Преимущества и проблемы внедрения электронного документооборота в организации

02.05.2018

В статье отражены сильные стороны системы электронного документооборота, определены проблемы, наличие которых тормозит внедрение информационно-коммуникационных технологий, указаны причины долгого подстраивания к новым реалиям в России и даны рекомендации предприятиям по поводу защиты окружающей среды, страдающей от «отходов делопроизводства».

Организация электронного документооборота - современный и эффективный процесс, который позволяет оптимизировать работу любой структуры, помогает сэкономить рабочее время, снижает потери важных бумаг, что является частой проблемой в условиях бюрократии. Таким образом, скорость поиска оперативных и оптимальных решений будет происходить быстрее.

Совершение закупок, заключение сделок, взаимодействие с налоговыми органами, ФСС, ПФР протекает непосредственно в самом офисе. Поэтому служащий сможет сэкономить достаточно времени, и ему не придется посещать другие учреждения.

Переход на дистанционную форму обработки документов - это необходимость, т.к. при решении стратегических задач важно предпринимать решительные действия для опережения конкурентов.

Изначально индивидуализированные системы цифрового делопроизводства через компьютерные сети разрабатывались для предприятий. Данную новинку начали применять в тех компаниях, в которых ручную обработку документов можно было сократить, но некоторые организации продолжили работать с бумажными носителями.

В любой фирме бумага присутствует в том или ином виде. Зачастую современные руководители относятся с недоверием к нововведениям и даже частично переходить на новые технологии опасаются. Конечно, есть документы, распечатка которых просто необходима, но при желании можно устранить и этот нюанс. Некоторые документы по истечении определенного промежутка времени уничтожаются. Начальники не беспокоятся о том, сколько тонн макулатуры образуется в процессе деятельности организации. Принтеры, с помощью которых печатаются и размножаются документы, потребляют излишне много электроэнергии. А производство и утилизация картриджей являются экологически вредными процессами.

Сегодня мы становимся свидетелями ухудшения состояния природы. Разрушительные последствия человеческой деятельности очевидны. Появилась реальная угроза экологического кризиса, связанная с прогрессирующим загрязнением поверхности планеты.

Введение системы электронного документооборота становится неотъемлемой частью работы не только частных компаний, но и отделений государственного сектора, который включает в себя различные ведомства, стремящиеся взаимодействовать друг с другом посредством передачи данных через сеть Интернет. СЭД внедряется повсеместно во все учреждения, начиная с муниципальных. А это обязательно приведет к сокращению чиновничьего аппарата более чем на четверть уже в ближайшие пять лет.

Цифровизация окутывает и сферу здравоохранения. Консультация врача, получение справок, проведение совещаний онлайн, скоро станет обыденностью. Уже сейчас не надо стоять в очереди, беспокоиться из-за возможного механического повреждения полиса или карты – все оцифровано. Одна пластиковая карта вмещает всю информацию о своем владельце, включая биометрические данные.

В связи с этим можно выделить ряд преимуществ внедрения электронного документооборота: снижение финансовых, трудовых затрат на почтовые услуги, чернила, поиск нужного документа в базе данных и его отправка другому сотруднику занимает несколько секунд, облачные технологии повышают мобильность служащих, использующих различные приложения для гаджетов. Появляется возможность работать удаленно, без необходимости физического присутствия в офисе фирмы. Электронные документы проще сортировать, упорядочивать, редактировать, искать, при этом минуя целую кипу бумаг.

Отказ от бюрократических принципов работы, шифрование данных для большей безопасности, исключение дубликатов, ликвидация архива из-за нецелесообразности помогут сократить время выполнения работы, позволят повысить производительность труда сотрудников, увеличат степень их ответственности при выполнении своих прямых обязанностей. С точки зрения экологии, удастся сохранить огромное количество деревьев.

К минусам ЭДО можно отнести: высокую стоимость ПО и его внедрение, время необходимое, для привыкания сотрудников к новым информационным продуктам. Все эти недостатки временны.

Проблема данного нововведения заключается в следующем:

А) зачастую используется и бумажный носитель и электронный, что явно не сокращает время выполнения работы сотрудникам;

Б) слепое сканирование данных, а не полная, тщательная, комплексная, полноценная с вводом в дистанционную систему переработка информации.

Компьютерные программы вытесняют с рынка значительное количество профессий.

Сокращение персонала для работников предприятия – это всегда катастрофа. Но в нашем государстве, в организациях любого уровня, ротация кадров практически на нуле, если не отсутствует вовсе.

От финансирования труда многих людей можно отказаться, вполне реально нанять одного специалиста, в обязанности которого будет входить техническое обслуживание аппаратуры и оборудования в фирме. Существенная экономия денежных средств добивается путем сокращения сотрудников.

Компании, занимающиеся разработкой систем электронного документооборота, поддерживают стартапы скидками, а иногда и технической поддержкой.

Сегодня на компьютерах составляются и оформляются все документы. Но при их согласовании, подписании, обмене, практически в половине случаев, используется оргтехника. ЭДО позволяет существенно сократить расходы организации, повышает продуктивность деятельности. Формулирование целей производства, установка и настройка оборудования позволят добиться желаемого: а именно ухода от бумажной волокиты и дублирования функций сотрудников.