6 subscribers

Тайм-менеджмент - это нечто большее, чем просто лайфхаки

Тайм-менеджмент - это нечто большее, чем просто лайфхаки

Нет недостатка в советах,книгах и блогах, лайфхаках и приложениях — все они созданы для повышения эффективности управления временем с помощью набора готовых к применению инструментов и рецептов. Тем не менее, разочаровывающая реальность для людей, пытающихся улучшить свое управление временем, заключается в том, что одни только инструменты не будут работать. Вы должны развивать свои навыки тайм-менеджмента в трех ключевых областях: осознание, организация и адаптация.

Автор предлагает научно обоснованную тактику совершенствования во всех трех областях.

Затягивание проекта, смещение сроков и список дел, который, кажется, становится длиннее с каждым днем - все это слишком часто встречается как в жизни, так и на работе. Наступает сезон новогодних праздников и суеты, и многие люди смело пытаются достичь целей «тайм-менеджмента», хотят «быть более продуктивным» и «сосредоточиться на главном». Подобные цели развития действительно важны для успеха в карьере. Не ищите ничего, кроме крупномасштабных опросов, которые обычно показывают, что навыки управления временем являются одними из самых желаемых навыков, но в то же время являются одними из самых редких навыков.

Так как же нам лучше распоряжаться своим временем?

Конечно, недостатка в советах нет - книги и блоги, лайфхаки и приложения - всё это создано для упрощения управления временем с помощью множества готовых к применению инструментов. Тем не менее, самая разочаровывающая реальность для людей, пытающихся улучшить свое управление временем, заключается в том, что независимо от того, насколько эффективно были разработаны эти инструменты, они вряд ли сработают. Проще говоря, эти инструменты предполагают базовый набор навыков человека, но навыки, составляющие управление временем, предшествуют эффективности любого инструмента или приложения. Например, может ли кто-нибудь всерьез ожидать, что покупка хорошего набора ножей, высококачественного кухонного оборудования и свежих продуктов мгновенно сделает кого-то пятизвездочным шеф-поваром? Конечно нет. Точно так же использование приложения для планирования без предварительных навыков управления временем вряд ли даст положительные результаты.

К счастью, существует множество исследований, направленных на изучение навыков, лежащих в основе тайм-менеджмента. Здесь тайм-менеджмент определяется как процесс принятия решений, который структурирует, защищает и регулирует время человека в соответствии с изменяющимися условиями окружающей среды. Три конкретных навыка отделяют успех от провала в тайм-менеджменте:

  • Осознанность: реалистично думайте о своем времени, понимая, что это очень ограниченный ресурс.
  • Организация: разработка и организация ваших целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
  • Адаптация: отслеживание того, как вы используете время при выполнении действий, включая приспособление к перерывам или смене приоритетов.

Из этих трех навыков организация, вероятно, наиболее известна и понятна, особенно учитывая, что большинство приложений и лайфхаков связаны с составлением расписания и планированием. Однако мало кто по праву признает и знает о таких навыка как осознанность и адаптация. Это поднимает ключевые вопросы о том, как эти навыки проявляются с точки зрения развития: одинаково ли они важны? Сложнее ли освоить некоторые из них? И некоторые проще, чем другие?

Измерение навыков тайм-менеджмента

Чтобы ответить на эти вопросы, я изучил результаты более 1200 человек, которые участвовали в 30-минутном микросимуляторе, предназначенном для объективной оценки навыков управления временем. Участникам была предоставлена роль внештатного дизайнера, и они должны были управлять задачами и отношениями с клиентами и коллегами в рамках коммуникационной платформы с электронной почтой, мгновенными сообщениями, файлами облачных накопителей и т. Д. Проблемы, с которыми им приходилось сталкиваться, включали разрешение конфликтов в расписании, определение приоритетов требований клиентов и решение, как использовать (или не использовать) свое время.

Полученные данные позволили сделать несколько убедительных выводов.

Во-первых, все три навыка имели одинаковое значение для общей эффективности управления временем. Следовательно, только улучшение расписания и планирования (то есть навыков организации) игнорирует две трети компетенции, необходимой для эффективного управления временем. Это может объяснить, почему так обидно пробовать новый инструмент, а потом кажется, что мы никогда не продвигали вперед стрелку к тому, чтобы стать отличными великими менеджерами времени.

