Можно ли заявлять НДС к вычету, если нет первички, был пожар, потоп... Какие последствия? Что делать?

28 May 2019

Главное.

При утрате счета-фактуры можно оформить его дубликат.

Подписать дубликат счета-фактуры должны лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры на дату составления дубликата.

Продавец может оформить дубликат счета-фактуры, например, в случае, если покупатель утерял его оригинал. Дубликат - это дополнительный экземпляр подлинника документа.

При оформлении дубликата необходимо применять общие правила составления счетов-фактур.

При составлении дубликата счета-фактуры в него следует перенести все данные из оригинала без изменений: номер, дату счета-фактуры, данные о покупателе и продавце, о товаре, количестве, цене, налоге и т.п.

Единственное отличие, которое допускается в дубликате, - подписи. Например, если на момент составления дубликата в организации продавца изменился руководитель или главный бухгалтер. Дубликат должны подписать лица, уполномоченные на подписание счетов-фактур на момент составления дубликата (п. 6 ст. 169 НК РФ, Постановление ФАС Московского округа от 25.05.2012 N А40-110048/10-140-598).

Если дубликат счета-фактуры подписали не те же лица, кто подписывал его оригинал, то покупателю целесообразно подтвердить перепиской с продавцом оформление дубликата (например, сопроводительным письмом продавца) и документы, подтверждающие полномочия лиц, подписавших дубликат. Также продавец может сделать на дубликате отметку о том, что это дубликат, и указать дату его составления. Эти документы могут потребоваться покупателю при налоговой проверке.

Важно!

Если в дубликате счета-фактуры изменены какие-то данные по сравнению с оригиналом (кроме подписей уполномоченных лиц), то такой счет-фактура не может считаться дубликатом. То есть у покупателя будет отсутствовать счет-фактура, что является основанием для отказа в вычете.

Налоговый кодекс РФ не предусматривает возможности для продавца оформлять дубликаты счетов-фактур и принятия покупателем к вычету сумм НДС по ним. Принятие к вычету НДС на основании дубликата счета-фактуры грозит налоговыми рисками.

Имеется судебная практика, согласно которой вычет по дубликату счета-фактуры правомерен, если соблюдены другие условия для вычета НДС (Постановления ФАС Центрального округа от 01.06.2016 N Ф10-1645/2016, ФАС Поволжского округа от 05.05.2014 N А12-16582/2013, ФАС Московского округа от 25.05.2012 N А40-110048/10-140-598). Дубликаты должны быть оформлены надлежащим образом, как предусмотрено законодательством о налогах и сборах и налоговым органом не доказано, что сведения, содержащиеся в этих документах, неполны, недостоверны и (или) противоречивы.

Дубликаты счетов-фактур, выданные продавцом взамен утраченных, содержат все обязательные реквизиты документов - в них указаны наименования, адреса продавца и покупателя, их ИНН/КПП, подписи руководителя. Понесенные обществом расходы документально подтверждены, имеют производственный характер и направлены на получение дохода от реально осуществляемой предпринимательской деятельности.

Можно получить от поставщика копии счетов-фактур взамен утраченных. Однако стоит помнить, что копии счетов-фактур должны быть заверены руководителем контрагента. Он должен поставить на них штамп "Копия верна", свою подпись и печать, дату заверки копии.

До получения копии счета-фактуры от поставщика необходимо создать комиссию, которая установит причины утраты бумаг и зафиксирует их в акте об утрате. Членами комиссии необходимо назначить заместителя директора, главного бухгалтера, начальника охраны и т.п. Комиссия должна составить акт, в котором следует подробно описать, когда и при каких обстоятельствах были утрачены бумаги.

При необходимости обратиться в МВД, МЧС для, получения справок. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы - попытки восстановления утраченных документов: направлять запросы на восстановление бумаг, вести переписку по восстановлению первичной документации, телеграммы, почтовые реестры, чеки и квитанции. Не редки случаи, когда по данному основанию у налогоплательщика нет никаких доказательств. Суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.

Необходимо также регулярно проводить сверки с контрагентами, составляя при этом акты сверки взаимных расчетов. Для доказательств необходимо руководствоваться следующими рекомендациями: назначьте ответственное лицо, которое будет взаимодействовать с контрагентами для изготовления дубликатов утерянных документов, а также сохраняйте копии отправленных запросов, переписку с контрагентами, почтовые квитанции об отправке писем.

Что еще поможет компании доказать свою добросовестность:

1.Составить подробный расчет, из которого будет видно, что сумма вычетов НДС по утраченным документам соответствует оборотам по счетам, поступлениям денежных средств, суммам уплаченных налогов.

2. При восстановлении утраченных документов контрагент не должен быть организацией, признанной ликвидированной, фирмой -"однодневкой", подставной организацией, участником схем ухода от налогообложения.

3. Отразить в бухгалтерской отчетности факт хищения/утраты ОС (оргтехники, серверов, электронных баз данных и т.п.).

4. Заключить договор на восстановление электронных баз данных и представить его в качестве дополнительного аргумента, доказывающего намерения компании вернуть "первичку".

Компания НПК "СТАТУС" восстановит ваш учет даже если он велся не системно, с ошибками, ваш бухгалтер уволился и забрал с собой базу. Все детали вы можете узнать на бесплатной консультации, записавшись на нее по ССЫЛКЕ или по телефону 8(831)410-91-94.