Вся правда о тендерах или «как выбрать провайдера»

06.06.2018

Летуновский Вячеслав Владимирович, к.п.н., доцент Государственной Академии Инноваций МО РФ, руководитель НОУ «Школа Корпоративного Тренинга», специально для Trainings.ru
9 июля 2007 г.

Сразу хочу отметить, что говорить буду преимущественно о тендерах на обучение, поскольку мне, как тренеру с многолетним опытом, это несколько ближе. Однако чуть позже мы затронем и специфику тендеров по другим услугам в сфере HR.

Тренеры и консультанты о тендерах.

Сначала, взгляд на проблему снаружи, как человека, чаще участвующего во всевозможных тендерах, нежели проводящего. Вот типичный случай из реальной практики:

«Крупная британская компания, давно и успешно осевшая на нашем рынке, проводит тендер на обучение своих менеджеров лидерским компетенциям (в Британии еще 5 лет назад лидерские компетенции были уже в моде). Тренинг-менеджер позвонил мне домой (я в те годы еще был свободным тренером) и спросил, не хочу ли я принять участие в долгосрочном проекте по обучению их менеджеров лидерским навыкам.

— Конечно же, хочу, какие вопросы, тем более лидерство мой конек, моя любимая тема, материала по ней более чем достаточно.

— Только у нас тендер, — говорит тренинг менеджер, и моя эйфория по поводу долгосрочного проекта в известной компании тут же улетучивается. Тем не менее, прошу мне выслать техзадание. Задание высылают, внимательно читаю. Черным по белому написано о том, что главный залог успеха в выборе — large international provider. Звоню тренинг-менеджеру:

— Вы случайно не ошиблись? Как свободный тренер я совсем не large, и, более того, никак не international. Стоит ли мне вообще в этом случае всем этим делом заниматься?

И тренинг менеджер уверяет меня, что, конечно же, стоит:

— Ваше участие для нас очень важно, у вас очень большие шансы.

В скором времени я составил подробную 24-х дневную программу тренингов по формированию лидерских навыков для менеджеров указанной компании на русском и английском языках и выслал ее тренинг-менеджеру. Тендер, понятное дело, я не выиграл».

Не то, что мне было жалко потраченного времени, навык составления длительных обучающих управленческих программ мне очень пригодился в дальнейшем, но все равно осталось некоторое чувство неудовлетворенности, как будто тебя в чем-то обманули. И обман, здесь, пожалуй, действительно присутствовал. Руководство поставило тренинг- менеджеру задачу провести тендер, она, соответственно, не долго мучаясь, обзвонила знакомых тренеров и набрала необходимое число претендентов, в то время как ее реальный выбор, скорее всего, был сделан уже заранее, а остальное было пустой формальностью. В лучшем случае за этот проект «пободалась» пара крупных западных провайдеров, однако и это сомнительно.

Именно поэтому многие мои коллеги так открыто и говорят: «Я в тендерах не участвую — жалко собственных сил и времени, уходящих в никуда. Сам знаешь, как эти тендеры выигрываются — заранее все предрешено». А сейчас, будучи руководителем тренинговой компании, я часто слышу подобные возражения от своих собственных сотрудников: «Зачем нам участвовать в тендерах? Пустая трата времени». Тем не менее, несмотря на сопротивление, я все равно настаиваю на участии, и иногда, хотя честно скажу, не часто, мы эти тендеры выигрываем.

Таким образом, подводя итоги сказанному, мне, как частому участнику тендеров, очень хочется честной конкуренции, что бывает к моему глубокому сожалению, совсем нечасто. Это, в определенном смысле, характеризует не слишком высокую культуру менеджмента у нас в стране вообще и в HR’е в частности. Поднять культуру тендера до честной конкуренции — наша насущная общая задача. Ведь честная конкуренция повысит качество услуги, что в свою очередь приведет к повышению эффективности и качества работы тех, кому эта услуга предназначена. Выиграет в конечном итоге российский бизнес в его конкурентоспособности на международной арене.

Специалисты HR-службы о тендерах.

Теперь взгляд на проблему изнутри, со стороны HR службы. Ниже мы приводим высказывания некоторых московских HR-ов об их отношении к тендерам:

Лариса Лебедева («Ударница»).

- Те тендеры, которые мы проводим, лишь условно можно назвать тендерами. Нет никаких официальных объявлений, и официальных писем с отказом мы никому не пишем. Просто не хочется лишнего шума и возможных осложнений, например, судебных разбирательств.

— А какие критерии Вы используете при оценке провайдеров?

