Что такое персональные данные работника?

В настоящее время в федеральном законодательстве РФ появилось понятие персональных данных.

Персональные данные также представляют собой информацию.

Так, согласно п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Частью 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ предусмотрено, что обработка персональных данных может осуществляться оператором с согласия субъектов персональных данных.

Но вместе с тем законодательством установлены случаи, когда согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных не требуется.

Так, согласно п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных не требуется, если обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных.

Данное правило распространяется и на стороны трудового договора, то есть работника и работодателя.

Так, в соответствии с правилами гл. 14 Трудового кодекса РФ о защите персональных данных работника работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;

3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных к специальным категориям персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами;

5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами;

6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;

8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

- не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами;

- не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

- предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

- осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;

- разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

- не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

- передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Роскомнадзор выпустил Разъяснения "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве" (текст документа приведен в соответствии с публикацией на сайте http://www.rsoc.ru по состоянию на 24 декабря 2012 г.).

В нем он обратил внимание на некоторые случаи, когда при передаче персональных данных работника третьим лицам согласия работника на это не требуется.

Так, работодатель, согласно ст. 22 Трудового кодекса РФ обязан осуществлять обязательное социальное страхование работников в порядке, установленном федеральными законами, в частности Федеральным законом от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации, Федеральным законом от 16 июля 1999 г. N 165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования, Федеральным законом от 29 ноября 2010 г. N 326-ФЗ "Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации".

Таким образом, передача персональных данных работников в Фонд социального страхования Российской Федерации, Пенсионный фонд Российской Федерации осуществляется без их согласия.

Также передача персональных данных работника кредитным организациям, открывающим и обслуживающим платежные карты для начисления заработной платы, осуществляется без его согласия в следующих случаях:

а) когда договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в его тексте предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;

б) наличия у работодателя доверенности на представление интересов работника при заключении договора с кредитной организацией на выпуск банковской карты и ее последующем обслуживании;

в) когда соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре (ст. 41 Трудового кодекса РФ).

Относительно обработки персональных данных уволенных работников Роскомнадзор в своих Разъяснениях "Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве" пояснил следующее.

Работодатель вправе обрабатывать персональные данные уволенного работника в случаях и в сроки, предусмотренные федеральным законодательством. К таким случаям в том числе относится обработка персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета.

Так, согласно пп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 4 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога.

Таким образом, с учетом положений п. 2 ч. 1 ст. 6 Федерального закона "О персональных данных" согласие уволенных работников на обработку их персональных данных в вышеуказанных случаях не требуется.

По истечении сроков, определенных законодательством Российской Федерации, личные дела работников и иные документы передаются на архивное хранение на срок 75 лет. При этом на организацию архивного хранения, комплектования, учет и использование архивных документов, содержащих персональные данные работников, действие Закона N 152-ФЗ не распространяется и, соответственно, обработка указанных сведений не требует соблюдения условий, связанных с получением согласия на обработку персональных данных.

А вот при привлечении сторонних организаций для ведения кадрового и бухгалтерского учета работодатель обязан соблюдать требования, установленные ч. 3 ст. 6 Закона N 152-ФЗ, в том числе получить согласие работников на передачу их персональных данных.

Обработка персональных данных работника при осуществлении пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений работодателя производится при условии, что организация пропускного режима осуществляется работодателем самостоятельно либо если указанная обработка соответствует порядку, предусмотренному коллективным договором, локальными актами работодателя, принятыми в соответствии со ст. 372 Трудового кодекса РФ.

Содержание согласия работника должно быть конкретным и информированным, т.е. содержать информацию, позволяющую однозначно сделать вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых персональных данных.

Согласие работника может быть оформлено как в виде отдельного документа, так и закреплено в тексте трудового договора и отвечать требованиям, предъявляемым к содержанию согласия, согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ.

Также и обработка персональных данных соискателей на замещение вакантных должностей в рамках правоотношений, урегулированных Трудовым кодексом РФ, предполагает получение согласия соискателей на замещение вакантных должностей на обработку их персональных данных на период принятия работодателем решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Исключение согласно выводам Роскомнадзора составляют случаи, когда от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключил соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении соискателем своего резюме в сети Интернет, доступного неограниченному кругу лиц.

В случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем.

К примеру, к таким мероприятиям можно отнести приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя, обратную связь посредством электронной почты и т.д.

При поступлении в адрес работодателя резюме, составленного в произвольной форме, при которой однозначно определить физическое лицо, его направившее, не представляется возможным, данное резюме подлежит уничтожению в день поступления.

В случае если сбор персональных данных соискателей осуществляется посредством типовой формы анкеты соискателя, утвержденной оператором, данная типовая форма анкеты должна соответствовать требованиям п. 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687, а также содержать информацию о сроке ее рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Типовая форма анкеты соискателя может быть реализована в электронной форме на сайте организации, где согласие на обработку персональных данных подтверждается соискателем путем проставления отметки в соответствующем поле, за исключением случаев, когда работодателем запрашиваются сведения, предполагающие получение согласия в письменной форме.

В случае отказа в приеме на работу сведения, представленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней, за исключением случаев, предусмотренных законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя определен в течение 3 лет.

Получение согласия также является обязательным условием при направлении работодателем запросов в иные организации, в том числе по прежним местам работы, для уточнения или получения дополнительной информации о соискателе.

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

ПОСЕТИТЕ НАШ ИНТЕРНЕТ-МАГАЗИН

Уже в продаже электронное методическое пособие "Все об уточненной налоговой декларации" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исправить ошибки в налоговых декларациях

Уже в продаже электронное методическое пособие "Все о счетах-фактурах" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исчислить налог на добавленную стоимость без ошибок в счетах-фактурах

Подписывайтесь на нас:

ВК Facebook Дзен Одноклассники Telegram Teletype

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Выговор работнику за оскорбление руководства через мессенджер в нерабочее время - незаконен

Новые требования по охране труда на автотранспорте

10 видео Кадровый учет

Как принять на работу вынужденного переселенца?

Можно ли привлечь работодателя к ответственности за выплату зарплаты ниже прожиточного минимума

10 видео зарплата и кадры

Как уволить руководителя организации при ее ликвидации?

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ПРАВОМЕРНО УВОЛЬНЕНИЕ НЕТРЕЗВОГО РАБОТНИКА?

Какие выгодные для ИП условия включить в трудовые договоры с работниками

ВПРАВЕ ЛИ РАБОТОДАТЕЛЬ ШТРАФОВАТЬ РАБОТНИКА?

Можно ли оформить срочный трудовой договор, если работник будет работать дистанционно и по совместительству?

КАК ПРАВИЛЬНО УВОЛИТЬСЯ ПО СОБСТВЕННОМУ ЖЕЛАНИЮ?

Установлен ли для коммерческой организации верхний предел выходного пособия при увольнении по соглашению сторон?

ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ РАБОТОДАТЕЛЬ НЕ ПРИНИМАЕТ ЗАЯВЛЕНИЕ ОБ УВОЛЬНЕНИИ?

Индексация зарплаты: кому и насколько поднять оклады, чтобы не придрался трудинспектор

Изменить штатное расписание не значит изменить организационные условия труда

Как установить требования к внешнему виду работников, работающих с детьми (дресс-код)?

Каким днем уволить работника, если последний рабочий день, указанный в заявлении, совпадает с его выходным днем?

КАКИЕ УСЛОВИЯ ОПАСНО ВКЛЮЧАТЬ В ТРУДОВОЙ ДОГОВОР - СУДЕБНЫЙ ОБЗОР

ВПРАВЕ ЛИ РАБОТОДАТЕЛЬ ПРИВЛЕЧЬ К РАБОТЕ В ВЫХОДНЫЕ И ПРАЗДНИЧНЫЕ ДНИ?

КАКОВ ПОРЯДОК УВОЛЬНЕНИЯ В СВЯЗИ С СОКРАЩЕНИЕМ ШТАТА?

Какие основания увольнения по инициативе работодателя будут уважительными, а какие - неуважительными?

Можно ли в трудовом договоре установить режим рабочего времени путем отсылки к коллективному договору?

ВПРАВЕ ЛИ РАБОТОДАТЕЛЬ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ПОЛИГРАФ?

Допустимо ли инициировать процедуру сокращения штата в период проведения процедуры по изменению условий трудовых договоров?

Кто и когда имеет право уйти в отпуск?