Как правильно оплатить отпуск работнику?

<100 full reads
344 story viewsUnique page visitors
<100 read the story to the endThat's 18% of the total page views
3,5 minutes — average reading time

Из данной публикации вы узнаете о том, как правильно рассчитывать продолжительность отпуска и сумму отпускных, а также о многих других нюансах, касающихся отпусков.

Как правильно оплатить отпуск работнику?

Кто и когда имеет право уйти в отпуск

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют все работники. Об этом сказано в ст. 21 Трудового кодекса РФ. При этом не имеет значения ни срок трудового договора, ни продолжительность рабочего дня, ни должность, ни форма оплаты труда. Также неважно, является ли работодатель физическим или юридическим лицом.

За то время, пока работник находится в отпуске, за ним сохраняются должность и средний заработок (ст. 114 Трудового кодекса РФ). Другими словами, администрация предприятия в этот период не может уволить сотрудника или перевести его на другую работу.

Заметьте: в отпуск могут уйти и те, кто работает по совместительству. Согласно ст. 286 Трудового кодекса РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск они получают в то же время, что и на своей основной работе.

Так когда же работник может пойти в отпуск? Оплачиваемый отпуск предоставляется ежегодно, причем в расчет берется календарный год. Год отсчитывается с момента поступления человека на работу.

Право на отпуск возникает у нового сотрудника по истечении шести месяцев работы.

Вообще-то администрация предприятия может предоставить отпуск и недавно поступившему сотруднику - до того, как он отработает шесть месяцев. А в некоторых случаях она даже обязана это сделать. В частности, досрочный отпуск предоставляется:

- женщине перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;

- несовершеннолетнему сотруднику;

- работнику, усыновившему ребенка, которому еще не исполнилось трех месяцев.

Досрочный отпуск предоставляется также тем работникам, для которых он предусмотрен законодательством. Например, ст. 123 Трудового кодекса РФ независимо от отработанного времени на предприятии такой отпуск разрешен мужу, чья жена находится в отпуске по беременности и родам.

Статья 322 Трудового кодекса РФ предусматривает досрочный отпуск для родителя (опекуна или попечителя), если он работает в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в том случае, когда приходится сопровождать своего ребенка в возрасте до 18 лет для поступления в среднее или высшее учебное заведение (при условии, что данное учебное заведение расположено в другом городе).

Кроме того, правом на досрочный отпуск может воспользоваться и работник, который работает по совместительству. Если он уйдет в отпуск по месту своей основной работы, то там, где он трудится по совместительству, отпуск может быть дан авансом, поскольку совместителям ежегодный отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы.

А как быть, если общая продолжительность отпуска по основной работе окажется больше, чем по совместительству? В этом случае организация, в которой работник является совместителем, по его просьбе может предоставить ему отпуск нужной продолжительности. Та часть отпуска, которая будет превышать положенный срок, предоставляется сотруднику без сохранения заработной платы.

Как мы уже сказали, досрочный отпуск дается как бы авансом. Тем не менее он должен быть предоставлен в полном размере и полностью оплачен.

К ежегодному основному отпуску при этом присоединяются и дополнительные отпуска, если, конечно же, работник имеет на них право.

За второй и последующие годы работы сотрудник может взять отпуск в любое время. Однако при этом должна соблюдаться очередность отпусков, которую следует закрепить в специальном графике. Этот график должен быть утвержден работодателем.

Если в вашей организации есть профсоюз, то график отпусков нужно согласовать и с его выборным органом - профкомом. Он должен документально подтвердить согласование выпиской из протокола заседания.

А как составить график отпусков? Вы можете использовать форму N Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Причем организация должна составить и утвердить график отпусков на следующий год не позднее 16 декабря. Но отделу кадров следует заранее собрать заявления всех работников, чтобы узнать, кто и в какое время хочет отдыхать в новом году. Затем уже составляют график отпусков, учитывая все пожелания.

В апреле 2016 г. появились слухи об отмене графика отпусков, правда не подкрепленные до момента сдачи книги в печать никакими законопроектами.

Кроме того, составляя график, необходимо учитывать, что некоторым категориям работников дано право на отпуск в летнее или любое удобное для них время. К таким категориям относятся:

- работники моложе восемнадцати лет;

- женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до двенадцати лет, а также мужчины, воспитывающие таких детей без матери;

- участники и инвалиды Великой Отечественной войны;

- ветераны труда;

- лица, которые официально получили статус пострадавших от радиации из-за аварии на Чернобыльской АЭС. В частности, это те, кто получил или перенес лучевую болезнь и другие заболевания вследствие аварии на Чернобыльской АЭС, а также участники ликвидации последствий этой катастрофы.

С уже утвержденным графиком отпусков необходимо ознакомить всех сотрудников организации. Для этого его нужно вывесить на видное место. Но лучше показать график каждому сотруднику, предложив, чтобы он закрепил свое согласие подписью, если нет возражений против назначенного ему времени отдыха. В дальнейшем это позволит вам избежать возможных конфликтов с работником.

