Как научится управлять временем

30 June 2018

В этой статье представлены методы и стратегии управления временем и поможет вам развить навыки управления временем.

Определение тайм-менеджмента:

что значит управление временем и как оно может повлиять на мою жизнь позитивным образом?

Управление временем относится к многочисленным методам и навыкам, которые могут помочь человеку, чтобы использовать доступное время наиболее эффективным способом, а также для достижения целей, задач и проектов в рамках заданного период времени. Навыки управления временем варьируются , но не ограничиваются, приоритезацией задач, планированием, организацией и делегированием функций. Однако, он также включает в себя анализ время, затрачиваемое на различные виды деятельности, а также на тщательный мониторинг, позволяя улучшить свои навыки управления временем.

Человек, который применяет методы управления временем может улучшить его урожайность, которая позволяет этой персоне получить больше работы сделанной за более короткие сроки. Кроме того, управление временем позволяет нам взять контроль над нашей профессиональной и личной жизнью, так как это помогает нам знать, что необходимо сделать и какие цели необходимо достичь на ежедневной основе. Эффективное управление временем может быть истинным преимуществом для сотрудников, так как это позволяет ему уложиться в сроки проектов, не откладывая его завершение.

Как эффективно управлять временем:

Следующие методы управления временем будут помочь вам справиться с перегрузкой работы, позволяет улучшить вашу производительность, и самое главное: это поможет вам сэкономить время разумным способом.

Организация

Организация является чуть ли не лавным способом управления временем, поскольку это помогает вам увидеть обзор ваших планов на текущий день и какие задачи должны быть сделаны. Организованность помогает вам избежать проволочек и отсрочек всех видов.

#1 Список дел

Вы можете организовать свой рабочий день, взяв у себя до 10 минут утром, вы можете указывать задачи, которые должны быть выполнены, проекты, которые требуют вашего внимания, проблемы, которые должны быть решены и те цели, которые вы хотели бы достичь в этот день. Вы можно сделать это, создав список задач , в котором основные задачи, которые необходимо выполнить, также уточняйте необходимые шаги, которые приведут до завершения проектов и где вы разделите свои основные цели на работу к их достижению. Иногда это может быть также очень полезно написать некоторые идеи о том, как вы планируете выполнить некоторые из более сложных задач и проблем.

Убедитесь, что ваш список дел на виду и перепроверяйте его каждый раз, независимо от того, находитесь ли вы впереди своего планирования или нет. Когда вы решили проблему, выполнили задачи или достигли цели, которая была часть вашего списка задач вы можете вычеркнуть его, пока вы не достигли все, что было написано в списке. Кроме того, важно установить приоритеты при создании списка задач, например. путем освещения некоторых из наиболее важных задач с помощью маркера, но больше об этом в следующем, где говорится: Приоритезация.

#2 Общие списки задач

Кроме ежедневного обновленного списка дел, вы также можете создать общий список задач, который включает в себя все ваши основные цели, разделенные на подцели. Этот список задач может включать инструкции или идеи о том, как вы планируете достичь этих целей, делегировать задачи или возможные препятствия и как их преодолеть. Я также рекомендую вам включить определенный раздел в ваш общий список задач, где вы перечисляете некоторые из ваших обычных задач, которые вы должны выполнять на ежедневной основе.

Приоритизация

Приоритизация имеет важное значение, так как это помогает вам сосредоточится в основном на своих задачах и обязанностях с наивысшим приоритетом, где вы переходите к задачам с более низким приоритетом, которые не связаны с вашей основной целью или не способствуют к вашему запланированному результату. Приоритизация-это эффективный метод управления временем, поскольку он позволяет вам быть более продуктивным в стрессовые времена, когда вы сталкиваетесь с рабочей перегрузкой, поскольку вы можете отбросить трудоемкие, но неважные задачи.

