Опыт: как пункту выдачи работать с заказами

24 April 2019
Роман, владелец интернет-магазина  и пункта выдачи
Роман, владелец интернет-магазина и пункта выдачи

У меня пункт выдачи заказов с 2015 года. Выдаем посылки из своего интернет-магазина и от наших партнеров: Ozon и Boxberry. Мы также принимаем и выдаем посылки обычных людей: важные документы, подарки близким и дорогие вещи.

За четыре года работы я перепробовал много инструментов для учета посылок и открыл для себя МодульКассу. Сегодня я поделюсь некоторыми лайфхаками, которые помогают мне работать с заказами еще эффективней.

Сканируйте номер заказа

Номер заказа в МодульКассе — это все равно что его штрихкод. Когда я выдаю заказ, то не трачу время на поиск в меню, а сразу сканирую этикетку с посылки. Это экономит много времени, особенно при большом потоке клиентов.

У нас был случай, когда под Новый год скопилось до двухсот заказов и клиенты приходили за посылками несколько дней подряд. Вот тогда встроенный сканер нам сильно помог: на одного клиента мы тратили не больше двух минут.

Курьерские службы дублируют номер заказа на самой посылке в формате штрихкода
Курьерские службы дублируют номер заказа на самой посылке в формате штрихкода

Сканер запускается из меню заказов: просто нажмите на иконку в правом верхнем углу экрана. Сканировать можно как посылки, так и обычные товары. Например, чтобы допродать к заказу прочный пакет.

Сканер заказов появился в версии 8.23.3. Обновите приложение, если не видите иконку
Сканер заказов появился в версии 8.23.3. Обновите приложение, если не видите иконку

Переносите заказы из сторонних систем

С посылками я часто работаю через программы поставщиков. Например, через систему Boxberry рассчитываю стоимость посылки и получаю список заказов на выдачу. Затем перевожу этот список в таблицу эксель и загружаю в МодульКассу. Это позволяет загружать весь список заказов за минуту.

После импорта ничего дополнительно переносить не нужно. МодульКасса сохраняет все важные данные: штрихкоды, список позиций, цену и итоговую сумму.

Подставляйте нулевую цену для расчета доставки

Многие люди предпочитают отправку хрупких и дорогих посылок надежным и быстрым способом. Поэтому мы не только выдаем заказы с интернет-магазинов, но и отправляем посылки обычных клиентов.

Стоимость посылки никогда не бывает одинаковой. Чтобы рассчитать цену, мы вводим в систему Boxberry габариты посылки и расстояние от пункта А до пункта Б. Остается только «продать» нашу доставку через МодульКассу.

Чтобы подставлять правильную стоимость доставки, я создал услугу «Отправление по России» в МодульКассе с нулевой ценой. Теперь касса запрашивает у меня реальную стоимость каждый раз, когда я принимаю такую посылку. Это удобно и быстро: рассчитал цену, ввел в приложение и нажал «Ок».

Назначайте услуги на горячие клавиши, чтобы быстрее добавлять их в чек
Назначайте услуги на горячие клавиши, чтобы быстрее добавлять их в чек

Создавайте уникальные коды поставщиков для 1С

Когда я экспортировал заказы в 1С, то быстро путался, к какому поставщику относится заказ. Эту проблему решил с помощью уникальных кодов услуги для каждого из поставщиков.

Работает это так:

  • Для каждого из своих поставщиков придумываю уникальный код. Например, Ozon получает условный код 999001, а Boxberry — 999002.
  • Когда поступает посылка, создаю заказ в Excel.
  • В каждый заказ с посылкой добавляю услугу. Например, «Выдача заказа от Boxberry». В коде услуги указываю код поставщика: в этом случае 999002 для Boxberry.

Когда заказы попадают в 1С, я сортирую все операции по коду услуги — а значит и по конкретным поставщикам.

Печатайте номер заказа в чеках и эксель-отчетах

МодульКасса подставляет номер заказа в покупательские чеки, отчеты Excel и в раздел «Чеки» личного кабинета. Теперь я могу печатать номер заказа как для себя, так и для клиентов.

Печать номера в чеках полезна, когда я выдаю посылки из собственного интернет-магазина. В этом случае номер заказа в МодульКассе и номер заказа из интернет-магазина — это одно и то же. Так покупатель по одному полю в чеке понимает, какой заказ он оплатил.

Эксель-отчеты и личный кабинет я использую для посылок из курьерских служб. Когда приходит время регулярной сверки, скачиваю эксель-отчет о продажах и сравниваю каждую операцию с данными от своих партнеров. Раньше приходилось сверять по сумме операции, но теперь я вижу номер заказа напротив каждой операции.

Обновитесь до версии 8.23.3, чтобы печатать номер заказа в чеках
Обновитесь до версии 8.23.3, чтобы печатать номер заказа в чеках

Удаляйте старые заказы

На складе часто лежат невостребованные заказы. Клиенты забывают про посылку или ошибаются в адресе: в итоге никто не приходит за отправлением. Такие заказы скапливаются не только на складе, но и в списке заказов МодульКассы.

Когда приходит время разобраться с такими посылками, я пользуюсь двумя функциями личного кабинета: поиском заказа и групповым удалением.

Поиск по номеру заказа помогает найти залежавшиеся посылки, когда мы оформляем возврат поставщику.

Групповое удаление помогает очистить список на кассе, когда такие посылки уходят поставщику. Просто ставлю галочку напротив ненужных заказов и сразу удаляю их одним нажатием.

Чтобы удалить все заказы разом, поставьте флажок в самой верхней строке и нажмите «Удалить выделенные»
Чтобы удалить все заказы разом, поставьте флажок в самой верхней строке и нажмите «Удалить выделенные»

Подставляйте контакты покупателей

Для заказов из своего интернет-магазина я указываю почту и телефон покупателя. МодульКасса подхватывает эти данные, а после оплаты заказа дублирует электронный чек. Клиентам нравится получать смски и письма с чеком, даже когда они расплачиваются наличными.

В комментариях к заказу всегда стараюсь записать полное имя покупателя. Не нужно далеко идти, чтобы сравнить фамилию и имя в паспорте и в комментариях к заказу.

А чем вы пользуетесь на пункте выдачи? Чего не хватает? Все пожелания отправляйте на почту info@modulkassa.ru с темой «Идея»