А как быть, если между работником и администрацией организации возникли разногласия? Допустим, время начала отпуска, установленное в графике, не устраивает работника. Тогда он может попросить руководство предприятия или уполномоченный профсоюзный орган перенести эту дату. Однако такая возможность есть и у администрации, если она не согласна с датой начала отпуска. Другими словами, обе стороны могут внести изменения уже в утвержденный график, но для этого нужно их взаимное согласие.

О начале отпуска работника нужно известить не позже чем за две недели. В отдельных случаях с сотрудника можно взять расписку о том, что он был своевременно извещен о сроках своего ухода в отпуск.

Когда подходит время, руководитель издает приказ, в котором указываются фамилии сотрудников, уходящих в отпуск. Один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а другой передают в бухгалтерию. На его основании будут начислены отпускные.

Отпускные начисляются не позднее чем за 3 дня до начал отпуска.

Как правильно оплатить отпуск работнику?

Какова продолжительность отпуска

Сразу отметим, отпуска бывают основными и дополнительными. Право на дополнительный оплачиваемый отпуск имеет лишь тот, кто упомянут в ст. 116 Трудового кодекса РФ. Причем если работник имеет право как на основной, так и на дополнительный отпуск, то он может взять эти отпуска вместе. А как в таком случае определить общую продолжительность отпуска? Для этого нужно сложить дни основного и дополнительного отпуска.

Как мы уже отметили, продолжительность основного отпуска - 28 календарных дней. Однако для некоторых работников трудовое законодательство предусматривает более длинные основные отпуска. Например, подростки должны отдыхать 31 календарный день. Или, скажем, инвалиды - их основной отпуск равен 30 календарным дням.

Что же касается дополнительных отпусков, то их продолжительность зависит от причины, по которой они предоставляются. Допустим, человек работает в одном из районов Крайнего Севера. Тогда ему положен дополнительный отпуск в 24 календарных дня. Обратите внимание: в отличие от основного, дополнительный отпуск может быть установлен не только в календарных днях, но и в рабочих.

Итак, к основному отпуску вы должны прибавить дополнительный. Хорошо, когда и основной, и дополнительный отпуска предоставляются в календарных днях (ст. 120 Трудового кодекса РФ).

При этом праздничные дни, приходящиеся на время отдыха, в расчет не включают. Об этом также говорится в ст. 120 Трудового кодекса РФ.

Также не включаются в период ежегодного оплачиваемого отпуска дни временной нетрудоспособности. Поэтому если работник заболел во время отдыха, то его отпуск будет продлен на число календарных дней, когда он был на больничном (ст. 124 Трудового кодекса РФ).

В результате вы получите дату последнего дня отпуска. Общее число календарных дней отпуска и указывают в приказе руководителя.

А как долго работник может находиться в отпуске? С одной стороны, в ст. 120 Трудового кодекса РФ говорится, что длительность отпуска не ограниченна.

С другой стороны, для некоторых работников лимит все же установлен. Например, те, кто работает в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, не могут отдыхать больше шести месяцев за год (ст. 322 Трудового кодекса РФ).

Кроме того, максимальная продолжительность отпуска может быть определена федеральными законами, которые регулируют какую-либо профессиональную деятельность. Так, сотрудники таможни не вправе находиться в отпуске больше 60 дней в году, это указано в п. 4 ст. 39 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 114-ФЗ.

А установлена ли минимальная продолжительность отпуска? Да, такое ограничение есть. За полный год работы сотрудник должен отдыхать не менее 28 календарных дней. Однако зачастую бывает, что работодатель просит сотрудника не уходить в отпуск в этом году, а отгулять его в следующем. Учтите: это возможно лишь в исключительных случаях, допустим, когда отсутствие специалиста приведет к сбоям в работе организации (ст. 124 Трудового кодекса РФ).

Хотя в год работнику положено как минимум 28 дней отпуска, это вовсе не значит, что он должен использовать их все сразу. Отпуск можно разделить на части. Поступать так позволяет ст. 125 Трудового кодекса РФ. В этом случае хотя бы одна из частей отдыха должна быть не менее 14 календарных дней. Количество же частей, на которые можно разбить отпуск, как и их продолжительность, ничем не ограничены. Разве что каждая часть отпуска не должна быть меньше одного дня - все-таки отпуск предоставляется в днях, а не в часах.

Остается добавить, что дополнительный отпуск можно перенести на следующий год или заменить денежной компенсацией. Для этого работник должен написать соответствующее заявление.

Прежде чем рассказать, как рассчитываются отпускные, рассмотрим некоторые дополнительные отпуска, предоставляемые различным категориям работников.

Как правильно оплатить отпуск работнику?

