Создаем общий доступ к файлу онлайн.

27 May 2020

При переходе на новое место работы, в одну небольшую продуктовую сеть, я постепенно начал замечать, что отсутствие технических средств для выполнения некоторых задач очень сильно снижает мою производительность. При этом обращение в ИТ отдел не давало никаких результатов, я получал ответ "так исторически сложилось, мы всё время так работаем"

Одна из таких задач приносила мне наибольшее страдание, заставляла тратить уйму времени, внимания и сил на её выполнение.

К такой задаче относился сбор данных с магазинов. Например сбор количества определенного товара с истекающим сроком годности.

Как производился сбор данных до моего прихода? Менеджер писал магазинам рассылку, с просьбой предоставить данные, магазины начинали "расстреливать" почту менеджера информацией в разных форматах, в файле Excel, в Word, в теле письма, в WhatsApp, телефонным звонком.

Магазинов достаточно много (70+) и Вы можете представить сколько времени занимала элементарная задача по сведению всего этого потока в один читабельный файл. А подобных задач поступало c десяток в день.

Решение данной проблемы - очень простое и его название Google Таблицы.

                                                                                      sheets.google.com
sheets.google.com

Фактически это онлайн аналог знакомому всем MS Excel, если Вы примерно понимаете как работает "Ексель", значит Вы с легкостью разберетесь и в Гугл Таблицах.

Для того что бы начать пользоваться Google таблицами, необходимо создать аккаунт в Google почте. (процесс достаточно простой не буду его описывать)

После этого переходим по ссылке sheets.google.com и выбираем пункт "Пустой файл" в блоке Создать таблицу

Создаем общий доступ к файлу онлайн.
Создаем общий доступ к файлу онлайн.

В открывшемся листе, создаем форму таблицы (скелет) который будут заполнять данными "удаленные" сотрудники.

Создаем общий доступ к файлу онлайн.
Создаем общий доступ к файлу онлайн.

Далее нам необходимо разрешить редактирование данной таблицы, всем у кого есть на неё ссылка, для этого идём в пункт "Настройка доступа"

Создаем общий доступ к файлу онлайн.
Создаем общий доступ к файлу онлайн.

В следующем окне задаём имя таблицы.

Создаем общий доступ к файлу онлайн.
Создаем общий доступ к файлу онлайн.

Далее "Разрешить доступ всем у кого есть ссылка"

Создаем общий доступ к файлу онлайн.
Создаем общий доступ к файлу онлайн.

И уровень доступа меняем с Читателя на Редактор, нажимаем кнопку Готово

Создаем общий доступ к файлу онлайн.
Создаем общий доступ к файлу онлайн.

После чего копируем ссылку на вновь созданную таблицу и отправляем её сотрудникам, от которых Вам необходима информация.

Создаем общий доступ к файлу онлайн.
Создаем общий доступ к файлу онлайн.

Google таблица поддерживает практически неограниченное количество участников одновременно находящихся в файле, главное, что бы каждый человек заполнял данные именно в своей строке (в моем случае в строке с наименованием своего магазина)

НЕЛЬЗЯ добавлять / удалять строки во время работы с общим файлом.

Так же будет не лишним при первичном знакомстве с таблицами написать своим сотрудникам краткую инструкцию, или скинуть ссылку на эту статью :)

Надеюсь данная информация будет для Вас полезной. Можете задавать вопросы в комментариях, с удовольствием на них отвечу.

Если Вам понравилась статья поставьте "Палец вверх" мне будет очень приятно. Подписывайтесь на канал, впереди много полезного и интересного.