Упрощенка (доходы - расходы): путевой лист

22.06.2018

Повторим еще раз: учет любых затрат на содержание служебных автомобилей (затрат на ремонт, страхование, техническое обслуживание, приобретение ГСМ и т.д.) в целях налогообложения возможен только при наличии правильно оформленных путевых листов, подтверждающих факт использования автомобилей в деятельности организации, направленной на получение дохода <1>.
--------------------------------
<1> Следует учитывать также большой риск того, что при отсутствии путевых листов, подтверждающих использование автомобиля и, соответственно, расход ГСМ для нужд организации, налоговый орган включит стоимость ГСМ в доход того работника, который получил деньги на их приобретение из кассы организации (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 N 28-11/097861). Кроме того, при отсутствии путевых листов, подтверждающих факт использования автомобиля для нужд организации, налоговики могут прийти к выводу, что сотрудник использует автомобиль для собственных нужд и в связи с этим получает экономическую выгоду (доход в натуральной форме в виде бесплатного пользования автомобилем, облагаемый НДФЛ) (Письмо Минфина России от 11.06.2014 N 03-04-05/28243).

Примечание. В настоящее время организации (за исключением автотранспортных предприятий) самостоятельно принимают решение о том, какую форму путевого листа они будут применять (унифицированную или свою собственную).

При этом можно взять за основу унифицированную форму путевого листа, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.
Кроме того, при разработке формы путевого листа необходимо принимать во внимание требования Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152, которым утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.
Согласно п. 2 Обязательных реквизитов, утвержденных вышеназванным Приказом Минтранса, они адресованы организациям и предпринимателям, эксплуатирующим легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа - дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае, если путевой лист оформляется более чем на один день, - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (наименование организации (Ф.И.О. предпринимателя), организационно-правовую форму организации, местонахождение организации (почтовый адрес предпринимателя), номер телефона);
4) сведения о транспортном средстве <1>;
5) сведения о водителе (Ф.И.О. водителя, дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя).
--------------------------------
<1> Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом (полуприцепом), кроме того - модель автомобильного прицепа (полуприцепа);
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа (полуприцепа), автобуса, троллейбуса;
3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Примечание. Используемая вами форма путевого листа должна содержать все перечисленные выше обязательные реквизиты. В противном случае возможны претензии со стороны налогового органа.

При разработке формы путевого листа имейте в виду, что она в обязательном порядке должна содержать информацию о маршруте следования автомобиля (Письмо УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253). Эта информация позволит подтвердить факт использования автомобиля в деятельности налогоплательщика и, соответственно, будет служить доказательством экономической обоснованности расходов на содержание автомобиля и их связи с деятельностью, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ).
Кроме того, в путевом листе должна быть информация о пробеге автомобиля. Иначе вы не сможете рассчитать расход ГСМ.
При отсутствии в путевом листе данных о пути следования автотранспорта и пробеге автомобиля налоговый орган с большой долей вероятности не примет затраты на ГСМ. И учесть такие затраты не получится даже через суд (см., например, Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 23.04.2007 N А28-7048/2006-250/21, Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 N А27-10606/2011, Поволжского округа от 21.03.2013 N А55-14373/2012, от 21.05.2013 N А55-23291/2012, от 17.12.2013 N А55-31301/2012).
Помимо формы путевого листа, налогоплательщик самостоятельно определяет периодичность составления путевых листов. При этом нужно исходить из того, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В Письме Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77 указано, что если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, то путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать расходы налогоплательщика на приобретение ГСМ.
Порядок заполнения путевых листов, утвержденный Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, также не содержит норм, обязывающих составлять путевые листы ежедневно. В п. 10 этого Порядка указано, что путевой лист оформляется на один день или на срок, не превышающий одного месяца.
Таким образом, учитывая требования налоговиков о том, чтобы в путевом листе нашли свое отражение все маршруты следования данной конкретной машины, вопрос о периодичности составления путевых листов должен решаться в зависимости от интенсивности использования автотранспорта. Если автомобиль ежедневно совершает несколько поездок, то путевой лист придется составлять ежедневно. Если же интенсивность использования автомобиля невелика, например несколько раз в неделю, то путевой лист может составляться и раз в неделю. При этом в нем нужно будет указать все поездки, совершенные за эту неделю, с расшифровкой по датам.
Заметим, что судебная практика подтверждает правомерность оформления путевых листов раз в месяц, если при этом они соответствуют требованиям, предъявляемым к первичным документам Законом "О бухгалтерском учете", и в них указаны маршрут следования служебного автотранспорта, показания спидометра, остаток топлива на начало и на конец месяца (см. Постановление ФАС Московского округа от 25.05.2009 N КА-А40/4142-09).
Не забудьте также определить перечень лиц, уполномоченных заполнять сведения о показаниях одометра в путевых листах.
В соответствии с п. 13 Обязательных реквизитов дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий.
Заметим, что в качестве этих уполномоченных лиц могут выступать и сами водители. Совмещение функций водителя и уполномоченного лица, проставляющего показания одометра, назначаемого решением руководителя предприятия, не запрещено.

Задать вопрос или заказать пособие можно тут

С уважением к вашему бизнесу,

Сушонкова Елена

Уже в продаже электронное методическое пособие "Все об уточненной налоговой декларации" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исправить ошибки в налоговых декларациях

Уже в продаже электронное методическое пособие "Все о счетах-фактурах" автора Сушонковой Елены

Узнай, как правильно исчислить налог на добавленную стоимость без ошибок в счетах-фактурах

Подписывайтесь на нас:

ВК Facebook Дзен Одноклассники Telegram Teletype

Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала

Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс

ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ

В путевом листе нет отметки о предрейсовом медицинском осмотре. Каковы последствия для целей налогообложения?

Путевые листы в 2018 году

Упрощенка (доходы - расходы): расходы на содержание служебного транспорта

Упрощенка (доходы - расходы): компенсация за использование личных автомобилей