Отпуска за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях

Согласно ст. 321 Трудового кодекса РФ, гражданам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним районах, предоставляется дополнительный отпуск. Он предоставляется помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Продолжительность дополнительного отпуска составляет: 24 календарных дня - для лиц, работающих на Крайнем Севере, и 16 календарных дней - для приравненных местностей. Такой порядок распространяется не только на штатных работников, но и на совместителей. Также это относится и к сотрудникам, работающим вахтовым методом (ст. 302 Трудового кодекса РФ).

А если в прошлом году сотрудник не был в отпуске? В таком случае можно совместить ежегодные оплачиваемые отпуска, но не более чем за два года. Так сказано в ст. 322 Трудового кодекса РФ. При этом, как мы уже отмечали, общая продолжительность отпуска не должна превышать шести месяцев, включая то время, которое необходимо для проезда к месту проведения отпуска и обратно. Часть, которая превышает полгода, можно присоединить к отпуску на следующий год.

Помимо этого, в ст. 325 Трудового кодекса РФ предусмотрено право граждан, работающих на Севере, один раз в два года за счет работодателя съездить в отпуск любым видом транспорта, в том числе и личным (кроме такси). Оплачивается дорога к месту проведения отпуска туда и обратно по РФ. Причем берется кратчайший путь и только к одному пункту назначения. Также предприятие компенсирует расходы на провоз багажа весом до 30 килограммов. Если работник едет в отпуск вместе с неработающими женой или мужем либо несовершеннолетними детьми, то организация должна оплатить и их проезд. Данная компенсация выплачивается и в том случае, если работник и его семья уезжают в отпуск в разное время.

Компенсируют расходы на оплату проезда к месту отпуска и на провоз багажа только по основному месту работы.

Обратите внимание: дорогу работнику оплачивают перед отъездом в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Вернувшись из отпуска, работник должен представить соответствующие документы. На их основании производится окончательный расчет.

Отпуска за работу во вредных и опасных условиях

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 2-, 3-й или 4-й степени либо опасным условиям труда. Списки, которые использовались до внедрения специальной оценки рабочих мест по условиям труда, более не применяются для определения вредности или опасности работы и, соответственно, установления продолжительности дополнительного отпуска.

Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска в этом случае составляет 7 календарных дней. Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска конкретного работника устанавливается трудовым договором на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора с учетом результатов специальной оценки условий труда. Собственно, если никаких норм нет, то продолжительность дополнительного отпуска должен предложить специалист, проводивший оценку условий труда в соответствующей строке карты специальной оценки условий труда.

В некоторых случаях продолжительность дополнительных отпусков установлена законом или подзаконными актами и не зависит от класса условий труда. Например, для медицинских работников, участвующих в оказании психиатрической помощи, непосредственно участвующих в оказании противотуберкулезной помощи, осуществляющих диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных, также лиц, работа которых связана с материалами, содержащими вирус иммунодефицита человека, дополнительные отпуска устанавливаются Постановлением Правительства РФ от 6 июня 2013 г. N 482; для промышленно-производственного персонала, занятого на предприятиях, в объединениях и организациях электроэнергетической промышленности, продолжительность дополнительных отпусков устанавливается Постановлением Госкомтруда СССР от 5 февраля 1991 г. N 25 и т.д.

На основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективных договоров, а также письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, которая превышает минимальную продолжительность данного отпуска, установленную ч. 2 настоящей статьи, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией в порядке, размерах и на условиях, которые установлены отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективными договорами.

Может сложиться так, что работник-"вредник" имеет право на дополнительные отпуска по иным основаниям. В этом случае все дополнительные отпуска суммируются и предоставляются в натуре, если, конечно, для работника законом не установлено ограничений по максимальной продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска. В последнем случае сверхнормативные дни отпуска заменяют компенсацией.

Отпуска за ненормированный рабочий день

Статья 101 Трудового кодекса РФ разрешает устанавливать для некоторых сотрудников ненормированный рабочий день. Как правило, ненормированный рабочий день бывает у руководителей, технического и хозяйственного персонала. Перечень должностей с ненормированным рабочим днем закрепляется в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка.

Сотрудникам с ненормированным рабочим днем полагается ежегодный дополнительный отпуск. Сколько он длится, также должно быть установлено коллективным договором. Однако такой отпуск не может быть меньше трех календарных дней. Таково требование ст. 119 Трудового кодекса РФ.

В некоторых случаях правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем устанавливаются на федеральном уровне. Так сделано в отношении федеральных государственных учреждений Постановлением Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, имеющих право на дополнительный отпуск, устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка или иным нормативным актом учреждения.

В перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем включаются руководящий, технический и хозяйственный персонал и другие лица, труд которых в течение рабочего дня не поддается точному учету, лица, которые распределяют рабочее время по своему усмотрению, а также лица, рабочее время которых по характеру работы делится на части неопределенной продолжительности.

Продолжительность дополнительного отпуска по соответствующим должностям устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка учреждения и зависит от объема работы, степени напряженности труда, возможности работника выполнять свои трудовые функции за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и других условий.

