Эти любимые отчеты

Однажды мне довелось принимать шефство в подразделении, где было 7 разнопрофильных и разновозрастных сотрудников. Каждый обладал уникальным набором компетенций и сложным характером. На удивление, первое, что они дружно заявили — сделаем все, что хочешь, только не требуй ежедневных отчетов. Я это восприняла как попытку договориться на входе: «ты нам чуть-чуть свободы, мы тебе много результата». Хорошая сделка. Принимается.

Уже позднее я узнала, что формулировка была буквальной. На протяжении 1,5 лет все они жили в формате ежедневных отчетов с разнесением времени по задачам. Руководитель строил выводы об эффективности человека, опираясь на то, что он делал по минутам в течение дня. «Пил кофе» и «сидел думал» приходилось зашивать в «правил презентацию» и «редактировал интервью».

Отчеты в архиве остались, структурированные по форме, но анекдотичные по содержанию. Кто-то неделями настраивал контекст, кто-то полдня комментировал макет, и все дружно искали информацию в интернете по 2-3 часа в день. Это не возбранялось и засчитывалось как аналитика рынка. Сотрудники загружены, начальница довольна. Все под контролем.

Ну и сама раз в неделю наверх детально рассказывала, чем подразделение занималось. А, между тем, отчет он не ради контроля утилизации времени. Убедить всех вокруг в том, что поляна копается — несложно, а вот показать завершенные продукты материальные или интеллектуальные — это уже совсем другая история.

• Отчетность по результатам не может быть чаще, чем ежемесячно. Именно такая периодичность не взбесит людей, которые не владеют особенностями нашей работы. Подготовка конференции – непрерывный процесс, новая брошюра тоже может затянуться. Более плотный контроль — прямой путь к недопониманию и обесцениванию итоговых результатов. В разрезе месяца можно увидеть конечный продукт или какой-то промежуточный, но заметный этап.

• Внутри функционального подразделения удобно формировать отчет еженедельной при количестве сотрудников в прямом подчинении более 5 человек. Если их меньше — работаем в штатном режиме.

Иногда сотрудники не справляются с приоритезацией задач. В таких случаях я предпочитаю вводить индивидуальные форматы. Вообще многие опасаются работать по разным схемам из-за потенциальных раздоров в коллективе. Вроде как несправедливость — с одним устно на бегу, а другого заставила написать. Но мы не бухгалтеры, которые работают по одним алгоритмам. Мы педантичные аналитики, взбалмошные ивенты, болтливые пиарщики и суровые продуктовики. У каждого свой процесс, капризные внутренние заказчики и внешние контрагенты. Адаптировать отчетность под людей — намного эффективнее, чем людей под отчетность.