Успеть всё - идеальный метод планирования

МЕТОД ПЛАНИРОВАНИЯ ПО GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель — успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.

GTD основана на системе списков, с помощью которых вы систематизируете всё, что приходит вам в голову. Чтобы внедрить её в свою жизнь, нужно фиксировать и обрабатывать поступающую информацию. Кроме того, понадобится завести такие списки: «Входящие», «Следующие действия», «Лист ожидания», «Проекты» и «Когда-нибудь». Всё, что требует вашего внимания, сначала будет попадать во «Входящие», а затем перейдёт в один из других списков.

1. Собирайте информацию и всё фиксируйте

Записывайте задачи, идеи, повторяющиеся дела в блокнот или приложение. Когда вы только начали использовать методику GTD, постарайтесь освободить голову от всей накопившейся информации. Запишите всё, что вам нужно или хочется сделать, всё, что занимало вас последние несколько дней или недель, мешало сосредоточиться или вспоминалось в неподходящий момент.

2. Обдумайте накопленную информацию

Это решаемо? Если нет, удалите его или переместите в список «Когда-нибудь». Полезную информацию, с которой ничего не нужно делать, например интересную статью, сохраняйте в отдельном месте. Вещи, которыми вы хотите заняться в далёком будущем переносите в список «Когда-нибудь».

Можно ли завершить дело за один шаг? В GTD всё, что требует больше одного шага, называется проектом. Если у вас во «Входящих» есть несколько связанных задач, создайте для них отдельный проект.

Займёт ли дело больше двух минут? Если нет, выполните его сразу же. Это быстрее, чем добавлять его в список следующих задач или делегировать кому-то.

Можно ли его кому-то делегировать? Если да, делегируйте. Когда нужно отследить выполнение, перенесите пункт в «Лист ожидания». Если делегировать задачу нельзя, добавьте её в свой календарь или в список «Следующие».

3. Организация списков

В «Лист ожидания» добавляйте любые дела, которые по какой-то причине застопорились. Например, когда вы не можете продолжить, пока не получите ответ на своё письмо, или когда вы ожидаете доставку. Не забывайте рядом с каждым пунктом указывать дату.

В «Следующих действиях» должны быть задачи, которые нужно выполнить как можно быстрее. Формулируйте их как выполнимые физические действия , так будет легче взяться за дело.

В идеале к каждому пункту в «Следующих» нужно добавлять контекстный тег. Он подскажет, где вы должны быть, с кем, что вам нужно взять с собой. Например, у вас могут быть теги «покупки», «на учебе», «с семьей», «телефон», «компьютер». Также можно указывать, сколько у вас времени на это дело или какой у него приоритет по важности. Тогда при необходимости вы сможете быстро отсортировать все дела по тегам.

4. Еженедельная проверка списков

Для каждого проекта должно быть определено одно следующее действие.

Каждый пункт в «Следующих» должен быть чем-то, что вы хотите сделать на предстоящей неделе. Всё лишнее переносите в список «Когда-нибудь» или удаляйте совсем. Время от времени старайтесь перенести что-то из списка «Когда-нибудь» в «Следующие действия».

5. Выполнение

Если вы правильно организовали свою систему, это будет самый простой шаг. Регулярно повторяя первые четыре шага, вы будете полностью уверены, что все дела в списке необходимы вам, чтобы добиться прогресса и приблизиться к своим целям.

Из приложений и веб-сервисов для GTD подойдут Wunderlist, Trello, Anydo, MyLifeOrganized, любой заметочник или обычный файл в «Google Документах». Если вы привыкли делать заметки на бумаге, можете использовать её.