— Самый главный критерий — как тебя слушают и слышат ли вообще. Мы также стараемся обязательно побывать на тренингах и семинарах тех преподавателей, которых хотим пригласить. Подобным образом выбираем провайдеров и на корпоративные мероприятия.

— А как Вы выбираете кадровые агентства для рекрутинга?

— Мы просто высылаем им наши требования, если они согласны на них, то начинаем с ними разговаривать, если нет — прощаемся.

Александр Харитонов («Стора Энсо Пакаджинг ББ»).

- Какими-то специальными тендерами мы тоже не занимаемся.

— Ну, необязательно специальными, возможно, менее формальными?

— Да, действительно, не так давно проводили тендер на тренинг продаж.

— И кто стал победителем, если не секрет?

— Крупная западная компания.

— А каким образом проводился отбор?

— Отобрали компании с похожими курсами, стали общаться.

— А каковы были критерии отбора?

— Прежде всего, это качество. Большую роль сыграл тот момент, что компания предложила тренера, которого мы уже знали. Этот тренер уже работал с нами 2 года назад, его работа понравилась. Ну и на цену смотрели. Цена оказалась вполне приемлемой, хотя, в принципе, она примерно одинаковая у всех компаний. Еще имело значение, насколько место проведения близко нашему предприятию, какая аудитория и оборудование.

Валентина Азарова («Материа Медика-Холдинг»).

- Тендеры проводили только на услуги страхования. Собрали 5 компаний в качестве претендентов, разослали наши требования (техзадание) и смотрели соотношение: цена/наполнение.

— А рекомендации собирали?

— Три из пяти мы уже знали по опыту, а на оставшихся две собрали отзывы. В конечном итоге остановились на Россгорстрахе, их предложения оказались самыми интересными.

Татьяна Габелия («Рексам Наро-Фоминск»).

- Тендеры на HR’услуги мы проводим довольно часто. Вы хотите знать критерии, по которым мы работаем?

— Да, конечно, это интересно.

— Ну, во-первых, тренинги мы проводим под определенные категории людей: менеджеры, производственный персонал, важно чтобы тренинги соответствовали целевым группам персонала. Во-вторых, нам важно чтобы тренинги проходили на нашей территории и в удобные для нас даты. В-третьих, мы всегда смотрим насколько содержание программы для нас близко. В-четвертых, мы выбираем те компании, которые дают нам обратную связь по участникам, краткую характеристику.

— И кому удавалось выиграть ваши тендеры?

— Два года назад это была крупная западная тренинговая компания, а последний тендер выиграла небольшая отечественная компания, ее условия оказались для нас более приемлемыми.

— И что это за условия, если не секрет?

— Секрета, конечно же, никакого нет. Очень тщательной была предтренинговая подготовка, с каждым проводилось собеседование, на котором присутствовал психолог, а после тренинга в течение 2-х месяцев велась индивидуальная работа с каждым его участником, и все это за более чем приемлемую цену.

Таким образом, общение с коллегами на данную тему говорит о том, что директора HR-служб стараются избежать лишнего шума на тему тендеров. А когда спрашиваешь у них: «Проводите ли вы тендеры?», то прямой ответ: «Да проводим», слышишь довольно редко. Однако когда начинаешь уточнять, оказывается, что большинство московских HR-ов тендеры все же проводят, правда, чаще в сокращенном и, если так можно выразиться, в полуофициальном виде. Возможно, в ряде случаев это и оправдано, если цена вопроса не высока, если же цена вопроса велика, например, когда речь идет о комплексных программах по оценке и развитию большого количества людей, целесообразно придерживаться некоего алгоритма. Мы предлагаем следующий вариант.

Как провести тендер эффективно?

С чего начать? Начать надо с составления подробного техзадания. Тренеры и консультанты — не боги и очень мало способны догадываться о ваших тайных желаниях и предпочтениях. Составляя техзадание, твердо помните главное управленческое правило: «если что-то может быть понято неправильно, оно обязательно будет понято неправильно». Составьте техзадание для тренинга (либо для оценки персонала, для подбора, консалтинга и т. д.) настолько подробно, насколько это возможно. Особенно тщательно надо прописать результаты, которые Вы хотите видеть на выходе.