Но, согласитесь, случается, что предприятие не может позволить себе предоставлять сотрудникам дополнительный отдых, даже тем, у кого ненормированный рабочий день. В этом случае работу в то время, когда остальные сотрудники отдыхают, считают сверхурочной. Однако сотрудник должен дать на это свое письменное согласие.

Напомним, что нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Если сотрудник отработал больше, то ему полагается доплата. Как ее выплачивать, сказано в ст. 152 Трудового кодекса РФ: за первые два часа работы - не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере.

Отпуска за стаж работы

Для некоторых категорий работников дополнительные отпуска предусмотрены федеральными законами, которые регулируют их профессиональную деятельность. Обычно эти законы устанавливают такие отпуска за многолетний стаж работы. Так, на основании Федерального закона от 17 января 1992 г. N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации" прокуроры и следователи могут дополнительно отдыхать 5 календарных дней в году после 10 лет работы. Максимальный же дополнительный отпуск для таких работников - 15 календарных дней. Его предоставляют, когда их стаж превысит 20 лет.

Также право на дополнительный отпуск за выслугу лет имеют судьи, педагоги, таможенники, работники легкой промышленности и лесного хозяйства.

Отпуска за особый характер работы

Такое основание для дополнительного отпуска ввела ст. 118 Трудового кодекса РФ. Постановлением Правительства РФ от 10 декабря 2002 г. N 877 установлено, что особенности режима рабочего времени и времени отдыха (в том числе дополнительные отпуска) отдельных категорий работников, имеющих особый характер работы, определяются соответствующими федеральными органами исполнительной власти по согласованию с Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации и Министерством здравоохранения Российской Федерации, а при отсутствии соответствующего федерального органа исполнительной власти - Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Особыми условиями, если опираться на анализ подзаконных актов в этой сфере, считаются работы при длительном отрыве от постоянного места жительства, когда работники не имеют возможности ежедневно пребывать в обычных жилищных условиях, либо работы, условия труда на которых в силу своей специфики могут быть отнесены к тем, что перечислены в Трудовом кодексе (разъездная, в пути и т.д.), например работа оперативных дежурных, команд пожарных поездов, стрелковых подразделений охраны и т.д.

Дополнительные отпуска предоставляются:

- работникам территориальных органов, а также работникам, командированным в Чеченскую Республику, - 2 календарных дня за каждый полный месяц работы (п. 5 Постановления Правительства РФ от 31.12.1994 N 1440);

- работникам промышленно-производственного персонала, занятым на предприятиях, в объединениях, организациях угольной, сланцевой и горнорудной промышленности и на строительно-монтажных работах в шахтном строительстве, на эксплуатации технологического железнодорожного и автомобильного транспорта (в технологической цепочке) в разрезах и карьерах, в горноспасательных частях, металлургической и электроэнергетической промышленности за многосменный режим работы - продолжительностью до 4 календарных дней.

Автор еще предлагает считать отпуском за особые условия труда отпуск за непрерывный стаж в должности семейного врача, но, на наш взгляд, это скорее отпуск за выслугу лет и стаж работы, чем за особые условия труда.

Как рассчитать отпускные

Во время отпуска за сотрудником сохраняется средний заработок. А как его определить? Об этом сказано в ст. 139 Трудового кодекса РФ.

Согласно ст. 139 Трудового кодекса РФ средний заработок определяют так. Складывают зарплату за последние двенадцать календарных месяцев. Полученный результат делят на 12 и на среднемесячное число календарных дней - 29,3. Так получают среднедневной заработок. Для расчета отпускных эту величину умножают на число дней отпуска.

Пример. С 14 октября 2015 г. сотруднику предоставлен очередной отпуск на 28 календарных дней. Таким образом, расчетный период - с 1 октября 2014 г. по 30 сентября 2015 г. Предположим, что весь период был отработан полностью. За это время сотруднику начислена заработная плата, равная 278 664 руб.
Среднедневной заработок сотрудника составил:
278 664 руб. : 12 мес. : 29,3 дн. = 792,50 руб.
А отпускные таковы:
792,50 руб. x 28 дн. = 22 190 руб.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Пример. Работница больницы, которая работает с 2005 г., с 6 февраля до конца мая 2015 г. в порядке временного перевода на время отсутствия основного работника выполняла работу, непосредственно связанную с материалами, содержащими вирус иммунодефицита человека. 9 октября сотрудница взяла отпуск - 28 календарных дней.
Вместе с основным отпуском ей полагается дополнительный.
Во-первых, поскольку больница расположена в г. Салехарде, ей полагаются "северные" дополнительные дни к отпуску - 24 календарных дня.
Во-вторых, за работу, непосредственно связанную с материалами, содержащими вирус иммунодефицита человека, ей должен быть предоставлен дополнительный отпуск 8 календарных дней (28 - стандартный, в Постановлении Правительства РФ от 03.04.1996 N 391 указано, что отпуск в таком случае равен 36 рабочим дням, включая дополнительный отпуск, т.е. 8 дней). Если дни дополнительного отпуска предоставляются пропорционально отработанному времени, то она получает право на 2 дня отпуска, хотя вопрос выделения дополнительного отпуска, на наш взгляд, более чем дискуссионный.
Таким образом, общая продолжительность ее отпуска составляет: 28 + 24 календарных и 2 рабочих дня. Предположим, что расчетный период - с 1 октября 2014 г. по 30 сентября 2015 г. - отработан полностью. В этом периоде 248 рабочих дней. А заработала сотрудница за это время 159 595 руб.
Рассчитаем отпускные за основной отпуск. Средний заработок составит 453,91 руб. (159 595 руб. : 12 мес. : 29,3), а отпускные 12 704,48 руб. (453,91 руб. x 28 дн.).
Теперь определим, сколько нужно заплатить за дополнительный, "северный" отпуск - 10 893,84 руб. (453,91 руб. x 24 дн.) и за работу с ВИЧ-инфицированным материалом - 1287,06 (159 595 руб. : 248 x 2). То есть всего сотруднице надо заплатить 24 885,38 руб.