Во-вторых, люди больше всего боролись с навыками осознания и адаптации, где оценочные баллы были в среднем на 24% ниже, чем для навыков организации. Эти данные свидетельствуют о том, что осознание и адаптация являются не только более редкими навыками, но и более трудными для естественного развития без прямого вмешательства. Кроме того, навыки осознания были основным фактором того, насколько хорошо люди избегали прокрастинации, а навыки адаптации были основным фактором того, насколько хорошо они расставляли приоритеты в своей деятельности.

В-третьих, результаты противоречили популярным утверждениям о достоинствах или недостатках многозадачности. В опросе, проведенном после моделирования, мы спрашивали, как респонденты относятся к многозадачности. Данные показали, что их предпочтения к многозадачности (то, что ученые называют «полихронностью») на самом деле не связаны с навыками управления временем. То, насколько хорошо или плохо люди распоряжаются своим временем, не имело никакого отношения к их предпочтениям в многозадачности. Таким образом, то внимание, которое так часто уделяется многозадачности теми, кто предлагает уловки тайм-менеджмента, вряд ли приведет к реальному успеху.

В-четвертых, было совершенно ясно, что люди совершенно не точны в самооценке своих навыков управления временем. Например, менее 1% самооценок людей совпадали с их объективными оценками навыков. Более того, на самооценки приходилось лишь около 2% различий в реальных навыках тайм-менеджмента. Эти результаты перекликаются с предыдущими работами, посвященными отсутствию у людей точной осознанности относительно своих компетенций и тому, как это препятствует изменениям и развитию лидерства.

Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента
Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента

Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента

Итак, как люди могут лучше всего подготовиться к тому, чтобы лучше распоряжаться своим временем?

Для этого сначала необходимо выяснить, на чем следует сосредоточиться. Более глубокое погружение в свои текущие уровни навыков - единственный способ ответить на этот вопрос. Есть три шага, которые вы можете предпринять, чтобы направить свои усилия на улучшение.

Создайте точное самоосознание своих навыков управления временем. Это может быть достигнуто с помощью объективных оценок, таких как микросимуляция, поиск обратной связи от других, например коллег или руководства, или установление базовой линии поведения, по которой можно оценить улучшения.

Признайте, что предпочтения имеют значение, но не то, как вы думаете. Самосознание своих предпочтений или личности, связанных с управлением временем, таких как многозадачность или проактивность, может углубить понимание того, где вы можете бороться, когда ваши усилия по изменению идут вразрез с существующими привычками. Но помните, что навыки, а не личность, являются наиболее податливыми личностными качествами и обеспечивают наибольшую отдачу от усилий по самосовершенствованию.

Определите и расставьте приоритеты по навыкам, которые вам необходимо улучшить. Хотя это кажется очевидным, ключевой момент здесь заключается в том, чтобы избежать самосовершенствования, которое является “дюймом в глубину, но милей в ширину”, где усилия распределены слишком тонко по слишком многим потребностям. Лучше всего расставить приоритеты в развитии навыков, сосредоточившись сначала на самой насущной потребности в навыках, а затем переходя к следующему.

Тайм-менеджмент - это нечто большее, чем просто лайфхаки

Существует ряд научно обоснованных тактик повышения навыков тайм-менеджмента

Ниже приведены некоторые примеры. Опять же, очень важно понимать, что тактика предназначена для развития ваших базовых навыков, которые в конечном итоге улучшат ваше управление временем. Простая реализация этой тактики не является конечной целью.

Развитие навыков осознания. Эффектность эффективности рознь, когда одна эффективность заключается в том, чтобы делать вещи хорошо, а другая эффективность-в том, чтобы делать дела быстро. И то и другое может иметь решающее значение. Стремление к эффективности ради нее самой контрпродуктивно.

Найдите свое пиковое время работы. Разбейте свой обычный день на три-четыре временных интервала и в течение недели ранжируйте эти интервалы от наиболее продуктивного до наименее продуктивного (наиболее продуктивным является пик производительности).

Относитесь к своему времени как к деньгам. Создайте бюджет времени, который подробно описывает, как вы проводите свои часы в течение типичной недели. Разделите время на фиксированное ("должен сделать") и произвольно (“хочу сделать”).

Попробуйте рассчитать время. Запишите, сколько времени вы потратили на выполнение задач с очень четкими сроками, а не сколько времени у вас осталось.

