Подтвердите расходы работников на служебные поездки, чтобы не платить взносы с компенсации

Минфин в очередной раз напомнил, что возмещение расходов работника, связанных со служебными поездками, не нужно облагать взносами, если:

- в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре установлено, что работа носит разъездной характер;

- имеются документы, подтверждающие расходы.

Если таких документов нет, выплаты в пользу работника не считаются компенсационными, а значит, подлежат обложению взносами.

Документ: Письмо Минфина России от 17.01.2019 N 03-15-05/1909

Вопрос: О страховых взносах и НДФЛ при компенсации работникам с разъездным характером работы расходов, связанных со служебными поездками.
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 17 января 2019 г. N 03-15-05/1909
Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение, поступившее на официальный сайт Министерства финансов Российской Федерации 25.12.2018, по вопросу уплаты страховых взносов и налога на доходы физических лиц с сумм компенсаций, выплачиваемых работникам в связи с разъездным характером работы, и сообщает следующее.
Исходя из обращения организация выплачивает работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, компенсации в фиксированном размере.
В соответствии со статьей 164 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) компенсация является денежной выплатой, установленной в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.
Согласно положениям статьи 168.1 Трудового кодекса работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения указанных расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий и должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения данных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
1. Страховые взносы
Пунктом 1 статьи 420 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Налоговый кодекс) определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.
Согласно пункту 1 статьи 421 Налогового кодекса база для исчисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов - организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Налогового кодекса, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 422 Налогового кодекса.
Таким образом, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в случае их документального подтверждения.
В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.
2. Налог на доходы физических лиц
В соответствии с абзацем одиннадцатым пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Таким образом, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, производимые в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц на основании абзаца одиннадцатого пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса в случае их документального подтверждения.
При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
Вопрос о порядке исчисления удержаний по исполнительным листам из указанных доходов к компетенции Департамента налоговой и таможенной политики не относится.
Заместитель директора Департамента
Р.А.СААКЯН
17.01.2019

Задать вопрос можно тут

Написать или позвонить можно WhatsApp +79287768843

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Подписывайтесь на нас:

ВК Facebook Дзен Одноклассники Teletype Телеграмм

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

За неподачу СЗВ-М предпринимателя нельзя оштрафовать и по Закону о персучете, и по КоАП РФ

Долго шло по почте: суд восстановил срок обжалования решения ФСС и поддержал плательщика взносов

Как подать уточненный расчет по страховым взносам?