Средний заработок при расчете отпускных определяется в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Напомним, что оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922. В п. 2 Положения сказано следующее. Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. К таким выплатам относятся:

а) заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;

б) заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу по сдельным расценкам;

в) заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;

г) заработная плата, выданная в неденежной форме;

д) денежное вознаграждение (денежное содержание), начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, депутатам, членам выборных органов местного самоуправления, выборным должностным лицам местного самоуправления, членам избирательных комиссий, действующих на постоянной основе;

е) денежное содержание, начисленное муниципальным служащим за отработанное время;

ж) начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;

з) заработная плата, начисленная преподавателям учреждений начального и среднего профессионального образования за часы преподавательской работы сверх установленной и (или) уменьшенной годовой учебной нагрузки за текущий учебный год, независимо от времени начисления;

и) заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении предшествующего событию календарного года, обусловленная системой оплаты труда, независимо от времени начисления;

к) надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и другие;

л) выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

м) вознаграждение за выполнение функций классного руководителя педагогическим работникам государственных и муниципальных образовательных учреждений;

н) премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;

о) другие виды выплат по заработной плате, применяемые у соответствующего работодателя.

Выплаты и периоды, исключаемые из расчета

Пункт 3 Положения прямо устанавливает, что при расчете среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, которые не относятся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.). В прежнем Порядке N 213 такого уточнения не было.

Кроме того, если раньше из расчетного периода исключалось время, когда за работником сохранялся средний заработок, и начисленные за это время суммы, то теперь это правило имеет исключение: предусмотренные трудовым законодательством перерывы для кормления ребенка будут учитываться (пп. "а" п. 5 Положения).

Наконец, теперь в списке периодов, исключаемых из расчета, не упоминаются дни отдыха (отгулы) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других предусмотренных законодательством РФ случаях (пп. "ж" п. 4 ранее действовавших Правил).

Порядок подсчета дней в случае, если месяц отработан не полностью

Раньше этот показатель рассчитывался путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4 (абз. 3 п. 9 ранее действовавших Правил).

Сейчас для определения этого показателя среднемесячное число календарных дней (29,3) нужно разделить на количество календарных дней этого месяца и умножить на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (абз. 3 п. 10 Положения).

Заметим, что результаты при применении этих способов подсчета отличаются. Так, например, в сентябре 2009 г., включаемом в расчетный период, сотрудник отработал период с 1-го по 21-е число. Количество календарных дней в этом месяце, которые будут учтены при расчете среднего заработка для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, составит: по старому расчету - 21 день (15 x 1,4), по новому, для той же ситуации в 2015, - 20,51 дня (29,3 / 30 x 21).

Отметим, что в Положении остался неурегулированным вопрос о порядке расчета количества рабочих дней в случае, когда отпуск предоставляется в рабочих днях, а один или несколько месяцев в расчетном периоде отработаны не полностью. В ранее действовавших Правилах этому моменту был посвящен абз. 2 п. 10.

Порядок расчета среднего заработка при повышении тарифных ставок или окладов

Если в организации повышаются тарифные ставки или оклады, то средний заработок увеличивается также на сумму выплат, которые установлены к этим тарифам и окладам в фиксированном размере (проценты, кратность). Однако если для таких выплат предусмотрен диапазон значений, то они к среднему заработку не прибавляются. Кроме того, средний заработок не повышается на выплаты, которые установлены в абсолютном размере (абз. 6 и 7 п. 16 Положения).

Корректировка отпускных при изменении зарплаты

Когда изменение размера зарплаты происходит в течение расчетного периода, бухгалтер должен пересчитать те суммы, которые начислены за период, предшествующий данным изменениям. Для этого надо рассчитать соответствующие коэффициенты. Их получают, разделив новые оклады или тарифы на старые.

Затем суммы, начисленные в каждом месяце расчетного периода с учетом всех надбавок и премий, надо умножить на соответствующий коэффициент.