Оцените, насколько реалистично вы оцениваете время. После завершения проекта оцените, сколько времени, по вашему мнению, это займет и сколько на самом деле.

Взгляните на «перспективу будущего». Подумайте, как задачи, которые вы выполняете прямо сейчас, помогут или повредят вам в будущем (например, как сегодняшние задачи по проекту повлияют на задачи следующей недели?).

Избегайте «заблуждения о невосполнимых потерях». Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на какое-то действие, сделайте шаг назад и оцените его важность (например, насколько ценен результат, на кого повлияет, завершено оно или не закончено, и т. д.)

Развитие навыков ранжирования

Незнакомые, но важные задачи часто требуют более крутого обучения и более непредсказуемых временных затрат. Развитие навыков ранжирования- это не организация вашей работы для лучшего контроля над своей жизнью - это о том, чтобы взять под свой контроль свою жизнь, а затем структурировать свою работу вокруг этого.

  • Расставьте приоритеты в деятельности и обязательствах. Недостаточно просто перечислить свои задачи, списки дел и встречи.
  • Избегайте «эффекта простой срочности». Срочность и важность взаимосвязаны, но это разные понятия: срочные задачи требуют немедленных действий, тогда как важные задачи имеют более значительные и долгосрочные последствия. В первую очередь следует выполнять срочные и важные задачи.
  • Используйте календарь. Записывайте сроки выполнения задач и встреч - и делайте это немедленно, когда они запланированы или запрошены. Записывайте сроки выполнения задач и встреч-и делайте это немедленно, когда они запланированы или запрошены. Метки или цветовые коды (например, работа, школа, жизнь и т. д.).
  • Расписание защищенного времени. Назначьте себе встречи в календаре, чтобы у вас было время посвятить самым важным проектам.
  • Уменьшите количество ошибок недооценки. При составлении планов попросите нейтральную сторону высказать свое мнение о ваших прогнозируемых временных затратах.
  • Попробуйте "половинчатые цели" . Когда вы пытаетесь достичь цели, которая кажется вам слишком сложной, установите менее сложную версию цели или ее половину.

Развитие навыков адаптации

Эти навыки проверяются и развиваются в ситуациях, которые естественным образом связаны с высоким стрессом, а иногда даже с кризисом - задача состоит в том, чтобы справиться с такими ситуациями, не расстраиваясь, не беспокоясь или не отвлекаясь.

  • Попробуйте «накопить привычки». Свяжите свое поведение по тайм-менеджменту с привычками, которые у вас уже есть (например, отслеживайте ежедневный прогресс каждый вечер, когда вы садитесь ужинать).
  • Используйте короткие всплески усилий. Когда задачи кажутся непосильными, прилагайте максимум усилий в течение 15- ти - 30-ти минутных интервалов, чтобы избежать откладывания на потом.
  • Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени или контрольными списками. Помните, что выгода должна превышать затраты при использовании этих инструментов. Прибыль должна перевешивать время, потраченное на использование приложения.
  • Не будьте "скупым на напоминания". Напоминания должны содержать подробные объяснения или описания, а не одно или два слова, которые не могут описать важность задачи, ожидаемое качество и т. д.
  • Создавайте планы на случай непредвиденных обстоятельств. Подумайте о лучшем / худшем сценарии, когда вы описываете возможные результаты ваших планов.
  • Стремитесь сократить потери времени. Создавайте временные интервалы в режиме «не беспокоить» и блокируйте социальные сети и надоедливые мессенджеры в критически важное рабочее время.

Почему в этот период личного самоанализа улучшение управления временем остается такой постоянной и неизменной целью для многих из нас?

Ирония заключается в том, что мы должны стать лучшими тайм — менеджерами наших собственных усилий по улучшению тайм-менеджмента, чтобы расставить приоритеты в наших усилиях по развитию.

Этот путь начинается с отказа от заманчивых быстрых решений и вместо этого мы переходим к оценке и развитию наших собственных, основных навыков тайм-менеджмента до того, как очередное "предновогоднее решение" достигнет своей цели.

Эрих С. Дирдорф
Эрих С. Дирдорф

Эрих С. Дирдорф - профессор менеджмента и предпринимательства в Колледже бизнеса Ричарда Х. Дрихауса при Университете Де Пола, а в настоящее время - младший редактор отдела психологии персонала.

Не забывайте подписываться на наш канал.

Дальше будет интереснее!