ПОНЯТИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Любой работодатель в процессе осуществления хозяйственной деятельности сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями с работниками и регламентированием этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией. О кадровом делопроизводстве читайте в нашем материале.

Термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела устанавливает "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст.

В соответствии с названным стандартом делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

При этом документом является зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документирование - это запись информации на носителе по установленным правилам. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Оперативным хранением документов является хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации, признаются службой делопроизводства.

Учитывая изложенное, кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее деятельность по документированию, документообороту, оперативному хранению и использованию документов, которые касаются кадровых вопросов.

По аналогии с определением понятия службы делопроизводства можно предположить, что структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению кадрового делопроизводства, признается кадровой службой.

Кадровая документация - это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие).

Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Большинство кадровых документов содержат информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

- построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;

- создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;

- разрешить трудовые споры.

По основным кадровым процедурам различают, в частности, следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

- заявление о приеме на работу (при поступлении на гражданскую или муниципальную службу);

- трудовой договор (контракт о назначении на должность);

- приказ о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

- заявление о переводе на другую работу;

- представление о переводе на другую работу;

- приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

- заявление об увольнении;

- приказ об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

- график отпусков;

- уведомление сотрудника о начале отпуска;

- заявление о предоставлении отпуска;

- приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

- представление о поощрении;

- приказ о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

- докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие группы (подсистемы) документов:

1. Организационно-правовая документация:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- положение о структурном подразделении;

- график отпусков;

- должностные инструкции.

2. Персональная документация:

- трудовая книжка;

- личное дело;

- личная карточка работника.

3. Договорная документация:

- коллективный договор (соглашение);

- трудовой договор (контракт о назначении на должность).

4. Распорядительная документация:

- приказы по личному составу.

5. Учетная кадровая документация:

- учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;

- документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

6. Информационно-справочная документация.

Заметим, что состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Задать вопрос или заказать пособие можно тут

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Уже в продаже электронное методическое пособие "Все об уточненной налоговой декларации" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исправить ошибки в налоговых декларациях

Уже в продаже электронное методическое пособие "Все о счетах-фактурах" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исчислить налог на добавленную стоимость без ошибок в счетах-фактурах

Подписывайтесь на нас:

ВК Facebook Дзен Одноклассники Telegram Teletype

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Подборка публикаций на тему "Работник и работодатель"

Как оформить увольнение по собственному желанию

Как оформить увольнение в порядке перевода

Какие локальные акты и приказы нужно издать при выделении рабочих мест для инвалидов?

Как оформить выписку из трудового договора?

Можно ли оформить срочный трудовой договор, если работник будет работать дистанционно и по совместительству?

Как установить требования к внешнему виду работников, работающих с детьми (дресс-код)?

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОГУТ ПОТРЕБОВАТЬ ПРИ УСТРОЙСТВЕ НА РАБОТУ?

Какие документы должен представить претендент работодателю - ИП при приеме на работу?