То же самое надо сделать, когда оклады повысили после расчетного периода, но до того дня, когда работник, допустим, ушел в отпуск. Однако в этом случае не следует умножать на коэффициент каждый месяц по отдельности. Можно просто взять средний заработок и его умножить на соответствующий коэффициент.

А если оклады поменяли во время отпуска, вынужденного прогула и т.п.? В этом случае надо пересчитывать ту часть среднего заработка, которая приходится на период с момента повышения окладов до конца отпуска или прогула.

Учет отпускных

Средства, потраченные на отпускные, включают в фонд оплаты труда.

В бухгалтерском учете их относят в кредит счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". При этом по дебету счет ставят в зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник. Например, если он работает на основном производстве, то дебетуется счет 20 "Основное производство". Если же сотрудник трудится в администрации предприятия, то это будет счет 26 "Общехозяйственные расходы".

Однако подобные проводки бухгалтер сделает лишь на ту часть отпуска, которая приходится на текущий месяц. Ту же часть, которая относится к следующему месяцу, отражают на счете 97 "Расходы будущих периодов". А когда этот месяц наступит, данную сумму спишут на счета 20, 26 и т.п. Такой порядок следует из п. 18 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99). Ведь согласно этому пункту расходы организации нужно отражать в бухгалтерском учете в том периоде, к которому они относятся. При этом неважно, когда были выплачены деньги.

Не секрет, что большинство сотрудников уходят в отпуск летом. Поэтому именно на это время приходится выплата большей части отпускных. Однако у организаций есть возможность равномерно в течение года включать отпускные в себестоимость продукции. Для этого нужно создать специальный резерв.

Суммы, которые предназначаются для предстоящей оплаты отпусков, учитывают на счете 96 "Резервы предстоящих расходов". В течение года все отпускные нужно списывать за счет созданного резерва, при этом делают такие проводки:

Дебет 20 (23, 25, 26...) Кредит 96

- создан резерв на предстоящую оплату отпусков;

Дебет 96 Кредит 70

- начислены отпускные за текущий месяц.

Часть резерва, которую не использовали, 31 декабря сторнируют. А если зарезервированных средств не хватило? Тогда сумму перерасхода списывают на себестоимость, причем делают это в конце года.

Теперь рассмотрим порядок налогообложения отпускных. И начнем, пожалуй, с налога на прибыль.

В п. 7 ст. 255 Налогового кодекса РФ сказано, что отпускные относятся к расходам на оплату труда. Они уменьшают налогооблагаемый доход организации. Причем это относится к оплате как основных отпусков, так и дополнительных.

Однако в отношении дополнительного отпуска нужно сделать оговорку. Мы уже отмечали, что организация вправе сама установить своим сотрудникам дополнительные отпуска - сверх норм, предусмотренных законодательством РФ. Однако суммы сверхнормативных отпускных предприятие не может учесть при расчете налога на прибыль. Такое требование содержится в п. 24 ст. 270 Налогового кодекса РФ.

Момент включения отпускных в расходы зависит от того, каким методом организация определяет доходы и расходы. Если используется метод начисления, то расходы признаются в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств.

Если отпуск попадает на разные месяцы, то отпускные будут включаться в расходы этих месяцев в той доле, которая на них приходится. Например, если отпускные рассчитаны для целей бухгалтерского учета и выплачены в октябре, а отпуск полностью предоставлен в ноябре, то отпускные включаются в расходы ноября. Если часть отпуска приходится на ноябрь, а часть - на декабрь, то сумма отпускных, относящаяся к ноябрю, включается в расходы ноября, а часть отпускных, приходящаяся на дни отпуска, попадающие на декабрь, включается в расходы декабря. Так сказано в Письме Минфина России от 28 марта 2008 г. N 03-03-06/1/212.

Если налогоплательщик использует кассовый метод, то отпускные включаются в состав расходов, принимаемых при определении налоговой базы, в момент фактической выплаты денежных средств.

Резерв на оплату отпусков и вознаграждений можно создавать и в налоговом учете. В ст. 324.1 Налогового кодекса РФ сказано, что в учетной политике организация должна зафиксировать способ резервирования, предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений. Эти показатели определяют в смете.

Сначала рассчитывают ежемесячный процент отчислений. Его находят делением предполагаемой суммы отпускных на предполагаемый фонд оплаты труда. А ежемесячные отчисления определяют так: зарплату текущего месяца умножают на процент ежемесячных отчислений.

Если в конце года резерв не использован, возникает вопрос: можно ли его перенести на следующий год? С одной стороны, в п. 3 ст. 324.1 сказано: "Недоиспользованные... суммы резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода". С другой стороны, в п. 5 этой же статьи говорится, что остатки учитываются в составе внереализационных доходов, лишь если организация сочтет нецелесообразным формировать резерв на следующий год. Налицо противоречие. Однако Минфин России в Письме от 9 марта 2006 г. N 03-03-04/1/201 разъяснил, что не использованный в текущем году резерв можно перенести на следующий период. Аналогичная позиция изложена в Письме от 14 декабря 2007 г. N 04-02-05/1/26.