Существует множество методов, которые помогут вам установить приоритеты. От наиболее простой приоритизация “ABC” и "1-10" (шкала расстановки приоритетов), до более углубленных и точных методов, как “анализ Парето” (20% Ваших задач способствуют 80% ваших результатов, но и берут 80% вашего времени), метод приоритезации задач от «важных и срочных» до «не важных и не срочных» и метода POSEC, который определяет приоритеты путем организации, упорядочения, экономии и содействия. Я лично предпочитаю сочетание масштабировании задачи с 1 - важных к наименее важной задачей, упорядоченной в соответствии с их срочностью и сроками. Тем не менее, я рекомендую вам взглянуть на все различные методы определения приоритетов, которые поясняются ниже, а затем выбрать любые методы, наиболее подходящие для ваших потребностей.

#1 ABC-анализ

В АВС анализ позволяет распределить задачи по трем различным приоритетам:

А - Задачи, важные и срочные
Б - Задачи важные, но не срочные
с - Задачи, которые не являются важными и не срочными
Что являются преимуществом анализа ABC?

Распределив задачи по трем категориям, вы получите отличный обзор всех ваших задач, их важности и срочности.

Что являются недостатком ABC анализа?

Анализ ABC не является углубленным анализом и не столь точным, как другие методы определения приоритетов. Поэтому его следует сочетать с анализом Парето или продлить, добавив еще два символа, чтобы указать на срочность и важность конкретных задач (например, «A-1» или «AAA» для решения самых важных и неотложных задач и «B-1», или «BAA» для очень важных задач, которые являются лишь немного срочными для «B-2» или «BBA» для важных задач, которые не являются срочными и т. д.).

#2 Масштабирование от “1-10”

Приоритизация задач по шкале от 1-очень важно до 10 - неважно, может помочь вам создать простой список дел с самыми важными задачами в верхней части. Преимущество в том, что такой список может быть создан в короткие сроки, но он также не точен.

#3 Парето-анализ

Идея анализа Парето заключается в том, что мы можем выполнить 80 % ваших задач и обязанностей в пределах 20% нашего доступного времени, которое также подразумевается, что оставшиеся 20% задач займут до 80% наших оставшееся время. Правило 80-20 также подразумевает, что только 20% наших задач 80% нашего результата. Анализ Парето легкий, но метод времени интенсивный для того чтобы управлять временем и улучшать вашу продуктивность.

Как применять Парето анализ?

Вы можно применить Анализ Парето, записав список задач, который необходимо выполнить , и который распределяется в порядке их важности, с небольшой разницей что важность в отношении к анализу Парето означает вклад этой задачи в результат вашей цели / проекта. Проще говоря: вы оцениваете свои задачи соответственно их исходу. Если задача не способствует достижению намеченного результата, она считается неважной. После того, как вы закончите список со всеми задачами, ранжированными соответственно их результату, вы сможете определить 20% всех ваших действий, которые приведут к результату 80%.
Что являются преимуществом анализа Парето?

Анализ Парето позволяет сосредоточиться на достижении 20% лучших задач, которые способствуют максимальному результату, что позволяет отложить 80% ваших задач до тех пор, пока не будут выполнены самые важные из них.

Что являются недостатком анализа Парето?

Анализ Парето не учитывает актуальность и общую важность задачи, например задачи, которые необходимо выполнить для поддержания удобства клиентов (что не приводит к 80% результатам и было бы отложено), но может иметь негативные последствия, если их не выполнить.

#4 POSEC метод

POSEC - это аббревиатура, обозначающая «Приоритизация путем организации, упорядочения, экономии и содействия», которая поможет вам сосредоточить наше внимание на ежедневных обязанностях. Метод POSEC можно суммировать как способ разбивать основные цели на более мелкие подцели и задачи, что упрощает рассмотрение одного подцелья за другим, пока не будет завершена основная цель. Метод POSEC ведет к восходящему движению по иерархии потребностей Маслоу.

 

Метод POSEC состоит из следующих этапов:

Приоритет ответственности в соответствии с вашими целями и доступным временем

Организуйте то, что необходимо регулярно выполнять для поддержания успеха (финансовая безопасность)

Оптимизируйте задачи, которые вы не любите, но должны быть выполнены (работают)

Экономить задачи, которые вы хотели бы выполнять, которые не являются срочными / важными (времяпровождение)

Внести вклад другим. («Возвращение чего-то назад», социальные обязательства).

Что является ли преимуществом и недостатком метода POSEC?