Следующий шаг — на базе открытой информации, например, в специализированных интернет-порталах или в печатных изданиях, Вы можете отобрать 10—15 компаний, предоставляющих необходимые Вам услуги. Обсудите с коллегами, которым доверяете, отберите 5—7 наиболее надежных и вышлите им техзадание, а заодно затребуйте информацию о наиболее значимых проектах этих компаний в интересующей Вас области. Не забудьте попросить телефоны тех лиц, которые смогут дать отзывы по описанным проектам. Понятно, что это должны быть ответственные должностные лица, а не просто знакомые менеджеры провайдеров. Лучше всего, когда это оказываются лица известные вам обоим.

После оценки программ и коммерческих предложений, соответствующих техзаданию, а также ознакомления с резюме тренеров, Вы отбираете наиболее перспективные компании и связываетесь по предоставленным Вам контактам. В результате этого шага Вы должны остановиться на 2-3-х кандидатах. С ними можно договориться о личной встрече или мини-презентациях, которые лучше оценивать совместно с внутренним заказчиком, например, начальником отдела, персонал которого Вы хотите тренировать. Выбор также должен приниматься коллегиально по заранее разработанным критериям, чтобы свети к минимуму влияние субъективных симпатий и антипатий.

В зависимости от цены вопроса, оценочные процедуры в ходе тендера могут быть более или менее развернутыми. Например, если речь идет о тендере на дорогую масштабную программу обучения, возможно, стоит провести для начала пилотный проект. Речь идет о возможности провести по одному тренингу представителям разных компаний, после которых принимается окончательное решение об основном провайдере.

Алгоритм проведения тендера

1. Постановка проблемы

2. Составление техзадания провайдерам HR услуг

3. Сбор информации о провайдерах

4. Выбор 10—15 компаний по открытым источникам

5. Отбор 5—7 на основании рекомендаций коллег

6. Рассылка техзаданий

7. Выбор 2—3 компаний на основе анализа коммерческих предложений, программ, резюме тренеров и рекомендаций

8. Проведение переговоров и презентаций

9. Окончательный выбор

Примечание: в случае дорогостоящего длительного проекта целесообразно провести два пилотных тренинга от разных компаний, а затем уже выбрать лучшую.

Типичные ошибки в ходе тендера:

1. Выбор симпатичного тренера, по принципу, «а он мне нравится». Отсутствие четких критериев отбора.

2. Ориентация на имидж компании, а не на реального тренера. В наше время дутых имиджей, оценивайте реальных исполнителей проекта, а не их окружение, тем более что очень часто провайдеры пользуются услугами приглашенных специалистов.

3. То же самое можно сказать и о принятии решения о качестве тренинга на основании взаимодействия с секретарем или менеджером по продажам компании провайдера. По указанной выше причине, связи между качеством общения с Вами и качеством проведения будущего тренинга может быть просто никакой, а Вы упустите реальную возможность хорошего тренинга, или значительно переплатите.

4. «Поверили на слово». В большинстве своем, тренеры люди с хорошо развитыми коммуникативными навыками, а часто и с развитыми навыками продаж. Блеф для многих из них — родная стихия, поэтому обязательно проверяйте информацию, которую Вам предоставляют, по своим каналам.

Дополнительные советы:

— Не требуйте от тренеров подробных планов тренинга с таймингом, такие планы пишутся после предтренинговой диагностики и адаптации программы к специфике компании провайдера. Кроме того, подробные планы являются собственностью тренера или компании, требовать их не этично, поскольку неясно, как они Вами могут быть использованы.

— Перед окончательным выбором, четко определите для себя, какой тип тренера больше всего подходит для вашей ситуации. Если в подразделении начался застой, и пора всё-таки встряхнуть народ, понадобиться тренер-драйвер — живой и зажигающий. Если же нужны конкретные знания и навыки, вам нужен хороший методолог, который проведет качественную диагностику и обучит ваш персонал именно тому, чего ему больше всего не хватает. А, возможно, вам просто понадобиться хороший модератор, который создаст благоприятную обучающую среду, в которой лучшие передадут свои находки менее успешным и новичкам, и все вместе разработают что-нибудь новое и найдут решения для хронически не разрешаемых проблем.

— Для разных задач нужны разные типы тренеров, ошибка может быть критичной относительно успеха всего мероприятия.

Таким образом, подводя итоги, хотелось бы заострить Ваше внимание на том, что для того, чтобы выбрать наиболее подходящую компанию по предоставлению тех или иных услуг, в первую очередь, необходимо поставить чёткую цель «чего мы хотим?» и выделить критерии отбора предпочтительного провайдера, например, как это делается в компании «Рексам». Правильно подобранные критерии, плюс ясное виденье того, что мы хотим получить на выходе при проведении тендера — главное условие успеха.

При перепечатке активная ссылка на www.Trainings.ru обязательна