Единственное условие: предприятие должно предусмотреть создание нового резерва в учетной политике на следующий год. С мнением сотрудников финансового ведомства согласны и налоговики.

На суммы, которые организация выплачивает своим сотрудникам, она обязана начислить страховые взносы в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды медстраха (Федеральный закон от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ). Читайте подробнее о страховых взносах в разд. 7.15 данного издания.

Отпускные включаются в совокупный доход работника. Следовательно, с этих сумм бухгалтер должен удержать налог на доходы физических лиц. При этом неважно, в каком размере выплачиваются отпускные: в пределах норм или нет.

Сумму налога на доходы физических лиц удерживают с работника в момент выплаты или списания с расчетного счета организации на лицевой счет работника. Такой порядок прописан в п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ. Перечислить всю сумму налога в бюджет необходимо не позднее того дня, в который бухгалтер получил в банке деньги на зарплату того месяца, в котором были выплачены отпускные. По этому вопросу УМНС России по г. Москве уже высказывалось в Письме от 11 июня 2002 г. N 28-11/26610. Допустим, в ноябре организация выдала отпускные за ноябрь - декабрь 2009 г. Зарплату за предыдущий месяц выплачивают 5-го числа следующего месяца. Получается, что зарплату за ноябрь работники получат 3 декабря (5-е число - выходной). В этот же день фирма перечислит в бюджет весь удержанный ранее налог с отпускных. Аналогичная позиция изложена в Письме Минфина России от 21 сентября 2007 г. N 03-04-06-02/192, а также в Письме финансового ведомства от 12 мая 2010 г. N 03-03-06/1/323.

Денежная компенсация за неиспользованные дни отпуска

Статья 126 Трудового кодекса РФ позволяет выплатить работнику компенсацию взамен части ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Исключение сделано лишь для беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников и работников, занятых на вредных производствах. Эти категории заменить часть отпуска компенсацией не могут.

Чтобы получить компенсацию взамен отпуска, работник должен написать соответствующее заявление с просьбой выдать ему деньги. Руководитель рассматривает это заявление. И если считает возможным, может издать приказ о выплате работнику денежной компенсации за неиспользованные отпуска.

В ст. 126 Трудового кодекса РФ сказано, что "при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части". Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска - работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также случаев, установленных Трудовым кодексом РФ в ч. 4 ст. 117).

То есть, допустим, человек не был в отпуске в 2015 г., а в 2016 г. отдыхал только 14 дней. Всего сумма накопленного отпуска - 42 дня (28 + 14). Работник идет в отпуск в конце 2016 г. на 28 календарных дней, а накопленные к моменту отдыха дни (42) просит оплатить ему деньгами. Так вот, согласно поправке деньгами теперь он ничего не получит, ему нужно будет отдыхать эти дни. Дело в том, что компенсировать можно лишь те дни каждого из неиспользованных ежегодных отпусков, которые превышают 28 календарных дней. То есть дни неиспользованных отпусков теперь не суммируются. Другими словами, если работнику не положены удлиненный основной или дополнительный отпуска, компенсацию ему деньгами взамен части отпуска не выплатят.

Добавим, что если отпуск работнику не предоставляется в течение двух лет подряд, то это является нарушением трудового законодательства (ст. 124 Трудового кодекса РФ). В этом случае, если работнику откажутся выплатить компенсацию, он может обратиться в комиссию по трудовым спорам. Такую комиссию по инициативе работников создают в организации. Она состоит из равного количества представителей работников и администрации. Если такой комиссии не создано, то работник вправе обратиться в суд. Индивидуальные трудовые споры решают суды общей юрисдикции (ст. 381 Трудового кодекса РФ).

Порядок расчета компенсации, которая выплачивается взамен части отпуска, аналогичен тому, который применяют, определяя размер компенсации при увольнении.

Пример. Сотрудник работает на предприятии с 1 ноября 2009 г. Отпуск за рабочий год с 1 ноября 2014 г. по 31 октября 2015 г. он отгулял не полностью. Отдыхал он всего 20 дней. Затем в соответствии с утвержденным графиком он пойдет в отпуск только в ноябре 2016 г. Сотрудник подал заявление с просьбой предоставить ему очередной отпуск сроком 28 календарных дней (рабочий год - с 1 ноября 2015 г. по 31 октября 2016 г.). Кроме того, написал на имя директора фирмы заявление с просьбой выплатить ему денежную компенсацию за не полностью использованный отпуск в прошлом рабочем году. Всего 8 дней.
Однако сотруднику выплатят отпускные за 28 дней очередного отпуска. Компенсацию в этом случае ему начислять не будут. Ведь деньги платят лишь за ту часть каждого из неиспользованных отпусков, что превышает 28 дней. А таких дней у сотрудника нет. Поэтому 8 дней неиспользованного отпуска ему надо будет отгулять.