Преимущества метода POSEC заключаются в том, что он не только фокусируется на определении приоритетов на рабочем месте, но также помогает вам уделять приоритетное внимание времяпрепровождению и социальным обязательствам. В отличие от этого, это является недостатком для людей, которые хотят точно определить свои задачи и обязанности на работе очень точно.

Ликвидация

Мотивация методов управления временем заключается в том, чтобы сделать больше вещей в течение более короткого промежутка времени и вращается вокруг основного вопроса: «Как получить больше от моего времени?» Однако третья существенная часть управления временем (помимо организации и определения приоритетов) является устранение различных задач, обязанностей и отвлекающих факторов, которые очень часты. Приоритезация ваших задач помогает выявить непроизводительные и трудоемкие задачи и позволяет устранить эти или делегировать менее важные проекты и обязанности среди ваших сотрудников / подчиненных. Ниже вы можете найти, что именно нужно отменять / избегать:

#1 Бороться с прокрастинацией:

Промедление - это деструктивная привычка, которая отвлекает вас от вашей реальной задачи, которая в конце концов приводит к спешке и стрессу всякий раз, когда вы не можете выполнить сроки. Возможность обнаружить, сразиться и, наконец, избежать промедления - это важный навык управления временем и абсолютно необходимый, когда дело доходит до эффективного использования вашего времени. Лучший способ преодоления промедления:

-Признавать, что вы откладываете

-Оценка причин, по которым вы откладываете

-Принимать контрмеры против промедления

Одна из самых распространенных причин, по которым мы откладываем, - это когда нам приходится выполнять неприятные или нелюбимые задачи, и когда мы хотели бы делать различные другие действия, кроме выполнения наших обязанностей. Вы можете превзойти затягивание, вознаградив себя после того, как вы выполнили неприятную задачу, разъяснив негативные последствия невыполнения задачи и просто начав шаг за шагом решать задачу.


#2 Устранение отвлекающих факторов

Отвлечение всех видов уменьшит вашу концентрацию и прервет вас от выполнения ваших задач. Чтобы эффективно управлять временем, вам необходимо устранить отвлекающие факторы, которые запрещают вам выполнять ваши задачи или откладывать завершение проектов. Отвлекающие факторы варьируются от Интернета, электронной почты или телефона до нескольких задач, которые выполняются одновременно (многозадачность).


#3 Делегирование задач

Попытайтесь делегировать задачи, которые являются мирскими, несущественными, но их нужно выполнять, и теми задачами, для которых у вас недостаточно знаний или сотрудников, которыми обладает этими знаниями. Это поможет вам сосредоточиться на важных задачах и у вас будет больше времени для их выполнения.

#4 Устранение задач

Время от времени вы можете заметить, что выполняете задачи, которые не имеют абсолютно никакого результата и даже не важны. Иногда возможно, вы даже ”создали" свои собственные задачи, которые никто больше не выполняет и которые не нужно выполнять для достижения ваших целей. Вы должны постараться устранить как можно больше таких задач, так как это просто пустая трата времени.

Мониторинг

Мониторинг помогает вам узнать, сколько времени вы тратите на различные задачи и - что более важно - это позволяет понять, сколько времени вы тратите при неэффективной деятельности. Вы можете контролировать себя, создавая отчет об активности, в котором вы записываете свои действия, время, в течение которого вы это делаете и важность этих мероприятий. Как только у вас будет отчет, контролируйте свое поведение в течение нескольких дней вы можете начать анализировать его, а при необходимости уменьшите или устраните неважные действия.

Постановка целей

Одна элементарная часть каждого списка дел и общего списка задач - это настройка цели и цели, которые мы записываем в эти списки. Однако настройка цели выходит за рамки данной статьи и не обязательно является техникой управления временем.

Инструменты Управления Временем

Современное программное обеспечение приложения, которые позволяют нам управлять временем, стали очень популярными технологическое развитие. Эти инструменты управления временем отличаются от простых напоминаний и календарей, которые можно использовать с ПК, с мобильных телефонов и умных телефонов до программных продуктов которые предназначены для компьютеров. Однако, чем сложнее и точнее такое приложение, тем более интенсивным и менее полезным они, вероятно, будут.