"Профиль" секретаря

Мы провели небольшие исследования, проанализировав несколько сотен вакансий и резюме, в отношении секретарей и личных помощников и обнаружили следующее:

ПОЗИЦИЙ

по существу выполняемых обязанностей, можно назвать, как угодно, всего три:

- Секретарь ресепшена

- Секретарь офиса

- Личный помощник руководителя

ОБЯЗАННОСТИ:

Сразу отметим, никто из вышеназванных не делает все, что тут описано, список обязанностей меняется в зависимости от позиции. Здесь мы лишь указали максимальный список того, какие обязанности может выполнять секретарь.

Работа в офисе:

- организация системы документооборота

- корреспонденция: прием, регистрация, обработка и отправка входящих и исходящих

документов, взаимодействие с курьерами и курьерскими службами.

- деловая переписка

- составление, заполнение, продление и контроль договоров

- сканирование, подготовка заверенных копий, подготовка отчетов, графиков, работа с данными

- Подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций.

- доверенности и нотариусы

Travel-поддержка:

Деловые поездки, железнодорожные и авиабилеты, трансферы, гостиницы, визы, водители и такси.

Обеспечение офиса:

Заказ визитных карточек, покупка канцелярских товаров, заказ пропусков для сотрудников, взаимодействие с управляющими компаниями и сервисными организациями, службами доставки, чай, кофе (и прочие печеньки ...), поддержание порядка в офисе и подготовка переговорных комнат.

Прием и поддержка посетителей:

приветствия, сопровождение, чай / кофе, заказ пропусков для посетителей, консультации по схеме проезда и т. д.

Прием и распределение телефонных звонков:

Фиксирование информации и ее передача, работа с мини АТС

Административная поддержка руководителя:

- личные поручения

- график работы руководителя, координация встреч и переписки, организация совещаний и переговоров, протоколирование и перевод,

- взаимодействие с отделами компании: координация задач, контроль за сроками выполнения приказов, распоряжений и поручений,

- составление писем и сообщений от имени руководителя

- прием, сортировка, контроль документов, поступающих на подпись.

Мероприятия:

Помощь в подготовке к выставке, организация корпоративных мероприятий

Необязательно (возможно):

1) Обслуживание клиентов

2) Управление персоналом

3) Бухгалтерский учет и финансы

4) Маркетинг

5) Поддержка сайта, блога, основных счетов компании.

Подпишитесь на канал если хотите узнать больше.
А свои вопросы, комментарии, возражения и прочее можете написать мне на почту: humantechnologist@yandex.ru
Индивидуальные консультации оказываются по запросу на платной основе, некоторые вопросы и возражения могут быть использованы в будущих статьях.