Как уменьшить наличные платежи в компании

С точки зрения корпоративного управления, операции с наличностью в компании несут дополнительные расходы, связанные с обслуживанием кассы (зарплата кассира, стоимость обслуживания инкассации и чековых книжек) с одной стороны, так и дополнительные риски хищений и мошенничества, с другой.

Поэтому часто перед корпоративными казначеями также встает вопрос: как можно минимизировать использование наличных денежных средств в текущих операциях компании или вовсе отказаться от ведения кассы (для того чтобы касса на предприятии исчезла вовсе)? Это кажется практически невозможным, потому что, если с переходом на безналичные расчеты с контрагентами, как правило, проблем не возникает, то при обсуждении подобных нововведений при расчетах с работниками компании многие бухгалтеры сразу справедливо заявляют о невозможности запрета использования наличных для выдачи или возврата командировочных авансов, оплаты корпоративных штрафов, выплаты заработной платы тем, у кого нет банковского счета и т.д.

Однако в России уже существуют компании, которым удалось полностью перейти на безналичные расчеты с работниками компании. Как им это удалось? Это становится возможным в случае, если корпоративные казначеи подготовят и распространят утвержденный высший органом управления внутренний регламент о порядке возмещения расходов и погашения задолженности работников перед компанией и возмещения работнику задолженности работодателя, и с этим регламентом будут ознакомлены и согласны все сотрудники (ведь ситуации, в которых работники не имеют ни одного личного банковского счета и доступа к управлению им в настоящее время уже редкость среди российских компаний).

Компания должна ознакомить сотрудников со всеми возможными способами безналичного перевода средств в пользу работодателя, а в случае, если все сотрудники компании имеют зарплатные карты в одном банке (довольно часто встречающаяся ситуация), то и предоставить им подробную инструкцию по осуществлению переводов через этот банк (например, через онлайн сервис).

Чтобы не нарушить правовые нормы, такая новая политика обязательно должна носить рекомендательный характер. Суть ее должна заключаться в том, что компания настоятельно просит всех сотрудников отказаться от использования наличных денежных средств в расчетах с работодателем. В случаях, когда требуется выплатить работнику аванс в сумме суточных, предстоящих или уже понесенных им командировочных расходов, а также иных задолженностей со стороны компании, внутренней политикой должны рекомендоваться только безналичные расчеты путем осуществления банковского перевода с расчетного счета  компании на личный счет работника, открытый в рамках зарплатного проекта (а в случаях, если работнику еще не выдана зарплатная карта или истек срок ее действия, то бухгалтерия может использовать заранее предоставленные работником реквизиты иного его личного банковского счета).  Необходимо запретить использование счетов, не принадлежащих работнику лично (например, открытых на имя его ближайшего родственника), за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством.

Также всем работникам, имеющим задолженности перед работодателем (например, неизрасходованный аванс по подотчетным суммам или неправильно начисленные выплаты, ущерб за утерянный пропуск и т.д.) должно настоятельно рекомендоваться использовать следующие способы погашения этой задолженности:

  • Банковский перевод на расчетный счет компании-работодателя через онлайн банк,
  • Взнос наличными на счет работника через банкомат или кассу в офисах банка для осуществления последующего перевода на счет работодателя,
  • Удержание из заработной платы работника путем подачи им письменного заявления в бухгалтерию компании.

Подробнее на сайте проекта Вашказначей.РФ!