Упрощенка (доходы - расходы): компенсация за использование личных автомобилей

Налогоплательщики-"упрощенцы" имеют право уменьшать полученные доходы на сумму расходов на содержание служебного транспорта, а также на расходы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).


Трудовой кодекс РФ возлагает на работодателя обязанность компенсировать работнику расходы, связанные с использованием его имущества. Согласно ст. 188 ТК РФ обязанность по выплате компенсации возникает у работодателя, если имущество работника используется самим работником в интересах работодателя и с согласия или ведома работодателя.
Статьей 188 ТК РФ установлено, что размер компенсации, равно как и сумма возмещаемых расходов, определяется сторонами трудового договора самостоятельно и фиксируется в письменном соглашении.
Никаких ограничений по размеру выплат трудовое законодательство не содержит. Поэтому теоретически работодатель может выплачивать работникам компенсации в любых размерах, установленных соглашением. Однако при установлении размера компенсации нужно помнить об ограничениях, содержащихся в налоговом законодательстве.

Примечание. Компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок признаются в расходах только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. В п. 1 этого Постановления специально указано, что оно применяется и при упрощенной системе налогообложения.

Итак, в соответствии со ст. 188 ТК РФ вы можете выплачивать работнику компенсацию в любом размере (без каких-либо ограничений). Однако в целях налогообложения в расходах можно учесть только сумму, не превышающую приведенных выше норм.
При установлении размера компенсации имейте в виду, что, по мнению налоговых органов, в нормативах, установленных Постановлением N 92, уже учтены все затраты по эксплуатации личного легкового автомобиля: и сумма износа, и затраты на горюче-смазочные материалы, и техническое обслуживание, и текущий ремонт.
Поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций (например, возмещение стоимости ГСМ) является в целях налогообложения сверхнормативной выплатой, не уменьшающей налоговую базу по налогу при УСН (Письма Минфина России от 04.12.2015 N 03-03-06/70852, от 26.02.2013 N 03-11-11/82).
Расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения на дату ее выплаты работнику. Пока компенсация реально не выплачена, учесть ее в расходах нельзя.
И, конечно же, всегда нужно помнить о ст. 252 НК РФ, которая говорит о том, что можно учесть только те расходы, которые документально подтверждены и экономически обоснованны.
Требования налоговых органов к документальному подтверждению и экономическому обоснованию расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях наиболее полно отражены в Письме Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140. Они таковы:
- основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования) <1>, а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля;
- выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;
- компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;
- за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.
--------------------------------
<1> От себя добавим, что ст. 188 ТК РФ обязывает работодателя заключить с работником письменное соглашение, в котором фиксируется размер выплачиваемой компенсации.

Нельзя не сказать о том, что налоговые органы на местах зачастую настаивают на необходимости ведения учета служебных поездок в путевых листах (см., например, Письмо УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@).
В этой связи заметим, что вести учет служебных поездок действительно нужно, т.к. при его отсутствии сложно будет доказать тот факт, что работник на самом деле использовал свой личный автомобиль в служебных целях. Однако форму ведения такого учета каждый работодатель вправе разработать самостоятельно. Как вариант, это могут быть и путевые листы. Но в принципе учет может быть организован любым способом.
Соответственно, наличие путевых листов не может рассматриваться в качестве обязательного требования для признания расходов на выплату компенсаций за использование работниками своих личных автомобилей в служебных целях. Этот вывод в полной мере подтверждается решениями арбитражных судов (см., например, Постановление ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 N А12-15477/2011).

* * *

Отметим, что суммы компенсаций, выплачиваемые работникам, ни НДФЛ, ни страховыми взносами не облагаются как выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
При этом освобождение от налогообложения (обложения страховыми взносами) распространяется на всю сумму компенсации, определенную соглашением между работодателем и работником (без каких-либо ограничений). С этим не спорят ни налоговые органы, ни Минфин России, ни другие контролирующие ведомства. При этом во всех разъяснениях контролирующих органов подчеркивается, что размер компенсации, установленный соглашением сторон, должен быть обоснован и подтвержден соответствующими расчетами и документами (см. Письма Минфина России от 20.04.2015 N 03-04-06/22274, от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305, ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/15@).
В этой связи обратим внимание на Письмо Минтруда России от 25.07.2014 N 17-3/В-347 <1>.
--------------------------------
<1> С 1 января 2017 г. порядок исчисления и уплаты страховых взносов регулируется Налоговым кодексом РФ. При этом перечень не подлежащих обложению страховыми взносами выплат практически не изменился (по сравнению с правилами, действовавшими до 1 января 2017 г.). В этой связи, по мнению Минфина России, по вопросу исчисления и уплаты страховых взносов после 1 января 2017 г. следует руководствоваться ранее данными разъяснениями Минтруда России по соответствующему вопросу (Письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082).