Средства, которые выплачены взамен части отпуска, также включают в состав расходов на оплату труда. Ведь они начисляются в соответствии с трудовым законодательством. Как и в случае с увольнением, деньги взамен за самостоятельно установленные организацией дополнительные отпуска не учитывают при расчете налога на прибыль.

Сумма средств, выдаваемая взамен отпуска, облагается НДФЛ, а также страховыми взносами, так как они не указаны в качестве исключения в ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ.

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Уже в продаже электронное методическое пособие "Все об уточненной налоговой декларации" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исправить ошибки в налоговых декларациях

Уже в продаже электронное методическое пособие "Все о счетах-фактурах" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исчислить налог на добавленную стоимость без ошибок в счетах-фактурах

Подписывайтесь на нас:

ВК Facebook Дзен Одноклассники Telegram Teletype

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Выговор работнику за оскорбление руководства через мессенджер в нерабочее время - незаконен

Новые требования по охране труда на автотранспорте

10 видео Кадровый учет

Как принять на работу вынужденного переселенца?

Можно ли привлечь работодателя к ответственности за выплату зарплаты ниже прожиточного минимума

10 видео зарплата и кадры

Как уволить руководителя организации при ее ликвидации?

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ПРАВОМЕРНО УВОЛЬНЕНИЕ НЕТРЕЗВОГО РАБОТНИКА?

Какие выгодные для ИП условия включить в трудовые договоры с работниками

ВПРАВЕ ЛИ РАБОТОДАТЕЛЬ ШТРАФОВАТЬ РАБОТНИКА?

Можно ли оформить срочный трудовой договор, если работник будет работать дистанционно и по совместительству?

КАК ПРАВИЛЬНО УВОЛИТЬСЯ ПО СОБСТВЕННОМУ ЖЕЛАНИЮ?

Установлен ли для коммерческой организации верхний предел выходного пособия при увольнении по соглашению сторон?

ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ РАБОТОДАТЕЛЬ НЕ ПРИНИМАЕТ ЗАЯВЛЕНИЕ ОБ УВОЛЬНЕНИИ?

Индексация зарплаты: кому и насколько поднять оклады, чтобы не придрался трудинспектор

Изменить штатное расписание не значит изменить организационные условия труда

Как установить требования к внешнему виду работников, работающих с детьми (дресс-код)?

Каким днем уволить работника, если последний рабочий день, указанный в заявлении, совпадает с его выходным днем?

КАКИЕ УСЛОВИЯ ОПАСНО ВКЛЮЧАТЬ В ТРУДОВОЙ ДОГОВОР - СУДЕБНЫЙ ОБЗОР

ВПРАВЕ ЛИ РАБОТОДАТЕЛЬ ПРИВЛЕЧЬ К РАБОТЕ В ВЫХОДНЫЕ И ПРАЗДНИЧНЫЕ ДНИ?

КАКОВ ПОРЯДОК УВОЛЬНЕНИЯ В СВЯЗИ С СОКРАЩЕНИЕМ ШТАТА?

Какие основания увольнения по инициативе работодателя будут уважительными, а какие - неуважительными?

Можно ли в трудовом договоре установить режим рабочего времени путем отсылки к коллективному договору?

ВПРАВЕ ЛИ РАБОТОДАТЕЛЬ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ПОЛИГРАФ?

Допустимо ли инициировать процедуру сокращения штата в период проведения процедуры по изменению условий трудовых договоров?

Кто и когда имеет право уйти в отпуск?

Что такое персональные данные работника?

Об ограничениях при заключении трудового договора с главным бухгалтером

Что такое обязательные медицинские осмотры?

Гарантии и компенсации работникам, привлекаемым к исполнению государственных или общественных обязанностей

ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ РАБОТНИКАМ, СОВМЕЩАЮЩИМ РАБОТУ С ПОЛУЧЕНИЕМ ОБРАЗОВАНИЯ

ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ РАБОТНИКАМ, СВЯЗАННЫЕ С УВОЛЬНЕНИЕМ

Особенности обращения в суд работодателя о взыскании ущерба с работника

Гарантии работникам, избранным в профсоюзные органы и комиссии по трудовым спорам

Не спешите увольнять работника, направившего заявление об уходе по электронной почте

Что такое поощрения и взыскания с работников?

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОГУТ ПОТРЕБОВАТЬ ПРИ УСТРОЙСТВЕ НА РАБОТУ?

Гарантии и компенсации работников, при получении ими образования

ЧТО ТАКОЕ РЕЖИМ РАБОТЫ?

Работник отказывается написать заявление о получении заработной платы на банковскую карту. Как быть?

Возможно ли признать ошибочное условие трудового договора недействительным и каким образом?

Вправе ли работник написать одно заявление об отпуске за свой счет и о последующем ежегодном оплачиваемом отпуске?

Гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением высшего образования