информацию в этих разделах надо приводить, только если в блоке «Тип сведений» стоит крестик рядом со словами «Назначение пенсии».

Проверка описи ОДВ-1

Не важно, как вы отчитываетесь – через 1С-Отчетность, СБИС – к отчету СЗВ-СТАЖ нужно приложить опись ОДВ-1.

Не сшивайте вместе СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1
Это 2 отдельных документа, и предоставлять их надо по-отдельности.

Заполняются разделы 1-3, раздел 4 остается пустым. Пятый раздел для сотрудников, которые могут выйти на пенсию досрочно. Данные соотносятся с графами 9, 10 и 12 раздела 3.

Образец описи ОДВ-1.

Порядок заполнения ОДВ-1. 

  • Отчетный период (раздел 2). Напишите в этой ячейке цифру 0. Этот код означает, что вы отчитываетесь за период с 1 января по 31 декабря. Год — 2017, как в форме СЗВ-СТАЖ. 
  • Тип описи (раздел 2). Поставьте крестик рядом со словом «Исходная», как в СЗВ-СТАЖ. Так проверяющие поймут, что вы сдаете первичный отчет за 2017 год. 
  • Сотрудники. В разделе 3 приведите только число физлиц, которых отразили в отчете СЗВ-СТАЖ. Остальные графы этого раздела оставьте пустыми: писать в них нечего.  
  • Раздел 4. В годовом СЗВ-СТАЖ этот раздел не заполняйте. Он для случаев, когда в течение года отчитываетесь о выходе сотрудников на пенсию.
Как ПФР сверяет СЗВ-СТАЖ? 1. Сопоставит Ф. И. О. и СНИЛС сотрудников. Персональные данные физлиц в СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М и разделе 3 расчета по взносам должны совпадать. Иначе фонд может некорректно разнести индивидуальные сведения физлиц в их личных карточках. За недостоверные сведения в СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М фонд потребует 500 руб. штрафа. 2. Сверит стаж работников с формами СЗВ-М за все месяцы 2017 года. За каждый месяц стажа физлица из СЗВ-СТАЖ компания должна была подать на этого человека СЗВ-М. Если в каком-то месяце за работника не отчитались, фонд потребует сдать дополняющую форму и заплатить за забытого сотрудника 500 руб. штрафа. 3. Посмотрит, соответствует ли стаж начисленным страховым взносам. Если компания отразила стаж физлица в СЗВ-СТАЖ, то в разделах 3 расчетов по взносам должны быть начисления за период этого стажа. Если взносов нет, как минимум у компании попросят пояснения. Как максимум — заставят уточнить раздел 3 расчета по взносам.

Сдача отчета СЗВ-СТАЖ в ПФР

В электронном виде сдают отчет компании, в которых работало на 2017 год более 25 человек. Рассчитывая численность учитываются и физ.лица работающие по подряду.

Листы СЗВ-СТАЖ не нужно сшивать между собой, каждый лист визируется отдельно. С описью отчет тоже не скрепляется – это разные документы.

Вопрос-ответ по СЗВ-СТАЖ

Сотрудник уволился 10 января 2017 года, его нужно показывать в СЗВ-СТАЖ? Да, его нужно отразить, т.к. в начале 2017 года он числился в штате. В графах 6 и 7 раздела 3 приведите период работы такого сотрудника: с 01.01.2017 по 10.01.2017.

Как выделять в отчете сотрудника, который в 2017 году ушел на пенсию и уволился? Просто в графах 6 и 7 отчета укажите период работы вплоть до выхода на пенсию. Этого достаточно.

Работник был на больничном 1-7 февраля, 8 февраля он прогулял работу, а 9-го его уволили. Как это отразить? Заполните по сотруднику три отдельных строки в разделе 3. В графах 6 и 7 первой строки покажите период работы сотрудника до момента, как он взял больничный. Второй строкой - дни болезни, в графе 11 — код ВРНЕТРУД. Третьей строкой отразите день увольнения (с 09.02.2017 по 09.02.2017). Прогул отражать не надо – он не засчитывается в стаж. Разрыв между больничным и увольнением не будет ошибкой.

Как правильно отразить болезнь с кодом ВРНЕТРУД: весь периоды по больничному листу, или только те дни, которые оплачивает ФСС? Укажите больничный по листку нетрудоспособности. Для ПФР не важно, сколько дней оплатила компания, а сколько ФСС. Важен сам факт, что сотрудник был на больничном.

Отражать ли в СЗВ-СТАЖ командировки? Нет. Служебные поездки входят в период основной работы сотрудников. Выделять командировки в отдельные строки раздела 3 не надо.

В обновленном программном продукте 1С:ЗУП вы сможете быстро сдать необходимую отчетность по своим работникам. Используя сервис «1С:Отчетность» Вы не только будете уверены, в том, что декларации и отчеты отправлены вовремя, но и не пропустите важную информацию от контролирующих органов.