В нем подтверждается, что оплата организацией расходов работников, связанных с использованием личного транспорта, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
При этом в Письме разъясняется следующее:
1) размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях;
2) Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" применяется при определении налоговой базы по налогу на прибыль и УСН и не применяется при формировании облагаемой базы для исчисления страховых взносов;
3) оплата организацией расходов работника на использование личного транспортного средства в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов.

* * *

Обратим внимание на один нюанс.
Работник может называть своим (личным) не только тот автомобиль, который он купил (приобрел) себе в собственность, но и чужой автомобиль, которым он управляет с разрешения собственника. Однако нужно понимать, что формально (по закону) собственником автомобиля является именно тот, кто указан в ПТС в качестве собственника.
В ст. 188 ТК РФ говорится о возмещении расходов работника, связанных с использованием в интересах работодателя исключительно его личного имущества. В этой связи возникает вопрос, насколько правомерна выплата компенсации работнику, который использует в служебных целях автомобиль, который ему не принадлежит (собственником которого он не является)?
Налоговики считают, что автомобиль, управляемый физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, поэтому суммы компенсаций, выплачиваемые работнику за использование автомобиля, на котором он ездит по доверенности, облагаются НДФЛ в общем порядке (Письмо ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@).
Доказать право на льготу по НДФЛ в этой ситуации получится только в том случае, если собственником автомобиля является супруг (супруга) работника и этот автомобиль был приобретен ими в браке в совместную собственность (см., например, Письма Минфина России от 05.12.2012 N 03-03-06/1/629 и от 27.08.2012 N 03-04-05/6-1004).
Аналогичная проблема возникает и со страховыми взносами.
Можно с большой долей уверенности предполагать, что налоговики также будут настаивать на том, что оснований для освобождения таких компенсаций от обложения страховыми взносами не имеется (см. Письмо Минтруда России от 26.02.2014 N 17-3/В-92 ).
Выплата компенсации работнику, управляющему чужим автомобилем, чревата проблемами не только с НДФЛ и страховыми взносами.
В Письме Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49 указано, что, поскольку ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях главы 25 НК РФ транспортное средство, за использование которого работнику выплачивается компенсация, должно принадлежать работнику на праве собственности. Очевидно, что это разъяснение распространяется и на порядок признания расходов при УСН.
Таким образом, выплата компенсации работнику, управляющему чужим автомобилем, безусловно, чревата проблемами.
Возникает вопрос: стоит ли овчинка выделки? Или, может быть, вовсе отказаться от выплаты компенсаций работникам, которые ездят на автомобилях, которые формально им не принадлежат?
Решать вам.
В этой связи обратим внимание на то, что по данной проблеме уже начала формироваться арбитражная практика.
Так, ФАС Уральского округа рассматривал спор, касающийся исчисления страховых взносов в ПФР.
Организация выплачивала компенсацию работнику, который управлял автомобилем по доверенности. Управление ПФР при проверке организации включило выплаченные работнику суммы в базу для начисления страховых взносов, сославшись на то, что поскольку транспортное средство, управляемое работником общества по доверенности, его личным имуществом не является, то суммы компенсации за использование такого имущества в интересах работодателя подлежат обложению страховыми взносами в установленном порядке.
Суд позицию Управления ПФР не поддержал.
В Постановлении ФАС Уральского округа от 23.09.2013 N Ф09-9554/13 указано, что в законодательстве Российской Федерации отсутствует понятие личного имущества, поэтому личным имуществом работника следует считать имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.
Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Именно указанные правомочия и необходимы для использования автомобиля в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности. При этом указанные выплаты не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации.
Правомерность этого судебного решения подтверждена Определением ВАС РФ от 24.01.2014 N ВАС-4/14.
Аналогичные решения принимаются судами и при рассмотрении споров, связанных с исчислением НДФЛ.
Тот же ФАС Уральского округа в Постановлении от 22.04.2014 N Ф09-1388/14 указал, что компенсации, выплаченные физическим лицам за использование транспортных средств, которыми они управляли по доверенности, не должны облагаться НДФЛ.
К такому же выводу пришел АС Северо-Западного округа в Постановлениях от 06.08.2015 N А56-4823/2014 и от 28.08.2014 N А56-50900/2013.

Задать вопрос или заказать пособие можно тут

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Уже в продаже электронное методическое пособие "Все об уточненной налоговой декларации" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исправить ошибки в налоговых декларациях

Уже в продаже электронное методическое пособие "Все о счетах-фактурах" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исчислить налог на добавленную стоимость без ошибок в счетах-фактурах

Подписывайтесь на нас:

ВК Facebook Дзен Одноклассники Telegram Teletype

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

Облагается ли НДФЛ компенсация за использование личного транспорта?