Секреты работы в Outlook. Часть 4. Шаблоны и рассылки

17.08.2018

Здравствуйте, уважаемые читатели.

Продолжаем про секреты работы в Outlook и приёмы продуктивной работы.

Знаете ли вы, что такое шаблоны в Outlook, используете? Что-то мне подсказывает, что вряд ли :)

Приходится ли вам делать рассылки? Если да, то информация ниже будет полезна. Если нет - то, как минимум, интересна.

1. Шаблоны писем. Чем они хороши?

Известно, что шаблоны - это удобный инструмент ускорения рутинной работы. Будь то шаблоны документов или электронных писем.

Задачи, для решения которых пригодятся шаблоны электронных писем:

  • сокращение времени на форматирование текста электронного письма;
  • периодическая отправка однообразного содержимого одному или многим адресатам;
  • приём заявок на стандартные услуги, справки и т.п. по электронной почте
Для приёма заявок лучше, конечно, работают веб-формы на порталах, но, если нет портала или процесс не слишком сложный - для начала вполне сгодятся шаблончики.

Как подготовить письмо и сохранить его в виде шаблона?

По порядку:

  • создаём новое письмо;
  • вносим адреса получателей в поля To..., Cc..., Bcc... (Кому, Копия, Cкк);
  • в поле Subject (Тема) вписываем тему письма
Всегда пишите тему письма! Пожалейте ваших адресатов, облегчите им сортировку почты! Письма без темы - предмет моей личной неприязни :)
Подготовленный шаблон
Подготовленный шаблон

Сохраняем письмо в виде шаблона:

1. Жмём "File" ("Файл")

2. Жмём "Save As" ("Сохранить как")

Сохранить как
Сохранить как

3. Выбираем как сохранить. А именно - в виде "шаблона Outlook" (Outlook Template (*.oft))

Не ошибитесь в выборе формата сохранения.
Не ошибитесь в выборе формата сохранения.

4. Система предложит вам путь расположения шаблонов. Измените его на удобную для себя или коллег папку:

Теперь ваш шаблон в папке. И можно дважды кликнув по файлу открыть готовое письмо. Изменить/добавить то, что нужно и отправить его. Кстати, могут пригодиться возможности отложенной отправки, описанные здесь.

Отступление. Про формат *.msg

Тут надо сказать, что многие пользуются возможностью сохранения писем в формате MSG. Т.е. письмо (Message)появится в папке в виде файла. Но шаблоны на основе такого формата делать очень неправильно. Поскольку изменяя данный файл - и сохранив его, можно потерять данные и оформление. Лучше использовать OFT. При работе с ним всегда создаётся именно "новое письмо" на основе шаблона. Для этого данный формат и придуман.

В своё время я использовал формат MSG для подготовки шаблонов. Но дальнейшая работа с ними в этом формате похожа на "танцы с бубном".

MSG - хороший способ сохранять письма в папках. Для сохранения информации в формате писем. Можно просто мышкой перетаскивать из почты прямо в папку. Удобно!

Чуть больше о встроенной в Outlook функции работы с шаблонами. (можно не читать)

Строго говоря у Outlook есть механизм работы с шаблонами. Их называют формами (Forms). И если вы попробуете не совсем привычным способом создать новый элемент - щёлкнув как показано на рисунке:

Создание нового элемента из формы Outlook
Создание нового элемента из формы Outlook

... то появится возможность выбрать шаблон из тех, что есть в Outlook. А если вы сохранили свой шаблон в системную папку, то увидите его:

Короче - управляйте своими шаблонами сами. Раскладывайте их в нужные папки или страницы на портале. И запускайте оттуда. Это удобнее!

(здесь о работе с шаблонами от самого Microsoft)

2. Рассылки. Как лучше с ними работать?

Рассылка - это отправка одного и того же содержимого списку адресатов. Всё понятно. Но есть всё же некоторые секретные соображения. Которые многие не учитывают.

Bсс... (Скк...) - скрытая копия

Это очень, очень важная кнопка! Если вкратце, то всех получателей при рассылке нужно ставить сюда. В скрытую копию. Чтобы не светить всем все адреса. Чтобы при пересылке этой рассылки дальше, не проматывать "простыню адресатов". Это вкратце.

Подробно можно почитать здесь.

Всс... или Скк...
Всс... или Скк...

Специальный почтовый ящик - адрес для рассылок

Лучше так. Запросите у ИТ создание группового почтового ящика для рассылок.
Чтобы можно было фильтровать рассылки. Ведь мы именно так и делаем? :) Ставим фильтр и не читаем предупреждений от службы ИТ-поддержки? (шутка)
Я сам поставил фильтр на большинство рассылок нашей компании. Их реально нереально много... Но на важные оповещения лучше сортировку не ставить.

Права для осуществления рассылок лучше предоставить ограниченному количеству людей. Не исключаю, что в вашей компании каждый может отправить письмо всем сотрудникам... Лучше не пробуйте :)

Если вы "сами себе ИТ" и работаете из дома, то всё это можно было не читать :)

Опции доставки ответов

Есть одна интересная опция, я нахожу её удобной, не видел, чтобы кто-то ещё использовал.

Например, вы хотите разослать письмо с предупреждением большому количеству сотрудников. Но отправляете с группового ящика для рассылок, и не хотите получать туда возможные ответы. А хотите получать их на другой ящик, например, на центральный ящик HelpDesk.

В этом случае легко настраивается перенаправление ответов. См. картинки:

1. Заходим в Options -> Direct Replies To (Параметры -> Направлять ответы в)

Настройка перенаправления ответов
Настройка перенаправления ответов

2. Ставим галочку и выбираем адрес для ответов:

В этом диалоге ещё много интересных кнопок - попробуйте их 6)
В этом диалоге ещё много интересных кнопок - попробуйте их 6)
Теперь все ответы будут направлены на адрес HelpDesk, где им очень обрадуются :) Особенно отбивкам об отсутствии на рабочем месте :)

Как раз для рассылок - шаблоны и нужны

Если, например, рассылки периодические или содержат одинаковый контент для конкретного случая - инцидент, объявление, сообщение о новой услуге.

Шаблоны нужны почти всегда. Даже если случай для рассылки уникальный - то хотя бы логотип и нужны формат текста в шаблоне уже будет. И ваша рассылка будет выглядеть профессионально и круто.

На этом пока всё.

***

Представленные картинки-скриншоты сделаны в Outlook 2016, но сочетания клавиш и описанные приёмы работают в Microsoft Office Outlook 2007, 2010, 2013, 2016. (Строго говоря, описанные ниже инструменты в той или иной степени работают во всех почтовых программах).

А здесь можно найти инструкции по Outlook от самого Microsoft.

Буду рад, если статья оказалась полезной и пригодится Вам в жизни и в работе.

Посмотрите предыдущие статьи о секретах работы в Outlook:

В чём секрет и магия Ctrl + K?
Оформление текста в Outlook
Таблицы в Outlook
Отложенная доставка писем
Картинки в Outlook

Искренне Ваш,
© Иван С.
канал #мудрости